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TenStep PGP®
(V7.0) |
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Planejamento |
Gerenciamento |
5.0 Gerenciando as Mudanças
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Visão Geral
(5.0.P1)
Pode haver um
plano perfeito, mas este não irá conseguir precaver todas as alterações
que poderão ocorrer. Provavelmente que, quanto maior o projeto, mais
você terá que lidar com mudanças. Esta é uma das razões porque a
metodologia TenStep considera que os processos de definição (passo 1) e
planejamento (passo 2) não têm que ser perfeitos. O gerente e a equipe
do projeto necessitam fazer o seu melhor considerando o que sabem no
momento. Após essa etapa, é necessário gerenciar as mudanças que podem
vir a ocorrer.
Existem
vários tipos de mudanças que podem ocorrer num projeto:
Mudanças do escopo
Mudanças da configuração
Outros tipos de mudanças
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Esta seção
da metodologia TenStep cobre todos os aspectos das mudanças que poderão
ocorrem nos projetos. Na maioria dos projetos, o aspecto mais importante
referente as mudanças são as mudanças do escopo, por isso, neste passo
da metodologia TenStep PGP ®,
é dada maior relevância ao gerenciamento das mudanças do escopo.
Mudanças do Escopo
(5.0.P2)
Definição: Escopo
é a maneira como descrevemos os limites do projeto. Ele define aquilo
que o projeto irá entregar e o
que ele não irá entregar. Em projetos grandes, poderão ser incluídas as
organizações, as transações afetadas, e os tipos de dados incluídos,
etc.
Se você investigar as razões pelas quais os projetos fracassam, você
verá que normalmente há dois problemas que surgem com mais freqüência;
Mesmo se o gerente do projeto desenvolver um bom trabalho de definição
do escopo, a parte mais difícil será a de gerenciar o projeto dentro do
escopo acordado.
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A finalidade do gerenciamento das mudanças do escopo é proteger
a viabilidade dos documentos aprovados do
"Termo
de Abertura do Projeto"
os "Requisitos do Negócio". Em outras
palavras, o documento Termo de Abertura do Projeto define o
escopo geral do projeto e os Requisitos do Negócio definem as
entregas do projeto em maiores detalhes. A equipe do projeto
compromete-se com uma data final e um orçamento com base nestas
definições gerais e detalhadas do escopo.
Se as entregas mudarem durante o projeto (normalmente isto
significa que o cliente deseja itens adicionais), então as
estimativas de custo, esforço e da duração podem não ser mais
válidas. |
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Se o patrocinador concordar em incluir o trabalho adicional no escopo do
projeto, então o gerente do projeto terá o direito de esperar que o
orçamento e os prazos finais correntes também sejam modificados
(normalmente aumentados) para refletir este trabalho adicional. Estas
novas estimativas sobre o custo, o esforço e a duração do projeto, agora
se transformam nas suas metas aprovadas.
Às vezes, o gerente do projeto pensa que o gerenciamento do escopo
significa ter que dizer "não" ao cliente. Isto faz com que o gerente do
projeto fique nervoso e sinta-se desconfortável.
Entretanto, a boa notícia é que o gerenciamento do escopo é totalmente
focado em fazer com que o patrocinador tome as decisões que
resultarão em mudanças do escopo do projeto.
Isto é muito importante. Poucos clientes podem prever e expressar todos
os requisitos no início do projeto. Conseqüentemente, geralmente há
mudanças que necessitam ser introduzidas
durante o ciclo de vida do projeto. Estas mudanças podem ser muito
necessárias para a solução ou para o produto do projeto, e poderá haver
razões válidas para que elas sejam incluídas. O gerente e a equipe do
projeto devem reconhecer quando estas mudanças forem solicitadas e,
então, seguir um processo pré-definido de gerenciamento das mudanças do
escopo. Este processo fornece as informações apropriadas ao patrocinador
do projeto e permite que ele decida
se as modificações devem
ser aprovadas baseadas no valor obtido e no impacto do projeto em termos
de custo e cronograma.
Mudanças da
Configuração
(5.0.P3)
Gerenciamento da
configuração é o termo dado para o processo de identificar, controlar e
gerenciar todos os recursos de um projeto, e as
características (meta-dados) dos recursos. Em algumas organizações, este
processo tem uma definição mais restrita, significando apenas o
gerenciamento de recursos materiais. Para
melhores informações sobre gerenciamento da configuração em projetos,
veja a seção
5.1.3.1 Gerenciando as Mudanças /
Processo / Projetos Grandes / Gerenciamento da Configuração em Projetos
 .
Outros Tipos de Mudanças
(5.0.P4)
Um projeto pode sofrer mudanças que não são da alçada do
gerenciamento de mudanças do escopo ou do gerenciamento da configuração.
Estas mudanças podem ser agrupadas numa categoria de mudanças genéricas.
Por exemplo, digamos que um membro da equipe se demite e tem que ser
substituído. Isto não seria um exemplo de mudança do escopo do projeto
nem uma mudança da configuração, mas sim uma mudança genérica. Neste
caso, poderá ser necessário documentar o fato de que houve uma mudança
de recursos, determinar o impacto dessa mudança, definir um plano para
lidar com essa mudança, etc. Em muitos aspectos, é seguido um processo
similar ao processo de gerenciamento de requisições de mudança do
escopo.
Uma das principais diferenças entre o gerenciamento de
mudanças genéricas e o gerenciamento de mudanças do escopo é que, se uma
mudança do escopo é requisitada e aprovada, o orçamento e cronograma
serão alterados em conformidade. O mesmo não deverá acontecer em
mudanças que não estão relacionadas ao escopo. Seguindo o exemplo
anterior, quando um membro da equipe necessitar ser substituído,
haverá definitivamente uma mudança, e lá estará provavelmente um impacto
no projeto. Entretanto, não há nenhuma expectativa de que esta mudança
conduzirá a uma mudança do orçamento ou do cronograma. De fato, poderá
haver um impacto no cronograma e no orçamento. Entretanto, não deverá
haver uma expectativa automática de que uma mudança do cronograma ou do
orçamento serão aprovadas.
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