Porque a Data de Início é Importante (1.0.1.1.P2)

Você poderá pensar que isso não é uma substancia real quando o projeto começa. Não ter uma data de início definida, não significa que o trabalho não seja um projeto. É óbvio que em algum ponto o projeto começou. Todo  projeto tem um ponto em que o trabalho não está em progresso e um ponto quando o trabalho entra em progresso. Assim, em algum ponto de fato o projeto “Inicia”.

• Responsabilidade da equipe do projeto. É difícil considerar que as pessoas sejam responsáveis por coisas que elas não têm sobre controle. Por está razão, faz sentido que o gerente do projeto seja considerado responsável pelo projeto a partir do momento em que ele for designado, e não antes. Se o cronômetro começar antes do gerente do projeto ser designado, é possível que algumas decisões já foram tomadas e alguns recursos já foram utilizados antes dele começar, e por essa razão ele não terá o controle total do projeto. Do mesmo modo, se os membros das equipes forem considerados responsáveis para completar o projeto dentro do orçamento e do cronograma, ficará difícil de considerá-los responsáveis pelo trabalho e pelas decisões tomadas antes deles serem designados. Por essa razão, talvez o projeto deva começar oficialmente somente quando o documento "Termo de abertura do projeto, o Cronograma" e o "Orçamento" forem aprovados, ou após a reunião de início do projeto (kickoff) ser realizada.

• Melhorias dos processos. Muitas empresas mantêm informação sobre o tempo de duração total dos projetos e fazem tentativas para encurtar em média este tempo. É importante que todas as pessoas dentro da empresa usem um ponto padronizado para marcar o início e um ponto para marcar o final de todos os projetos, ou os números referentes a duração dos projetos não terão significado.

• Financiamento / Contabilidade. Muitos projetos são considerados despesas capitais. Esta definição, quando o projeto começa, tem conseqüências em termos das atividades que podem ser capitalizadas e as atividades que necessitam ser despesas.

• Comparações com outras empresas. Se você comparar o tempo que a sua empresa utiliza para entregar os projetos vs. outras empresas, você deverá assegurar-se de ter uma definição em comum entre as empresas sobre a data de início e a data final dos projetos. Se a sua empresa considera que os projetos começam quando o gerente de projetos é designado e as outras empresas consideram que os projetos começam somente quando a reunião de início (Kick-off) dos projetos é realizada, isso aparentará que a sua empresa levará mais tempo para entregar os projetos.

Todos os projetos têm uma data de início. Mas saber exatamente quando um projeto começa é algo que as empresas podem definir de forma diferente. Há um número de eventos que seriam candidatos a data de início. Se a sua empresa não capturar métricas e não oferecer incentivos baseados na conclusão do projeto na data acordada e dentro do orçamento, então isso realmente não é importante. Entretanto, se haver conseqüências baseada na Data de início definida, então a empresa deve ser cuidadosa e certificar-se de que a data de início definida conduz ao comportamento apropriado que estão tentando conseguir.

Datas de Encerramento do Projeto (1.0.1.1.P3)

Da mesma forma, há vários eventos potenciais que podem significar a data de encerramento do projeto. Existe duas definições mais comuns, mas realmente não resolvem a questão fundamental.

Primeiro, a reunião de encerramento do projeto pode significar que o projeto foi concluído oficialmente. Embora o encerramento do projeto na reunião de encerramento ajuda um pouco, ela não responde totalmente a questão, então você necessitará decidir para quando será agendada a reunião. Você poderá realizar a reunião após um evento importante que marca o encerramento, por exemplo, depois que o produto do projeto for lançado ou 30 dias após o lançamento do produto. Mas, a definição de encerramento do projeto não foi resolvida com esta resposta.

A segunda definição que não ajuda é que o projeto foi dado como concluído quando os recursos financeiros acabaram. Embora em muitos projetos, isto seja real, isto não ajuda em termos da nossa definição básica. Dar um projeto como concluído quando não há mais recursos financeiros, é uma reposta financeira e muito arbitrária. Esta não é a resposta fundamental da questão, "Definir o Encerramento de um Projeto".

Há vários eventos que podem significar que o projeto foi concluído. Mas, note algumas opções de datas de encerramento do projeto, podem não fazer sentido para certos tipos de projetos. Por exemplo, se a entrega do seu projeto for a criação de um documento, nesse caso deverá fazer sentido que o projeto seja dado como concluído quando a entrega for aprovada. Um outro exemplo, se a entrega do seu projeto for à implementação de uma aplicação de TI, nesse caso deverá fazer sentido que o projeto seja dado como concluído após um período de aceitação de 30 dias.

• Aprovação do cliente (assinatura). Talvez a data mais cedo para concluir o projeto é quando o cliente aprova formalmente as entregas. Esta definição é uma probabilidade valida para quase todos projetos. Você fará a construção das entregas para uma pessoa ou grupo. Isto fará sentido se o projeto não for concluído até que a pessoa que fez o requerimento do trabalho esteja satisfeita. Neste caso poderá envolver uma apresentação da entrega para aprovação, e ser aprovado somente após o retrabalho baseado no feedback do cliente. Mas, para concluir um projeto com sucesso, as entregas devem ser aprovadas. O projeto também pode ser concluído se a entrega final for rejeitada e não haver nenhum trabalho adicional planejado.

• Implementação. Muitos projetos resultam na implementação de um produto ou serviço. Projetos de TI são tipicamente desta maneira. Implementação pode ser um evento ou um grupo complexo de atividades. O projeto não é concluído quando a implementação começa, mas sim quando a implementação é concluída. Por exemplo, se você for implementar uma solução em múltiplos locais, o projeto só será concluído quando todos os locais forem implementados com sucesso. Essa data oficial de encerramento do projeto é comum para muitos projetos de TI.

• Transferência para suporte. Se seu projeto for construir uma solução de vida longa, num certo ponto as entregas em “desenvolvimento” passam para “suporte”. Às vezes esta mudança de situação (Status) da solução, também significa que há uma mudança dentro da organização que é responsável por essa solução. Se o seu produto criado no projeto for transferido para a organização de suporte, tipicamente deve ser considerado o encerramento do projeto.

• Implementação, mais um ciclo de produção. Se o seu produto tiver ciclos de produções, muitas vezes o produto necessita de execução em produção antes do projeto ser considerado concluído. Por exemplo, se a solução tiver um processo de transação por dia, e um processo de balanço mensal, então a equipe do projeto necessitará implementar a solução e dar apoio no mínimo de um mês. Isso faz sentido porque a equipe do projeto tem melhor conhecimento da solução e pode responder com maior rapidez se ocorrer algum problema. Também, isto ajuda a assegurar que a solução é estável antes de ser transferida para a área de suporte.

• Implementação, mais o primeiro ano de produção. Tipicamente está baseado no ciclo do orçamento. Poderá haver algumas razões relativas a contabilidade para o projeto necessitar existir até o final do ano fiscal. Quando fechar novamente o ano fiscal, o projeto será concluído e a solução transferida para a área de suporte. Novamente, isto não responde a nossa questão básica no gerenciamento de projetos, mas pode ser da mesma maneira que você usa para definir as datas de encerramento do projeto na sua empresa. Essa definição pode ser aplicável especialmente para os projetos grandes.

A questão é que, quando um projeto começa e finaliza é uma questão que muitas pessoas tomam por certo. Mas, não há uma resposta fácil para todas as organizações. Há provavelmente uma ou duas respostas que fazem mais sentido em relação à prospectiva de gerenciamento de projetos, mas poderá haver fatos culturais ou financeiros que forçam a sua organização para definir os diferentes limites do projeto. Se você tentar comparar os projetos dentro da sua empresa, ou se você comparar os seus projetos com os projetos de outras empresas, é  vital que todos usam os mesmos eventos, como, as datas de início e encerramento dos projetos. É muito importante, ter um acordo de definição das datas do início e do encerramento do projeto para você declarar o sucesso em seu projeto, sem este acordo outras pessoas poderão pensar que você tem mais trabalho a fazer.