Um dos fatores chave para converter uma estimativa das horas de esforço em duração é determinar um padrão do número de horas produtivas do trabalho que você terá em um típico dia útil. Por exemplo, se você tiver uma atividade que você estimou para ser completada em quarenta horas de esforço, é improvável que ela possa ser concluída em cinco dias de oito horas. Há também muito trabalho adicional e atividades pessoais para serem calculadas na estimativa. Sem levar isto em consideração, é provável que você atinja as suas estimativas das horas de esforço, mas falhe nas estimativas dos prazos. O que você necessita é de "um fator realidade" para converter as horas do esforço estimado em horas de prazo estimado. Você deve determinar quantas horas produtivas por dia uma pessoa realmente trabalha. Existem atividades normais fora do projeto que surgem durante o dia e que devem ser consideradas. Isto inclui reuniões de departamentos, conversas com colegas de trabalho, consultas médicas, atividades administrativas, idas ao banheiro, etc. Você poderá tentar calcular por dia o número de horas produtivas que a sua equipe trabalha, mas isto seria muito tedioso. Baseado em um dia de oito horas, um número geralmente aceito para as estimativas de horas produtiva ficam em média de seis (6) a seis horas e meia (6,5) por dia.

Isto não significa que em algum dia uma pessoa não possa ser produtiva durante as oito horas. Contudo, isso é calculado nas horas produtivas de uma pessoa ao longo do tempo. Por exemplo, em uma semana de 40 horas, um dos membros da sua equipe pode ter uma reunião em seu próprio departamento com a duração de uma hora, consumir três horas em socialização, sair duas horas mais cedo em um dia para uma consulta médica, passar uma hora atendendo a solicitações administrativas, passar uma hora ao telefone por razões particulares e utilizar uma hora em idas ao banheiro e os intervalos (12 minutos por dia). Assim, durante esta semana, a pessoa esteve disponível por 31 horas, ou seis horas e vinte minutos por dia.

Compartilhe com a sua equipe as Premissas de programação e suas expectativa para cada pessoa. Elas terão, então, a responsabilidade de informá-lo se as influências externas estão dificultando a sua permanência no tempo alocado para o projeto. Isso fornecerá as informações que você necessita para mudar as responsabilidades dos membros da equipe ou os fatores de disponibilidade e produtividade.