Visão Geral (6.1.2.1.P1)

Essas considerações são triviais para projetos pequenos. Para projetos grandes, esse processo precisa ser planejado com antecedência, caso contrário, poderá haver muita confusão, incerteza e trabalho extra quando o projeto estiver em andamento.

Por outro lado, os dados não estruturados estarão tipicamente em um formato que seja mais fácil para o ser humano compreender. Os dados não estruturados incluem documentos, imagens, gráficos, vídeos, áudios, etc. Os dados não estruturados podem ser cada vez mais manipulados através de um computador, mas a compreensão básica do conteúdo ainda é melhor que seja executada por humanos.

Esta seção descreve os componentes do processo de gerenciamento de documentos. Esses processos podem ser modificados conforme a necessidade de seu projeto e inseridos no documento do  "Plano de Gerenciamento do Projeto" que foi criado durante o passo 1.0 Definir o Projeto da metodologia TenStep. Muitos destes componentes são necessários para dar suporte ao processo pelo qual um documento passa desde o início de sua criação até a aprovação. Isso é explicado na seção 6.1.2.2 Gerenciando a Comunicação / Processo / Projetos Médios / Ciclo de Vida dos Documentos do Projeto . Para maiores detalhes sobre o processo para gerenciar os rascunhos dos Documentos, veja a seção 6.1.2.3 Gerenciando a Comunicação / Processo / Projetos Médios / Rascunho dos Documentos .

De fato, o gerenciamento de documentos não é principalmente um processo seqüencial, mas sim uma abordagem e um grupo de técnicas para gerenciar os documentos.

Quanto maior o projeto, maior será o rigor e a estrutura necessária para gerenciar os documentos. Se você não pensar previamente em um bom plano de gerenciamento de documentos, você poderá se ver em uma grande confusão ao tentar guardar e encontrar documentos. As áreas seguintes devem ser consideradas como parte de um plano de gerenciamento de documentos. Isso não reflete um processo seqüencial em si, devido que muitos dos itens podem ser considerados e implementados em qualquer ordem.

• Determinar onde serão armazenados os documentos. A equipe do projeto deverá ter uma área, ou um repositório para armazenar documentos. Este pode ser um arquivo de pastas suspensas, um software de gerenciamento de documentos, etc. O gerente do projeto deverá assegurar-se de que os documentos não serão armazenados em vários locais baseados na preferência de cada membro da equipe. Se isso acontecer, a equipe terá dificuldade para encontrar os documentos importantes quando os mesmos forem necessários - especialmente se houver rotação dos membros da equipe.

• Determinar os tipos de documentos que serão incluídos no plano de gerenciamento de documentos. A equipe necessitará determinar os tipos de documentos que serão adicionados ao repositório de documentos. É possível que o repositório possa guardar todos os documentos em todos os estágios de conclusão, incluindo rascunhos e documentos da área de trabalho de cada membro da equipe. Entretanto, também é comum que cada membro da equipe tenha uma área de trabalho para os seus próprios documentos e um repositório de documentos para armazenar somente os documentos aprovados.

• Definir uma estrutura lógica e física para os documentos. Uma vez que você souber onde os documentos serão armazenados, você deverá determinar uma estrutura de diretório ou de pastas. Isso fornecerá uma orientação aos membros da equipe sobre o local específico onde os documentos deverão ser armazenados e ajudará à equipe a encontrar os documentos quando for necessário. A primeira etapa é definir uma vista lógica sobre como os documentos deverão ser organizados. A vista lógica significa apenas que você coloca um rascunho no papel para obter o feedback (revisão de outras pessoas). Uma vez que você tenha um acordo desta vista, você necessitará implementá-la na estrutura de um diretório específico ou em uma ferramenta. A estrutura deverá ser fácil para compreender e fácil para encontrar a informação relevante. Após criar esta vista lógica em alguns projetos, você começará a ver as similaridades encontradas e poderá descobrir que há benefícios em criar uma estrutura padronizada para todos os projetos futuros. Veja um exemplo de estrutura lógica de repositório na seção 6.1.2.4 Gerenciando a Comunicação / Processo / Projetos Médios / Estrutura de Diretórios para o Projeto .

• Definir um padrão para os nomes dos documentos. Mesmo que você tenha uma boa estrutura de armazenamento de documentos, poderá ser difícil encontrar os documentos quando necessários. Utilizar um padrão comum sobre os nomes dos documentos facilitará na busca das informações. Um exemplo deste padrão é os Relatórios de Andamento (Status) do Projeto, uma convenção de nomes poderá ser, “Data / Nome da pessoa / Nome do documento” (22032006 José Santos Relatório de Andamento). Nesse esquema, todos os Relatórios de Andamento (Status) do Projeto de um determinado período serão mantidos juntos. Por outro lado, se for utilizado “Nome da pessoa / Data / Nome do documento” (José Santos 22032006 Relatório de Andamento) todos os relatórios serão agrupados pelo nome da pessoa. O gerente do projeto deverá assegurar-se de que todos utilizarão o mesmo esquema de nomes. Embora esse exercício possa parecer monótono ter um padrão de nomes para os documentos relacionados será de grande valia quando a equipe do projeto gerar centenas de documentos ao longo do tempo.

• Determinar se algum documento necessita de indicador de versões. O gerente do projeto deverá determinar se as versões múltiplas dos documentos serão conservadas ou somente as versões mais atuais. Muitos documentos, tal como a 'Definição do Projeto', devem ser conservadas todas as versões aprovadas. Para estes documentos, os padrões de nomes necessitam de algum tipo de número de versão. Por exemplo, o documento original poderá ser nomeado como 'Definição do projeto ABC v.1'. No caso de uma atualização, o nome deste documento passaria para 'Definição do projeto ABC v.2'. Se necessário, as pessoas ainda poderão consultar as versões anteriores. Por outro lado, documentos tal como o 'Registro de Incidências Problemáticas' será conservado somente a versão atual e as informações históricas serão conservadas dentro dos documentos. O 'Registro de Incidências Problemáticas' atual sempre substituirá o 'Registro de Incidências Problemáticas' anterior, e não haverá motivos para manter versões separadas.

• Determinar se (e como) você manterá a situação (status) dos documentos. Quando os documentos necessitarem ser aprovados e principalmente se o processo de aprovação for demorado, é importante assinalar qual é a situação do documento em relação à aprovação. Por exemplo, é importante saber se um documento que você está lendo é uma versão final aprovada, ou se é um rascunho. Estabelecer bibliotecas separadas para os documentos na medida em que eles passam pelo processo de aprovação, poderá ajudá-lo. Os indicadores típicos para os documentos que passarem pelo processo de aprovação são, "Rascunho", "Aguardando Aprovação" e "Aprovado". Quando um documento está sendo criado, ele está em fase de “Rascunho”. Quando um documento está sendo circulado para aprovação, ele é movido para a pasta de “Aguardando Aprovação”. Quando o documento é aprovado, ele é movido para a pasta de “Aprovado”.

• Definir um formato padronizado para os Documentos. É mais fácil criar e ler documentos a longo prazo se eles seguirem um formato padrão, tal como tipo e tamanho da fonte. Além disso, a equipe do projeto poderá criar padrões para os cabeçalhos e rodapés, capas e índices. Isso dará um visual padronizado à documentação.

• Identificar e utilizar ferramentas padronizadas para criar os documentos (Opcional). A equipe terá que ter um grupo padronizado de ferramentas para processar os documentos. Normalmente isso não é um problema se toda a equipe for da mesma área. Entretanto, a falta de ferramentas padronizadas poderá ser um problema se a equipe do projeto incluir pessoas que trabalham em departamentos diferentes, países diferentes ou em empresas diferentes. Por exemplo, algo tão simples quanto uma ferramenta padronizada de processador de textos, normalmente não é um problema. Entretanto, se você tiver fornecedores e vendedores em sua equipe, você poderá ter alguns membros da equipe usando o produto “Microsoft Word” como sua ferramenta de processador de textos e outros utilizando o produto 'WordPerfect'. Da mesma forma, todos os membros da equipe necessitam ter o mesmo software de planilhas (spreadsheet). Uma vez que tenha sido identificado o software padrão, certifique-se de que toda a equipe está usando a mesma versão. Em outras palavras, se você estiver usando o produto 'Microsoft Word 2000', certifique-se de que todos os membros da equipe estão usando a mesma versão. Às vezes os seus documentos poderão não ser compartilhados se o autor e o leitor não usar a mesma versão de software.