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TenStep PGP®
(V7.0) |
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Planejamento |
Gerenciamento |
1.1.3.2
Definir
o Projeto
/ Processo / Projetos Grandes / Processo de Seleção
de Fornecedores
Visão Geral
(1.1.3.2 P1)
Há
épocas em que todas as organizações procuram fornecedores para suprir
determinadas necessidades. O processo é simples. Entretanto, dependendo
da burocracia da sua empresa e do fornecedor, isso poderá ser um
processo longo para concluir.
O
seguinte processo pode ser usado na maioria dos processos de seleção,
tal como, processo de seleção de um pacote, processo de seleção de
fornecedores, processo de seleção de hardware, etc. O processo está
descrito de forma resumida e para certificar-se de que este processo
será executado com diligência apropriada é necessário uma investigação
mais profunda sobre os detalhes.
Planejar
as Contratações
(1.1.3.2.P2)
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Passo |
Papel e
Responsabilidade |
Processo |
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1 |
Gerente do
Projeto |
Reunir e Priorizar
as Necessidades do Negócio
É
difícil selecionar um fornecedor se você não estiver certo sobre suas
exigências, então a primeira etapa deve ser reunir e documentar as
exigências do negócio. Isso é similar ao processo de coleta as
exigências do negócio de um projeto típico. Faça perguntas tal como:
-
Em quais áreas
nós necessitaremos de fornecedores?
-
Quais são os
problemas que o fornecedor resolverá?
-
Quais as
habilidades e potencialidades que eles devem possuir?
Muitas vezes, você poderá ter dificuldade para determinar todas as
exigências apenas perguntando ao cliente, porque o cliente poderá não
saber 100% sobre as exigências. Diferente de um projeto normal, onde
você pode adicionar exigências utilizando o processo de gerenciamento de
mudanças do escopo, no processo de seleção de fornecedores você
necessita obter todas as exigências possíveis na primeira vez. Caso
contrário, poderá ser muito tarde descobrir que há outras exigências
depois que o fornecedor for selecionado. Você deve trabalhar com todas
as partes interessadas chave para determinar todas as
exigências, isso pode incluir a utilização de peritos ou de
especialistas nesta área.
Cada exigência deve ser pesada em uma escala numérica, ou em uma escala
de Alto / Médio / Baixo para refletir a importância relativa de algumas
exigências em relação a outras (existem outras escalas de peso que podem
ser utilizadas).
A
lista final das exigências deve ser apresentada ao patrocinador, ao
cliente e as partes interessadas principais e ser aprovada
pelos mesmos. Também deve ser apresentado o sistema que foi utilizado
para priorizá-la.
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Solicitar
respostas de fornecedores
(1.1.3.2.P3)
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Passo |
Papel e
Responsabilidade |
Processo |
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2 |
Gerente do
Projeto |
Criar uma Lista
Longa de Fornecedores
Após as exigências serem coletadas e aprovadas, você deve procurar todos
os fornecedores que possam atender as suas necessidades. Isso poderá ser
feito através de uma pesquisa na Web, revistas especializadas, contato
com outros departamentos ou outras empresas, etc. A finalidade desta
etapa é para criar uma lista detalhada (mas não exaustiva) dos
fornecedores que você deseja continuar considerando. Esta etapa lhe
ajudará a assegurar de que não haja um candidato óbvio do qual você não
estava ciente.
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3 |
Gerente do
Projeto |
Criar uma Lista
Curta de Fornecedores
Execute uma avaliação inicial da lista longa de fornecedores, procure
razões óbvias para eliminar algumas das alternativas. Por exemplo,
determinados fornecedores podem ser de pequeno porte, alguns podem ser
obviamente muito caros e alguns podem não cumprir com as exigências
principais. A finalidade desta etapa é de criar uma lista curta dos
fornecedores potenciais que aparentemente
podem
suprir
as suas
necessidades. Você deve emitir uma solicitação de proposta (SDP) para
cada fornecedor da lista curta. A finalidade deste processo é para
minimizar o número de fornecedores e lhe auxiliar no processo de seleção
final
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Selecionar fornecedores
(1.1.3.2.P4)
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Passo |
Papel e
Responsabilidade |
Processo |
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4 |
Gerente do
Projeto |
Avaliar a Lista
Curta de Fornecedores
Esta pode ser a parte mais difícil do processo de seleção de
fornecedores. Você deve mapear as potencialidades de cada fornecedor de
encontro com as suas exigências e com os fatores de peso para determinar
o fornecedor que mais se aproxima de suas necessidades. Geralmente,
é
feito algum tipo de cálculo numérico baseado no
quanto o fornecedor
se aproxima de
cada
exigência, multiplicado por um fator de peso. O fornecedor que
obter a contagem mais elevada através de todas as exigências. deverá ser
o fornecedor que melhor atenderá as suas necessidades. No exemplo
abaixo, o fornecedor
№2
obteve uma contagem maior e deve ser considerado o melhor candidato, e
em segundo lugar o fornecedor
№3.
Exemplo:
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Exigências |
Exigência “A” |
Exigência “B” |
Exigência “C” |
Total |
|
Fator de
Peso |
5 |
1 |
3 |
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Fornecedor
№1 |
1 |
3 |
2 |
14 |
|
Fornecedor
№2 |
3 |
1 |
2 |
22 |
|
Fornecedor
№3 |
3 |
2 |
1 |
20 |
Quando você completar esta etapa, você deverá ter uma lista priorizada dos
fornecedores que melhor atenderão as suas necessidades.
Para lhe auxiliar neste processo, você poderá entrevistar os
fornecedores,
entrevistar
alguns dos clientes dos fornecedores, visitar os locais
dos fornecedores, visitar locais onde os fornecedores estão implantando
algum serviço, etc..
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5 |
Gerente do
Projeto |
Tomar Decisão Final
e Negociar o Contrato
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Em muitas organizações, a equipe do projeto faz somente a
recomendação final e então passa o processo de negociação para o
departamento de compras. Entretanto, neste momento você deverá ter toda a informação requerida para
fazer a escolha. Não importa se você estiver selecionando
somente o fornecedor superior ou selecionando um número de
fornecedores potenciais, você deverá ter todas as informações e os
números disponíveis para suportar a sua recomendação, incluído
os processos utilizados para fazer a seleção.
Quando a seleção final for feita, você ainda poderá ter que
negociar um contrato ou uma licença. Uma boa pratica é sempre
fornecer um número de fornecedores potenciais que possam atender
as suas necessidades mínimas. Neste caso, se o processo de
negociação não progredir de maneira satisfatória com a primeira
escolha, você estará preparado para negociar com a sua segunda
escolha, com a terceira escolha, etc.
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