Durante o processo de
identificação, você jogou uma rede para capturar todo o trabalho que
poderia estar incluído no portfolio. Você já sabe que alguns, talvez
muitos, dos trabalhos proposto não serão autorizados. No processo de
avaliação é aonde você começa a cortar ou eliminar alguns dos trabalhos
de modo que você possa apresentar somente aqueles que são de maior
importância e fornecem maior valor.
Neste momento do processo,
cada trabalho precisa somente da apresentação de uma simples Proposta
do valor, que descreva o trabalho e o valor que o mesmo fornecerá à
organização. Também, a Proposta do valor mostrará o alinhamento
com a estratégia e com os objetivos da organização. Se você planeja
incluir todo o trabalho, as propostas do valor deverão incluir os
trabalhos relacionados aos projetos, ao suporte, trabalhos operacionais,
discricionários, etc. Para maiores informação, veja a seção
0.9.2.1 Criação das
Propostas de Valor
.
O processo de
seleção geralmente é realizado no início do processo de
planejamento anual do negócio e é o momento de apresentar todo o
trabalho que foi selecionado no processo de Avaliação.
Neste momento, você
precisa certificar-se de que os trabalhos que você propôs são
precisos nos termos de custos e de benefícios. Este processo de
certificação poderá necessitar da criação de um Business Case
para cada trabalho apresentado. Os Business cases e
as Propostas do Valor devem ser revisadas para confirmar
a precisão do conteúdo. Esta é a última oportunidade para
documentar seu trabalho proposto antes das revisões e das
decisões finais. O processo de revisão irá validar a compreensão
e a necessidade de cada Business case. Para maiores
informação veja a seção
0.9.2.2 Criação do Business Case
.
Uma das suposições
chave do gerenciamento de portfolio é que há muito mais trabalho
do que a organização pode executar em um ano. Depois que todo o
trabalho foi selecionado, começa o processo de priorização.
Primeiramente, o trabalho é priorizado dentro de cada
departamento. Também, poderá haver alguns projetos que foram
solicitados pelos executivos e da mesma forma deverão ser
priorizados e classificados. A finalidade deste processo é para
obter uma lista final dos trabalhos priorizados. Este processo é
fácil para descrever, mas difícil para realizar devido a
necessidade de colaboração e de obtenção do consenso entre a
diretoria.
Neste momento, você tem uma lista dos trabalhos priorizados e uma
orientação sobre os fundos disponíveis para realizá-los. Se os fundos
disponíveis cobrirem todos os trabalhos priorizados, você estará em uma
posição invejável e poderá iniciar o trabalho. Entretanto, este é um
caso raro.
O processo de equilíbrio do portfolio é um processo de organização dos
trabalhos priorizados em categorias estabelecidas e um processo de
ajustamento para obter um equilíbrio. Por exemplo, a empresa poderá
decidir distribuir o financiamento para os projetos priorizados da
seguinte maneira; 20% para os projetos que tem um risco elevado, 40%
para os projetos que tem um risco médio e 40% para os projetos que tem
um risco baixo. Após organizar os trabalhos priorizados em categorias de
risco, você descobriu que há somente 10% dos projetos priorizados em uma
categoria de risco elevado. Com a finalidade de manter o equilíbrio
apropriado do risco, você poderá adicionar um projeto com risco elevado
ao grupo priorizado e remover um projeto de risco médio ou baixo.
Finalmente, você aperfeiçoa o portfolio. Este é o processo de fazer
alguns cortes e/ou ajustes finais de modo que a combinação de projetos e
de outros trabalhos, forneçam os benefícios máximos à organização baseada
nos recursos e nos fundos disponíveis.
