Visão Geral (0.1.P1)

Existe algumas empresas que construíram sua reputação por terem a habilidade de gerenciar consistentemente os projetos com eficiência. Entretanto, a maioria das empresas tem a reputação mais inconsistente. A sua organização tem alguma das características abaixo?

• Entrega os projetos atrasados, estoura o orçamento, ou não satisfaz os requerimentos dos clientes.

• Os gerentes de projetos utilizam processos e técnicas fracas e de maneira inconsistente.

• O Gerenciamento de projetos é reativo e não é considerado o valor fornecido.

• O tempo requerido para gerenciar os projetos de forma pró-ativa, não é adicionado ao Cronograma, desde então o mesmo é considerado custo indireto (inglês: overhead).

• Os projetos são ‘bem-sucedidos’ independentemente da falta de planejamento e do gerenciamento de projetos, mas com alto índice de stress, e horas-extras em todas as fases de execução do projeto.

Uma boa maneira para resolver as situações acima é a disciplina no gerenciamento de projetos. Ter boas habilidades no gerenciamento de projetos não significa que não haverá problemas, isso não quer dizer que os riscos irão desaparecer e não haverá surpresas. O valor de um bom gerenciamento de projetos está nos processos padronizados, elaborados para lidar com qualquer tipo de contingência.

Os processos e as técnicas de gerenciamento de projetos são utilizados para coordenar os recursos e obter resultados pré-programados. É preciso entender que o gerenciamento de projetos não é totalmente uma ciência e nem uma garantia de sucesso. Desde então, fica absolutamente impossível controlar as incertezas e a complexidade em projetos que envolvem recursos humanos.

Gerenciamento de Projetos é uma ciência porque conta com processos e técnicas aprovadas e repetitivas para se obter sucesso nos projetos. Gerenciamento de Projetos também é uma arte, porque envolve gerenciamento das pessoas e  requer habilidades de intuição para ser aplicada em situações totalmente únicas para cada projeto. Uma boa metodologia de Gerenciamento de Projetos provém de uma estrutura, diretrizes, processos, e técnicas para gerenciar as pessoas e o trabalho. Uma boa metodologia otimiza as chances para que o projeto tenha sucesso e atribui um valor elevado para a empresa, para o projeto e para o gerente de projetos.

A proposição, o valor para o Gerenciamento de Projetos é gerada da seguinte forma: “Requer tempo e esforço para gerenciar pró-ativamente um projeto”. Este custo é mais do que compensado durante a vida do projeto. O custo é compensado da seguinte forma:

• Os projetos são completados com maior rapidez e menor custo. Um dos maiores benefícios em utilizar uma metodologia padronizada é o valor obtido através da reutilização. Uma vez que os processos, os procedimentos e os modelos de formulários são criados, eles podem ser utilizados (talvez com pequenas modificações) em todos os projetos futuros. Isso resulta na:

  • REDUÇÃO do tempo requerido para organizar e começar um projeto.

  • REDUÇÃO da curva de aprendizagem para os membros da equipe do projeto.

Também isso gera uma economia no tempo, porque você não tem que reinventar processos e modelos de formulários a partir do nada, para cada projeto.

• Economia de esforço e do custo. Muitos projetos têm dificuldades para gerenciar o escopo, que resulta no esforço e nos custos adicionais do projeto. Ter bons processos de gerenciamento de projetos, resulta em poder gerenciar o escopo com maior eficiência e eficácia.

• Aumenta as chances de entregar o produto ou a solução de acordo com as expectativas do cliente. Muitos projetos se deparam com problemas, porque há diferenças em relação as expectativas do cliente e o produto entregue. O uso de uma metodologia resulta em melhor planejamento do projeto, que fornece a equipe e ao patrocinador do projeto, uma oportunidade para se certificarem de que os mesmos estão de acordo sobre as entregas principais que serão produzidas pelo projeto.

• Resolução dos problemas com maior rapidez. Algumas equipes investem demasiadas horas e energia gerenciando os problemas, porque eles não sabem como resolvê-los. Tendo um processo pró-ativo de gerenciamento de problemas, lhe assegurará de que os problemas sejam resolvidos o mais rápido possível.

• Resolução dos riscos futuros antes de os mesmos ocorrerem. A maioria das metodologias de gerenciamento de projetos, têm processos para identificar e gerenciar os riscos. A utilização de processos sólidos de gerenciamento dos riscos, resultam na identificação e no gerenciamento dos problemas potenciais antes que os mesmos realmente ocorram.

• Comunicação e gerenciamento mais eficaz das expectativas junto com os clientes, membros de equipes e Partes Interessadas. Muitos problemas em um projeto podem ser evitados através de uma comunicação pró-ativa e multifacetada. A maior parte dos conflitos que surgem em um projeto não é o resultado de um problema específico, mas sim pelas surpresas. As metodologias padronizadas focam sempre nas comunicações formais e informais, que resulta em menos surpresas.

• Criação de um produto de alta qualidade na primeira vez. Os processos de gerenciamento da qualidade ajudarão à equipe do projeto a compreender as necessidades do cliente em termos de qualidade. Uma vez que as necessidades são definidas, a equipe pode executar técnicas de controle da qualidade e de garantia da qualidade para encontrar-se com as expectativas do cliente.

• Melhora o gerenciamento financeiro. Criar uma boa definição do projeto, uma boa estimativa, um orçamento mais formal e gerenciar os custos atuais de encontro com o orçamento. Todo esse rigor resulta em melhor previsão e melhor controle financeiro.

• Os projetos que não fazem mais sentido são Cancelados de maneira mais rápida. Os projetos que não fazem mais sentido são aqueles onde a justificação em termos de custos vs. benefícios não atendem mais os objetivos do cliente. Um projeto pode ter começado com uma justificação sólida em termos de custos / benefícios. Entretanto, se o projeto está atrasado e com o orçamento estourado, o mesmo poderá chegar ao ponto onde o caso de negócio (Business case) não seja mais válido. O Gerenciamento de projetos eficaz permite que você veja estas situações mais cedo, podendo assim tomar as melhores decisões incluindo a necessidade para refazer o escopo ou cancelar totalmente o projeto.

• Maior foco nas métricas e na tomada de decisões baseada nos fatos. Um dos aspectos mais sofisticado das metodologias é que elas fornecem a orientação para coletar as métricas (medidas) com maior facilidade. As métricas fornecem a informação que lhe ajuda a determinar o quanto eficaz e eficiente a sua equipe está executando as tarefas e o nível da qualidade de suas entregas.

• Melhora o Ambiente de Trabalho. Se seus projetos forem mais bem-sucedidos, você encontrará benefícios intangíveis adicionais associados a equipe do projeto. Seus clientes serão mais participativos, a equipe do projeto se apossará mais do projeto, a moral da equipe será alta e a mesma trabalhará com mais profissionalismo e confiança. Isso deverá fazer sentido. Pessoas que trabalham em projetos problemáticos tendem a ser infelizes. Por outro lado, as pessoas que trabalham em projetos bem-sucedidos tendem a sentir-se melhor sobre seus trabalhos e sobre eles mesmos.

As pessoas que reclamam que o gerenciamento de projetos gera excessivos custos indiretos (inglês: overhead), esquecem-se do ponto principal. Todos os projetos são gerenciados. A questão é quanto efetivo você quer gerenciá-los, por exemplo:

• É inevitável que seu projeto encontre problemas, mas você quer resolver estes problemas de maneira pró-ativa ou quando eles surgirem?

• É inevitável que seu projeto tenha que lidar com riscos potenciais, mas você quer minimizá-los antes que os mesmos aconteçam ou esperar para quando estes ocorrerem?

• Você vai ser pró-ativo na comunicação ou prefere lidar com conflitos e incertezas por falta de informação?

• Você vai gerenciar o escopo do projeto ou deixar o escopo gerenciar você?

• Você vai desenvolver qualidade no seu processo ou prefere resolver os problemas quando os mesmos se tornarem mais caro?

As características de um projeto não irão mudar se você usar os processos formais de gerenciamento de projetos. O que muda é a forma como os eventos são conduzidos com a evolução do projeto. Eles serão conduzidos de forma casual e reativo ou pró-ativamente através de processos organizados e padronizados?

Geralmente, acredita-se que as organizações que seguem processos adequados são bem mais sucedidas do que as organizações que não seguem. As organizações que têm bons processos, e os seguem, às vezes são chamadas de "organizações dirigidas pelos processos" (Inglês: Process Driven Organizations). Estas organizações concluem mais trabalhos e tendem a executar os trabalhos que fornecem maior valor. Também, estas organizações têm sistemas organizacionais para ajudar todos a serem mais bem-sucedidos, incluindo os gerentes de projetos. Existe muitas maneiras para avaliar o quão bom a sua organização segue os processos padronizados. Talvez o modelo de avaliação mais conhecido seja o Modelo de Maturidade e Capacidade (Inglês: Capability Maturity Model-CMM), que é descrito mais detalhadamente em 0.1.1 Modelo de Maturidade e Capacidade.

Porque a Maioria das Pessoas Não Pratica Efetivamente o Gerenciamento de Projetos? (0.1.P2)

Agora, você deve estar se perguntando por que a maioria das pessoas não utiliza as técnicas de gerenciamento de projetos? Ou por que você não utiliza estas técnicas? Com certeza, há algumas razões para este fato:

Um bom gerenciamento de projetos requer, antes de tudo, um investimento de tempo e esforço:

Sua Organização não está comprometida:

É difícil ser um bom gerente de projetos em uma organização que não valoriza as habilidades em gerenciamento de projetos. Por exemplo, se você utilizar o seu tempo para criar o documento  "Termo de abertura do projeto" e o seu cliente lhe perguntar “porque você perde tempo fazendo isso?”, provavelmente, você não estará motivado para fazer um planejamento em seu próximo projeto. Para ser efetivo, toda a organização deve apoiar os processos padronizados de gerenciamento de projetos.

Você não tem a habilidade necessária:

Você poderá descobrir que a falta dos processos de gerenciamento de projetos não é uma questão de vontade, mas sim de habilidade. Às vezes, as pessoas são designadas para gerenciar projetos sem ter treinamento e experiência apropriada. Neste caso, essas pessoas sofrem por não ter as ferramentas ou treinamento necessário para gerenciar os projetos de maneira eficaz.

Os Executivos pensam que o gerenciamento de projetos é uma ferramenta:

Quando você discute sobre Gerenciamento de Projetos com alguns executivos ou alguns gerentes, eles, primeiramente pensam que você deseja implantar uma ferramenta que permite a você gerenciar melhor os projetos. Porém, se gerenciamento de projetos fosse uma ferramenta, você, com certeza, teria mais chance em convencê-los a aderir a tal proposta. Entretanto, em alguns aspectos do Gerenciamento de Projetos, tais como a criação e o gerenciamento do Cronograma, podemos utilizar uma ferramenta, mas não é desta forma que o Gerenciamento de Projetos tem o seu valor reconhecido. O valor está na utilização consistente de processos sólidos em gerenciamento de projetos.

A metodologia pode ser considerada complexa e muito burocrática em termos de documentação:

Quando você começa a falar sobre processos, melhores práticas e templates, alguns gerentes começam a ficar preocupados com seus gastos administrativos (overhead), atrasos e com a burocracia adicional. Eles não têm noção do valor que uma metodologia pode fornecer a uma empresa. Uma crítica comum em relação as metodologias é a complexidade, a burocracia e o redirecionamento do foco para fora do seu trabalho habitual. Às vezes, essa crítica é legítima, e normalmente é causada pela falta de escalonamento da metodologia de acordo com as diferentes características de cada projeto. Por exemplo, a metodologia poderá ter um requerimento para criar o documento "Termo de abertura de Projeto" utilizando um templates padronizado que contém quinze páginas. Mas como o seu projeto têm apenas 250 horas, você poderá ficar frustrado devido ao requerimento, mas normalmente o problema não está na metodologia e sim na má aplicação da mesma.

Os membros da equipe receiam maior controle:

Muitas pessoas gostariam de poder trabalhar com criatividade e com o mínimo de supervisão. Eles podem ter algum receio de que as técnicas formais de Gerenciamento de Projetos possam resultar em rigorosos controles, que poderão interferir em suas maneiras descontraídas e criativas de realizar os trabalhos. Em parte, eles têm razão. Entretanto, os processos e procedimentos padronizados eliminam alguma criatividade em áreas não desejadas. Por exemplo, você não necessita de criatividade para manejar as mudanças do escopo. Você necessita somente seguir os processos padrões estabelecidos.

A gerencia receia a perda de controle: