Geralmente há dois cenários quando este processo de Iniciação é invocado. Um é durante o processo de planejamento anual do negócio. Este é o processo anual que ocorre para identificar os objetivos organizacionais e as estratégias para os próximos anos (um a três anos). Então, cada organização tem algum processo para identificar e autorizar os trabalhos para realizar estes objetivos e estratégias.

O segundo cenário é para gerenciar os trabalhos inesperados e não programados que surgem durante o ano. Cada organização precisa ter alguma maneira de priorizar e programar estes trabalhos.

O gerenciamento de portfolio é um processo para assegurar de que a organização ou departamento utilize seus recursos escassos nos trabalhos que fornecem maior valor. Se você praticar o gerenciamento de portfolio em toda a sua organização, este processo irá ajudar a assegurar de que somente os trabalhos mais valiosos serão aprovados e gerenciados. Se você praticar o gerenciamento de portfolio a nível departamental, o mesmo fornecerá os mesmos benefícios neste nível inferior.

Os líderes dos departamentos que não compreendem como os seus orçamentos são utilizados, e que não podem validar que os trabalhos que estão sendo financiados são os mais importantes, enfrentarão um escrutínio e questionamento adicional no futuro. O gerenciamento de portfolio ajudará o seu departamento a responder as perguntas mais básicas, contudo mais difíceis a respeito dos trabalhos executados e o valor fornecido.