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TenStep PGP®
(V7.0) |
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Planejamento |
Gerenciamento |
3.0
Gerenciando o Cronograma e o Orçamento
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Se você seguiu o passo
1.0 e o passo
2.0,
você
Definiu o Projeto
e criou o
Cronograma e Orçamento do Projeto.
No entanto, agora você precisa gerenciar o
Cronograma e o Orçamento para certifica-se de que o projeto será
concluído dentro do prazo e do orçamento estimado.
É
difícil ter êxito como gerente de projetos sem ter a mentalidade de
sempre deixar o Cronograma do projeto atualizado. Devemos lembrar que o
Cronograma é apenas uma entrega. Ele descreve o trabalho que precisa ser
realizado, a seqüência dos trabalhos, quanto de esforço será necessário,
quem será responsável, etc. Gerenciamento do cronograma significa que
você entendeu o trabalho associado ao projeto, quem será atribuído para
realizar este trabalho, a data programada para entregar o trabalho, etc.
O
cronograma deve representar o seu melhor palpite em um ponto particular
do projeto e como serão completados os trabalhos restantes. Quanto mais
complexo o projeto for, mais mudanças irão ocorrer no Cronograma ao logo
do tempo. Por isso, gerenciar o Cronograma é uma habilidade muito
importante no gerenciamento de Projetos. O gerente de projetos deve
reavaliar o cronograma freqüentemente |
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(digamos semanalmente) e determinar a situação (Status) atual do
projeto. Baseado então na situação (Status) atual do projeto, e no
seu entendimento atual dos trabalhos remanescentes, você necessita
ajustar ou replanejar o cronograma de modo que o trabalho seja
completado dentro do prazo e do orçamento original.
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Na maioria
dos projetos, o cronograma necessita ser revisado
semanalmente. Durante a revisão, o gerente do projeto
atualiza o cronograma com a situação (Status) atual das
atividades que foram completadas e as atividades que estão
em progresso. O trabalho remanescente deve ser avaliado para
certificar-se que o projeto será completado dentro dos
custos, do esforço, e do prazo previamente estimado. Se tudo
correr como o acordado, você estará uma boa posição. Caso
contrário, você deverá implantar um plano de ações
corretivas. |
Entre
todas as habilidades requeridas para gerenciar projetos, o gerenciamento
do cronograma é o mais fundamental. Dependendo da dinâmica do seu
projeto, o gerente do projeto se encontrará constantemente em posição de
utilizar a sua experiência e criatividade para que o projeto seja
completado dentro das expectativas. Numa semana, o seu projeto poderá
estar na trilha, porém, na próxima semana você poderá ter tarefas
atrasadas e incidências problemáticas que surgirão ao longo do caminho.
Se uma atividade do caminho crítico estiver uma semana atrasada, o
gerente do projeto não poderá simplesmente fazer corpo mole e deixar com
que o projeto atrase uma semana. Sendo assim, o gerente do projeto
precisa reavaliar os recursos e as opções disponíveis para colocar o
projeto de volta a trilha. Se você for bom nisso, o gerenciamento do
cronograma poderá ser um dos aspectos mais desafiadores e
recompensadores da disciplina de gerenciamento de projetos. Se você não
gosta do detalhamento deste tipo de trabalho, é bem provável que você
terá dificuldade para obter êxito em seus projetos.
Integração dos
processos do projeto e de gerenciamento de projetos
(3.0.P2)
No passo 1.1 -
Definir o Projeto,
você não define somente as
características do projeto, você define também os seus procedimentos de
gerenciamento de projetos para gerenciar o projeto. Isso inclui os
processos para o gerenciamento do escopo, gerenciamento dos riscos,
gerenciamento da comunicação, gerenciamento da qualidade, etc. Uma vez
que o projeto entrar em andamento, todos os processos de gerenciamento
de projetos serão integrados nesta etapa. A integração ocorre aqui
devido a uma filosofia do processo de gerenciamento de projetos da
metodologia TenStep - "O que está no Cronograma será realizado!".
Ou seja, todo o trabalho do
projeto deverá estar no cronograma, e se uma atividade não estiver no
cronograma, a mesma não deverá ser trabalhada.
O cronograma é o ponto
focal para gerenciar o projeto, e todos os processos de
gerenciamento de projetos deverão ser integrados ao cronograma. Você
deverá incluir no seu cronograma todas as atividades e o tempo
associado com as atividades da comunicação, do gerenciamento do
escopo, com as atualizações das atividades do cronograma e todas as
outras atividades relacionadas ao gerenciamento do projeto. A
integração ocorre quando os processos do ciclo de vida do projeto e
os processos de gerenciamento do projeto se conectam e também quando
os processos de gerenciamento do projeto se conectam entre eles.
Considere os seguintes exemplos:
-
Uma requisição
grande de mudança do escopo foi aprovada para ser incluída no
projeto e resultará em custos e esforços adicionais. Esta é
uma integração típica do trabalho relacionado ao gerenciamento
do projeto com o trabalho relacionado ao ciclo de vida do
projeto. O impacto será refletido na atualização do cronograma e
do orçamento.
-
Você identifica
os riscos e cria um plano de gerenciamento dos riscos para
gerenciá-los. Você circula um rascunho do plano de
gerenciamento dos riscos para todas as partes interessadas para
obter feedback. Esta é uma integração do gerenciamento dos
riscos e do gerenciamento da comunicação. Assim como todos estes
trabalhos necessitam de tempo e esforço, as atividades
associadas a estes tipos trabalhos deverão estar incluídas no
cronograma. A integração ocorre nesse passo (3.0 Gerenciando o
cronograma e o orçamento).
-
Você tem
problemas com a qualidade inadequada. O processo do
gerenciamento de incidências problemáticas é invocado e todas as
atividades apropriadas são adicionadas ao cronograma. Para
resolver o problema, você decide coletar métricas adicionais e
adicionar ao cronograma as atividades associadas. A análise das
métricas resulta em mudanças de seus processos e em atividades
adicionais sobre o controle de qualidade. Você necessitará
comunicar-se com todas as partes interessadas para gerenciar as
expectativas. Todo este trabalho será refletido em seu
cronograma e no orçamento.
Todo o trabalho do
projeto deve ser refletido no cronograma e no orçamento.
Conseqüentemente, este passo é o lugar onde o projeto é controlado e
gerenciado, e é o lugar onde todas as atividades do ciclo de vida do
projeto e do gerenciamento do projeto são planejadas, executadas,
mantidas e integradas.
Inicio e
Encerramento Formal do Projeto
(3.0.P3)
o cronograma do projeto
é o ponto central da coordenação para gerenciar e controlar o
projeto. Depois que o projeto foi definido e planejado, a execução
do projeto poderá começar e as entregas do mesmo poderão ser
criadas. Este trabalho é chamado também de "ciclo de vida do
projeto". O ciclo de vida do projeto é cercado por dois eventos -
uma reunião formal para iniciar o projeto oficialmente e um grupo de
atividades para encerrar oficialmente o projeto. Para maiores
detalhes, veja a seção
3.1.3.1 Inicio Formal do Projeto
e a seção
3.1.3.2 Encerramento do Projeto
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