Visão Geral
(0.7.P1)
A metodologia TenStep PGP® ( "Processo TenStep"
ou "TenStep") descreve como planejar e gerenciar pro-ativamente os
projetos. Entretanto, isto supõe que existir um projeto para
planejar e gerenciar. Cada organização tem os processos necessários
para identificar e autorizar projetos. Geralmente, este processo tem
as seguintes características:
-
Uma maneira de identificar todos os projetos potenciais e em
progresso.
-
Um processo para avaliar e priorizar os projetos em termos de
valor de negócio e alinhamento com os objetivos e as estratégias
de negócio.
-
Um processo para documentar os custos e os benefícios de modo
que o projeto possa ser comparado a outros projetos. Geralmente,
este documento é chamado Business Case.
-
Um processo de seleção e aprovação dos projetos.
Para maiores
informações sobre os processos relativos ao gerenciamento de
portfolio, veja a seção
0.7.P6 Gerenciamento de
Portfolio.
Iniciação do Projeto
(0.7.P2)
O processo descrito acima é usado
para obter a aprovação preliminar dos projetos. Entretanto, poderá
haver um período de tempo entre a aprovação inicial do projeto, e
quando o projeto realmente inicia. Conseqüentemente, quando um
projeto está pronto para começar, há um número de itens que devem
ser validados para assegurar-se de que realmente o projeto está
pronto para iniciar.
Iniciação de Projetos Pequenos
(0.7.P3)
Geralmente, projetos pequenos
não necessitam seguir um processo de iniciação.
Iniciação de Projetos Médios
(0.7.P4)
O processo de iniciação é
opcional para projetos médios. Se
o projeto está tendendo para o
tamanho de um projeto grande, você poderá executar o processo de
iniciação para projetos grandes. Se não, o processo poderá não ser
necessário.
Iniciação de Projetos Grandes
(0.7.P5)
Os
projetos grandes precisão de um processo formal de iniciação. Este
processo poderá ser muito rápido ou poderá tomar algum tempo para
executar, depende de quanto pronto o patrocinador e a organização
estão para prosseguir. Os seguintes itens devem ser incluindo no
processo de iniciação:
-
Validar que o Business Case ainda é
válido
É possível que as condições de negócio mudem
desde a aprovação inicial do projeto até o momento atual. O
valor do negócio e o Business Case do projeto devem ser
validados para assegurar-se de que nada mude.
-
Identificar formalmente o patrocinador
Provavelmente, o patrocinador inicial é a pessoa
que ajudou a desenvolver o Business Case e financiará o
projeto. Agora que o projeto está pronto para prosseguir, o
patrocinador deve ser validado. É possível que a gerência
executiva da empresa mude e que um novo patrocinador terá que
ser identificado. Da mesma forma, é possível que o patrocinador
atual esteja a um nível muito elevado para executar de forma
"ativa" o papel de patrocinador requerido pelo projeto. Neste
caso, o patrocinador atual deve assumir o papel do patrocinador
executivo e delegar os detalhes a um patrocinador tático do
projeto.
-
Atribuir um Gerente para o projeto
O gerente do projeto é a pessoa com a
responsabilidade e com a autoridade total para gerenciar o
projeto. Nisso inclui liderança, planejamento e desenrolo de
todas as entregas (resultado esperados) do projeto. (O Gerente
do Projeto é responsável por manejar o orçamento, o plano de
trabalho e os procedimentos gerências, tais como: gerenciamento
do escopo, gerenciamento dos problemas, gerenciamento dos
riscos, etc.). O gerente do projeto deve ser atribuído neste
momento.
Para maiores informações sobre o
função de
um gerente de Projetos,
veja
a seção
1.0.2
Definir
o Projeto
/ Função de
um Gerente de Projetos.
Identificar e gerenciar as partes
interessadas
Quando o projeto é iniciado, é importante compreender e
gerenciar as várias partes interessadas.
Para maiores informações sobre o
processo de identificar e gerenciar as partes interessadas, veja
a seção
1.1.3.3 Definir o Projeto
/ Processos / Projetos Grandes /
Análise das Partes Interessadas.
A abordagem para terminar o processo de iniciação
poderá variar dependendo da empresa e do tamanho do projeto.
É provável que o processo possa ser executado de forma informal,
simplesmente através da validação do patrocinador. O patrocinador
poderá validar informalmente que o projeto está pronto e atribuir um
gerente para começar a trabalhar nos detalhes do projeto. Se
o projeto for muito grande ou se houver alguma controvérsia
envolvida, é possível que o Business Case terá que ser
revalidado formalmente e um número de reuniões deverá ser realizado
para iniciar o projeto oficialmente.
Mesmo se o projeto passou pelo processo de
iniciação, isto não garante que o projeto será executado. A
aprovação neste momento é simplesmente para iniciar os processos de
planejamento (Termo de Abertura do Projeto, Cronograma e Orçamento).
O Termo de Abertura do Projeto ainda deverá ser aprovado de modo que
a execução real do projeto possa iniciar.
Gerenciamento de Portfolio
(0.7.P6)
Nenhuma organização tem todos os
recursos necessários para suprir todas as necessidades do seu
negócio. Isso é um fato nas melhores épocas e certamente uma
realidade nas épocas mais difíceis. Mesmo em uma organização
rara, que dispõe de todos os fundos que ela precisa,
definitivamente ela também tem limites em termos de recursos
humanos, equipamento e outros recursos para realizar todos os
seus trabalhos desejados. A resposta típica para gerenciar
recursos escassos vs. uma demanda ilimitada é estabelecer algum
tipo de processo de priorização para assegurar que os trabalhos
que fornecem maior valor sejam aprovados e financiados.
Cada organização tem um processo estabelecido para identificar e
autorizar um projeto. Este processo de identificação e de
autorização é chamado de Iniciação. Quando um projeto é iniciado, a
metodologia
TenStep PGP® Processo
de Gerenciamento de Projetos
- é utilizada para planejar e gerenciar pró-ativamente o projeto.
Geralmente há dois cenários quando este
processo de Iniciação é invocado. Um é durante o processo de
planejamento anual do negócio. Este é o processo anual que ocorre para
identificar os objetivos organizacionais e as estratégias para os
próximos anos (um a três anos). Então, cada organização tem algum
processo para identificar e autorizar os trabalhos para realizar estes
objetivos e estratégias.
O segundo cenário é para gerenciar os
trabalhos inesperados e não programados que surgem durante o ano. Cada
organização precisa ter alguma maneira de priorizar e programar estes
trabalhos.
O gerenciamento de portfolio é um
processo para assegurar de que a organização ou departamento utilize
seus recursos escassos nos trabalhos que fornecem maior valor. Se você
praticar
o gerenciamento de portfolio em toda a sua organização,
este
processo irá ajudar a assegurar de que somente os trabalhos mais valiosos
serão aprovados e gerenciados. Se você praticar o gerenciamento de
portfolio a nível departamental, o mesmo fornecerá os mesmos benefícios
neste nível inferior.
Os líderes dos departamentos que não
compreendem como os seus orçamentos são utilizados, e que não podem validar
que os trabalhos que estão sendo financiados são os mais importantes,
enfrentarão um escrutínio e questionamento adicional no futuro. O
gerenciamento de portfolio ajudará o seu departamento a responder as
perguntas mais básicas, contudo mais difíceis a respeito dos trabalhos
executados e o valor fornecido.
Infra-estrutura do
Gerenciamento de Portfolio
(0.7.P7)
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Processo de
Gerenciamento de Portfolio - PortfolioStep™ |
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O processo de Gerenciamento de Portfolio
tem um ciclo de vida que consiste em quatro fases principais que são
executadas em
seqüência.
Estas fases são: Preparação, Planejamento, Execução e Benefícios.
Estas fases abrangem os dez passos descritos no processo de
gerenciamento de Portfolio - PortfolioStep™.
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Recapitular
(0.7.P7)
Antes de um projeto começar a
fase de execução, há algum processo estabelecido para
identificar os trabalhos, priorizá-los, certificar-se de que
os trabalhos são importantes, certificar-se de que o
financiamento foi alocado, etc.
Na
metodologia TenStep, todos os trabalhos são executados dentro do
contexto de uma estrutura do gerenciamento de portfolio.
O processo de gerenciamento
de portfolio é explicado em um de nível elevado nesta seção.
