Determinar todas as partes interessadas do projeto

Em alguns casos estes são grupos de partes interessadas que necessitam de uma comunicação semelhante, por exemplo, um Comitê de Direção do Projeto (Steering Committee). Em outros casos, poderá ser uma única pessoa, por exemplo, o Patrocinador.

Gerente do Projeto

Determinar as necessidades de comunicação de cada parte interessada.

O gerente do projeto poderá categorizar as necessidades da comunicação em três áreas.

• Obrigatórias: Geralmente estas incluem relatórios de andamento (Status) do projeto, exigências jurídicas, relatórios financeiros, etc. Essas informações são levadas aos receptores.

• Informativas: Estas são informações de interesse de todos e que as pessoas podem precisar em suas atividades. Essas informações normalmente são disponibilizadas por escrito, mas requerem que as pessoas tomem a iniciativa de buscá-las.

• Marketing: Esta comunicação é projetada para promover o comprometimento, o entusiasmo sobre o projeto e as entregas do projeto. Esse tipo de informação é levado somente às pessoas apropriadas. Para os projetos que requeiram mudanças de cultura da organização ou de hábitos de trabalho, você também poderá criar e divulgar uma marca ao projeto. Para maiores informações sobre este assunto veja a seção 6.1.3.3 Gerenciando a Comunicação / Processo / Projetos Grandes / Criar e Divulgar uma Marca para um Projeto.

Gerente do Projeto

Gerente do Projeto

Determinar o esforço necessário

Determine o esforço necessário para criar e distribuir cada uma das opções de comunicação identificadas acima no passo 3. Também, determine os benefícios potenciais da comunicação para as partes interessadas e para os membros da equipe do projeto.

Gerente do Projeto

Priorizar as opções de comunicação

Gerente do Projeto

Implementar todas as opções de comunicação que sejam obrigatórias

Independentemente da priorização, implemente todas as opções de comunicação que sejam obrigatórias para o projeto ou para o ambiente. Isso definitivamente inclui os relatórios de andamento (Status) do projeto, mas poderá haver relatórios exigidos pelo governo, relatórios jurídicos, etc.

Gerente do Projeto

Inclua no cronograma todas as atividades associadas ao plano de comunicação.

Isso deverá incluir a freqüência das atividades, os prazos, os esforços e os responsáveis por cada opção de comunicação que será implementada.

Gerente do Projeto

Planejar como os documentos do projeto serão gerenciados

Os projetos grandes criam muitos documentos. Estes documentos podem facilmente sair fora do controle a tal ponto de torna-se muito difícil encontrar documentos e organizá-los. O processo de gerenciamento de documentos tornará isso mais simples se o gerente do projeto planejar previamente o formato dos documentos, onde os mesmos serão armazenados e como serão controlados. Para melhores detalhes sobre este assunto, veja a seção 6.1.2.1 Gerenciando a Comunicação / Processo / Projetos Médios / Documentação Fundamental e a seção 6.1.3.1 Gerenciando a Comunicação / Processo / Projetos Grandes / Documentação Avançada.

Gerente do Projeto

Executar o plano da comunicação

O Plano de Comunicação detalha quem são as partes interessadas, as suas necessidades de informação, com que freqüência as partes interessadas devem ser informadas, o melhor formato para enviar a informação, etc. O gerente do projeto deve concretizar o plano de comunicação e também deve responder a pedidos ad-hoc de informação.

Organizar uma Reunião de avaliação do andamento (Status) do Projeto em uma base semanal ou a cada duas semanas. Se o gerente do projeto preferir, poderá haver reuniões de avaliação de andamento (Status) do projeto com a equipe do projeto e reuniões separadas com o cliente. Deverá haver uma agenda padronizada para as reuniões e estas reuniões deverão ter duração de no máximo uma hora. Em geral, o objetivo das reuniões é comunicar a situação atual (status) do projeto e não para resolver os problemas. Um exemplo de agendamento de reuniões de avaliação do andamento (Status) do projeto está incluído na seção 6.3 Gerenciando a Comunicação / Referências.

É importante que o gerente do projeto utilize relatórios de andamento e outros métodos para gerenciar as expectativas das partes interessadas. Para melhores detalhes sobre este assunto, veja a seção 6.1.1.1 Gerenciando as Expectativas do Cliente .

O gerente do projeto deverá enviar os relatórios de andamento (Status) do Projeto para todas as partes interessadas, a cada duas semanas ou mensalmente. Dependendo da freqüência com que são disponibilizados os relatórios financeiros, o relatório mensal de andamento (Status) do projeto também deverá incluir as informações financeiras do projeto.

Uma seqüência típica entre os relatórios e as reuniões de avaliação de andamento (Status) do projeto é a equipe do projeto entregar ao gerente do projeto os relatórios nas manhãs de sextas-feiras. O gerente do projeto atualiza o cronograma e o orçamento na segunda-feira e envia um relatório de andamento às partes interessadas. O gerente e a equipe do projeto reúnem-se nas terças-feiras para discutir a situação atual do projeto e as tarefas atribuídas. Esse processo assegurará que o gerente do projeto estará o par de todas as atividades do projeto nas sextas-feiras e poderá preparar-se para as reuniões com a equipe do projeto e o cliente na semana seguinte.

Gerente do Projeto

Gerir o plano de gerenciamento das partes interessadas

Foi feita uma análise inicial das partes interessadas quando a definição do projeto no passo 1.0 da metodologia TenStep foi criada. Para melhores detalhes sobre este assunto, veja a seção 1.2.5 Definir o Projeto / Técnicas / Análise das Partes Interessadas. Também, a análise das partes interessadas deve ser revisada periodicamente para assegurar o envolvimento contínuo das partes interessadas do projeto. Isso inclui a validação da importância relativa dos grupos de partes interessadas e como os mesmos estão sendo atendidos. Se as partes interessadas não serão envolvidas da maneira como pretendia, então o gerente do projeto deverá rever as atividades dos mesmos. Também é possível que o gerente do projeto descubra novas partes interessadas durante o projeto, e as mesmas deverão ser consideradas nesse processo.