2.0
Construir o Cronograma e o Orçamento
Visão
Geral
(2.0.P1)
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O
cronograma e o orçamento do projeto é criado juntamente com a
Definição do Projeto (Termo de Abertura do
Projeto) no passo 1.0.
O
cronograma é uma ferramenta vital para assegurar que a equipe do projeto
tenha conhecimento do que eles necessitam fazer.
Muitas pessoas não sentem-se a vontade para criar um plano de
trabalho. Normalmente isso ocorre quando o projeto não foi bem definido.
Como poderá ser criado um cronograma decente se o gerente do projeto não
está absolutamente seguro do que o projeto irá entregar?
O orçamento representa a quantidade de
dinheiro disponível para o projeto. Dependendo da sua empresa e de como
ela faz a contabilidade, o orçamento poderá conter somente os custos
externos do projeto (por exemplo: Serviços de Consultorias, Hardware,
Software, Material, etc.). Também, algumas empresas incluem
no orçamento
os custos associados aos empregados que
irão trabalhar no projeto. |
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A metodologia TenStep PGP®
não inclui o trabalho financeiro requerido para justificar o projeto.
Normalmente, este processo de justificação financeira faz parte do
processo de gerenciamento do portfolio e inclui uma análise dos
Custos/Benefícios, uma avaliação do Retorno do Investimento (ROI), ou
uma análise da Taxa Interna de Retorno
(IRR), etc. Para maiores detalhes sobre o processo de justificação
financeira, veja a seção
0.9 O Gerenciamento de
Portfolio e Iniciação do Projeto.
No passo anterior (1.0
definir tarefas), você definiu o projeto para assegurar um acordo
com o patrocinador sobre o trabalho que deverá ser completado até o
final do projeto. No passo
(2.0 Construir o Cronograma e o Orçamento),
o gerente do projeto determina como este
trabalho será realizado. Dependendo do tamanho do projeto você poderá
utilizar somente
caneta e folhas de papel ou uma planilha
eletrônica (Excel). Nos projetos maiores e complexos você poderá
utilizar um software de gerenciamento de projetos tal como, MS Project.
Há
várias técnicas para construir um cronograma. Talvez a melhor
alternativa seja utilizar um cronograma de um projeto similar anterior,
como um ponto de partida. Mas, como os projetos são de natureza única,
isso poderá ser difícil.
A
segunda boa alternativa é procurar um template de um cronograma usado
anteriormente com características similares. Por exemplo, você tem um
projeto para instalar um pacote de software. Apesar de ser a primeira
vez que este pacote será implantado em sua empresa, você poderá procurar
um template genérico para um projeto de implantação de um pacote de
software.
Se você
não tiver um template de um cronograma anterior para usar como ponto de
partida, você deverá utilizar a técnica da EAP (Estrutura
Analítica do Projeto).
A EAP é uma técnica usada para ter uma visão do projeto em um nível
elevado e subseqüentemente dividir os trabalhos em partes menores até
obter uma visão do trabalho requerido. Toda a equipe envolvida no
projeto pode participar desse exercício. Se você não tem informações
suficientes para criar uma EAP para todas as fases do projeto, você
poderá usar a técnica de Rolling Wave Planning (RWP). Nesse caso, você
terá que criar uma EAP bem definida da primeira fase do projeto e quando
esta fase estiver quase completa, você terá informações suficientes para
criar uma EAP bem definida para a fase seguinte. Então você continuará
este processo até o final do projeto.
Relação
entre a Definição e o Planejamento do Trabalho
(2.0.P2)
Você irá
notar que no processo da TenStep existe o passo 1.0 para definir o
projeto e o passo 2.0 para planejar o trabalho. Isso não significa que
você deverá seguir uma ordem seqüencial dos processos. Muitas vezes você
irá encontrar-se na situação de não poder completar o Termo de Abertura
do projeto antes de começar a criar o cronograma. Em muitos casos, estes
dois tipos de entregas (resultados esperados), precisam ser
desenvolvidos paralelamente. Enquanto você coleta informações sobre o
escopo e as entregas do projeto, você necessitará também começar a criar
o cronograma para obter uma estimativa sobre a duração e o esforço do
projeto. Quando você tiver mais informações sobre a definição do
projeto, você poderá adicionar mais detalhes em seu cronograma. Quando a
definição do projeto estiver completada (as entregas, o escopo, as
premissas e a abordagem), você deverá ter informações suficiente em seu
cronograma para estimar o orçamento, o esforço e a duração.
