Passo

Papel e Responsabilidade

Processo

1

Gerente do Projeto

Determine o nível de precisão que as suas estimativas necessitam

Tipicamente, Quanto mais precisa for a estimativa, mais detalhes são necessários, e talvez maior tempo. Se você for solicitado para fazer uma estimativa em um nível elevado (-25% até +75%) (ROM - Rough Order of Magnitude), você poderá completar a estimativa rapidamente e com poucos detalhes. Por outro lado, se você for solicitado para fornecer uma estimativa dentro ±10% de precisão, você poderá requerer mais tempo para fazer esta estimativa e necessitará obter mais detalhes sobre o trabalho.

2

Gerente do Projeto

Crie a estimativa inicial das horas de esforço

Utilize as técnicas descritas na seção 2.2.1 – Construir o Cronograma e o Orçamento / Técnicas / Técnicas de Estimativas para criar estimativas para cada atividade e uma estimativa para todo o projeto.

3

Gerente do Projeto

Calcule as horas de esforço com base nos recursos alocados (opcional)

Suas estimativas provavelmente se baseiam no esforço que um recurso em média necessitará para realizar o trabalho (ou talvez, as estimativas sejam baseadas no seu esforço requerido se você realizasse o trabalho). Às vezes você tem conhecimento do recurso exato, ou do tipo de recurso que será designado. Se você tiver, então você poderá ajustar a estimativa para refletir estas informações. Por exemplo, você pode estimar que uma atividade demandará 40 horas de trabalho. Porém, você também sabe que a pessoa que fará o trabalho é um aprendiz sem experiência. Neste caso, você poderá dobrar a estimativa para 80 horas. Um outro exemplo é você estimar um grupo de atividades para demandar 200 horas. Porém, você sabe que contratará um recurso com muita experiência para realizar este trabalho, então você poderá se sentir à vontade para reduzir a estimativa para 150 horas. Obviamente, este passo somente poderá ser executado se você tiver consciência dos recursos atuais a serem aplicados no projeto.

4

Gerente do Projeto

Adicionar horas para recursos especialistas

Certifique-se de incluir horas para os recursos part-time e especialistas. Por exemplo, esses podem ser incluídos freelancers, especialistas em treinamento, administrativos e outros especialistas. Estas são pessoas e habilidades que podem não ser evidentes de antemão, mas depois você percebe que necessita delas para executar atividades especiais. Também, estas pessoas podem fazer a função de apoio no projeto e você não sabe que necessita incluí-los na sua EAP (Estrutura Analítica do Projeto).

5

Gerente do Projeto

Adicionar horas para retrabalho (opcional)

Em um mundo perfeito, todas as entregas do projeto seriam entregues perfeitos, sem defeitos. Em projetos atuais, isto normalmente não é o caso. Os cronogramas que não consideram os retrabalhos de algumas entregas podem facilmente subestimar os esforços necessários para entregar as entregas.

Isto não deverá ser confundido com as mudanças do Escopo. Se você produzir uma entrega que não atende os requerimentos originais, ou que tenha algum problema em relação a qualidade, será necessário refazer o trabalho. Se a entrega original não for aceitável devido a pedidos adicionais de novas características, funções ou requerimentos, então o processo de gerenciamento de mudanças do escopo deve ser utilizado. Existe uma série de maneiras de contabilizar as horas do esforço e do tempo associado ao retrabalho:

• Acrescente dentro da estimativa original. Esta é, provavelmente, a abordagem mais típica. Se você pensar que uma entrega necessitará de 50 horas para ser concluído, você poderá estar considerando mentalmente e incluindo o trabalho necessário para um ou dois conjunto de correções.

• Acrescente como atividades separadas. Nesta abordagem, você estima o esforço para completar a entrega pela primeira vez, e então você acrescenta um segundo conjunto de atividades, esforço e duração para executar as correções.

• Acrescente como blocos de tempo. Em lugar de associar os retrabalhos com as entregas individuais, acrescente um bloco de tempo ao final de uma fase para o retrabalho. Isto basicamente significa adicionar tempo em seu orçamento e cronograma para auxiliar a absorver o tempo associado com o retrabalho de um grupo de entregas. O esforço e o tempo associado ao bloco poderiam basear-se em estimativas de retrabalhos individuais, ou somente em um percentual do tempo estimado para entregar este grupo de entregas.

6

Gerente do Projeto

Adicionar tempo para o gerenciamento do projeto

Gerenciamento de projetos requer esforço e há um custo associado. Você necessita adicionar horas de esforço para gerencia pro-ativamente e com sucesso o projeto. Você deve, em geral, adicionar 15% da estimativa do esforço requerido no projeto para gerenciá-lo. Por exemplo, se a estimativa de esforço para um projeto for de 12.000 horas (7-8 pessoas) com uma duração de 10 meses, então será necessário um Gerente de Projeto em tempo integral (15% de 12.000 horas = 1.800 horas). Se a estimativa do esforço do projeto for de 1.000 horas, o tempo para gerenciar o projeto deverá ser de 150 horas. Este não deverá ser suficiente para um gerente de projeto com tempo integral, mas o projeto necessita ser gerenciado.

7

Gerente do Projeto

Acrescente horas para a contingência

A reserva de contingência é utilizada para refletir a incerteza ou um risco associado à estimativa. Se lhe pedirem para avaliar algum trabalho que não está bem definido, você pode acrescentar 50%, 75% ou mais para refletir a incerteza. Se a estimativa for solicitada dentro de um curto prazo, deve se requerer uma reserva maior para contingência. Mesmo que você tenha tempo para criar uma estimativa razoavelmente precisa, a reserva de contingência deverá ficar entre 10-25%. Se você não acrescentar uma reserva para contingência em sua estimativa, isto significará que você tem 100% de confiança em sua estimativa. Este poderá ser o caso se tipos semelhantes de projetos já foram executados anteriormente.

Quando você acrescentar a reserva de contingência, a melhor abordagem é incluí-la como um item separado em sua estimativa. Entretanto, se a sua organização não permitir que você inclua uma Reserva de contingência formal, você poderá não ter opção, e deverá colocar a reserva de contingência dentro de todas as atividades. Esta não é a abordagem preferida, mas é uma reação natural se a sua organização não permitir uma Reserva de contingência formal do projeto para refletir as incertezas sobre as estimativas.

8

Gerente do Projeto

Calcule o esforço total

Acrescente todas as horas de esforço do projeto.

9

Gerente do Projeto

Revise e ajuste conforme a necessidade

Algumas vezes quando você soma todas as peças, a estimativa parece obviamente alta ou baixa. Neste caso, retorne e faça os ajustes em suas Premissas sobre as estimativas para refletir melhor a realidade. Também se certifique de que seu modelo de estimativa é consistente e razoável. Por exemplo, se uma atividade repetitiva for planejada e você estimar o mesmo esforço para cada uma destas atividades repetitivas, pode ser o caso do empenho diminuir quando a mesma se tornar rotina. Neste caso, você deve ajustar a suas estimativas para refletir esta diminuição do esforço. Também se certifique de que as atividades semelhantes possuem estimativas de trabalho semelhantes e se não, ajuste conforme as necessidades.

10

Gerente do Projeto

Documente todas as Premissas

Durante o projeto você nunca sabe de todos os detalhes do Projeto. Por isso, é importante documentar todas as Premissas que você usar para fazer as estimativas.

 Passo

Papel e Responsabilidade

Processo

1

Gerente do Projeto

Estimar as horas produtivas por dia

Normalmente o primeiro passo é determinar quantas horas produtivas por dia uma pessoa de fato trabalhará. Em outras palavras, se uma atividade está programada para 40 horas, é improvável que ela possa ser completada em uma semana, sem horas extras. Utilizando-se um fator de 6,0 a 6,5 horas produtivas por dia, ajudará a contabilizar períodos com doenças, reuniões de departamentos, atividades administrativas, idas ao banheiro, etc. Para Maiores detalhes ver 2.1.4 Construir o Cronograma e o Orçamento / Processo / Estimando as Horas Produtivas Por Dia.

2

Gerente do Projeto

Determine quantos recursos serão aplicados para cada atividade

Em geral, quanto mais recursos forem aplicados a cada atividade, mais rápido elas serão concluídas. Obviamente dois recursos podem completar uma atividade mais rapidamente do que uma só pessoa, mas nem sempre serão duas vezes mais rápido. Da mesma forma, uma terceira pessoa pode permitir que a tarefa seja completada mais cedo, mas não em um terço do tempo. Em algum momento, acrescentar recursos não fará com que a atividade seja concluída mais cedo, e na realidade poderá fazer com que ela leve mais tempo.

3

Gerente do Projeto

Determine os dias úteis de Trabalho

Levar em conta os feriados, férias e treinamentos.  De fato, estes não são incluídos como horas produtivas na primeira etapa, porque estes eventos podem ser planejados e contabilizados no cronograma. Por exemplo, em um projeto de três meses, pode haver dois feriados e um membro da equipe estar programado para dez dias de férias. Para ser mais preciso, considere todos os dias que você sabe que a sua equipe não estará disponível para trabalhar no projeto.

4

Gerente do Projeto

Leve em consideração todos os recursos que não sejam de tempo integral

Se você tiver um recurso durante 50% do tempo, o mesmo levará, no mínimo, duas vezes mais tempo para realizar qualquer atividade individual. Se você tiver uma atividade estimada para 40 horas, e você designar um recurso com disponibilidade de apenas 25% do seu tempo, a duração desta atividade será no mínimo de quatro semanas ou mais.

5

Gerente do Projeto

Calcule a perda de produtividade dos recursos que trabalham em múltiplas tarefas

Se uma pessoa estiver trabalhando em projetos múltiplos, ou talvez em uma combinação de projetos e de apoio, deve-se considerar uma redução adicional na produtividade. Isto reflete o fato de que se uma pessoa for dividida entre dois ou mais trabalhos não relacionados, ela necessitará de tempo para cessar um e iniciar o outro. Por exemplo, se uma pessoa for designada para trabalhar em dois projetos, ela perderá tempo produtivo trocando de um projeto para o outro. Se a pessoa estiver em dois projetos, isto poderá resultar em uma perda de 10% na produtividade em ambos os projetos. Se estiver em três (ou mais), cada trabalho poderá ter uma queda de 20% na produtividade.

Um outro exemplo, se uma pessoa estiver dividida entre três projetos, um de 24 horas, um de 10 horas e o outro de 6 horas semanais. O Gerente de Projeto deve calcular em aproximadamente 20 horas produtivas para um projeto e 8 e 4 horas para os outros. Podemos mencionar ainda, desde então que há três projetos envolvidos e requer tempo para cessar um e iniciar o outro, o tempo produtivo pode ser mais próximo de 16, 6 e 3 horas para os respectivos projetos.

6

Gerente do Projeto

Calcule atrasos e demoras

Algumas atividades possuem poucas horas de trabalho, mas uma longa duração. Por exemplo, se você contratar um vendedor para fornecer recursos, você poderá gastar poucas horas de esforço, mas será necessário você esperar quando os recursos do vendedor estiverem prontos para você começar o trabalho. Outro exemplo é o tempo necessário para que uma entrega seja aprovado. Você pode estimar o esforço de poucas horas, mas será necessário esperar o numero de dias ou semanas para ser aprovado.

7

Gerente do Projeto

Determine o trabalho que pode ser feito simultaneamente

Quando você criou o seu cronograma inicial, você identificou as atividades que podem ser executadas em seqüência e aquelas que podem ser executadas em paralelo. Presumindo-se que você tenha recursos suficientes, todas as atividades paralelas poderão, de fato, ser executadas paralelamente. Por outro lado, você só poderá executar atividades em paralelo se você tiver os recursos disponíveis. Se você não tiver recursos suficientes (na maioria dos casos, isto é a realidade), você também poderá descobrir que algumas das atividades planejadas para serem executadas em paralelo devem ser executadas em seqüência devido ao fato destas atividades serem atribuídas a um único recurso.  Você também necessita reconhecer que nem todas as atividades e integrantes da equipe são intercambiáveis. Poderá haver uma série de atividades que podem ser executadas em paralelo, mas necessitam ser executada seqüencialmente devido ao fato de somente uma pessoa possui as aptidões certas para tal.

8

Gerente do Projeto

Documente todas as Premissas

Durante o projeto você nunca sabe de todos os detalhes do Projeto. Por isso, é importante documentar todas as Premissas que você usar para fazer as estimativas.

 Passo

Papel e Responsabilidade

Processo

1

Gerente do Projeto

Estimar os custos de mão de obra. Em níveis muito elevados, os custos do projeto são estimados baseados nos custos de mão de obra, nos itens relacionados e não relacionados. O custo de mão de obra calcula-se analisando as horas de trabalho de cada recurso e multiplicando-as pela remuneração paga por hora. Em muitas empresas, os custos estimados com a mão de obra de funcionários internos são presumidos como zero, pois os seus custos já estão incluídos no orçamento do departamento. Isto não implica na ausência de custos. Pelo contrário, presume-se que não existem custos adicionais acima daqueles que a empresa já está pagando.

Se você calcular um custo médio por hora dos funcionários, este número pode ou não incluir os benefícios. Em algumas empresas, os benefícios dos funcionários são adicionados nas estimativas totais do projeto. Em outras empresas, estes custos não são calculados. Se você incluir os custos de benefícios, normalmente eles serão calculados como um percentual fixo do custo por hora.

Se você utilizar recursos contratados, os seus custos deverão ser sempre calculados e orçados. Você deverá determinar o tipo de recursos externos que você precisa, qual a remuneração horária que será paga a este recurso e  então multiplicar pelo custo total por recurso. Se você não estiver seguro sobre os custos atuais dos recursos externos, você necessitara fazer algumas Premissas baseadas no tipo de recurso geral. Por exemplo, poderá haver um custo por hora padrão para contratados de analistas de sistemas e programadores. Se você não estiver seguro de que seu projeto incluirá recursos externos, você poderá fazer algumas Premissas básicas e documentá-las.

2

Gerente do Projeto

Estimar os custos para os itens não relacionados diretamente com os custos de mão de obra. Nestas despesas inclua todos os custos não diretamente relacionados com os salários dos funcionários e os custos dos contratados. Algumas destas despesas, tal como treinamento e desenvolvimento de equipe, são relacionados as pessoas. Entretanto, estas despesas continuam sendo consideradas como custos não relacionados diretamente com os custos de mão de obra, porque eles não são relacionados com os salários dos funcionários ou os custos dos contratados. Cada gerente de projeto deve saber das regras de contabilidade em sua empresa para assegurar-se que os custos de mão de obra e os custos não relacionados sejam alocados corretamente. Entretanto, normalmente estes custos incluem:

• Hardware e software

• Despesas de viagem

• Treinamento

• Desenvolvimento de uma equipe

• Infra-estrutura

• Equipamentos

• Material e suprimentos

3

Gerente do Projeto

Documente todas as Premissas

Durante o projeto você nunca sabe de todos os detalhes do Projeto. Por isso, é importante documentar todas as Premissas que você usar para fazer as estimativas.