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TenStep PGP®
(V7.0) |
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Planejamento |
Gerenciamento |
5.1.2 Gerenciando as Mudanças / Processo / Projetos Médios
Visão Geral
(5.1.2.P1)
Os projetos médios
deparam-se com freqüência com requisições de mudanças do escopo e também
com mudanças genéricas. Esta seção descreva os processos que deverão ser
utilizados.
Gerenciamento das Mudanças do Escopo
(5.1.2.P2)
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Passo |
Papel e
Responsabilidade |
Processo |
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1 |
Partes
Interessadas |
Identificar a requisição de mudança do
escopo
As mudanças do escopo podem ser levantadas por qualquer uma das partes
interessadas do projeto, incluindo a equipe do projeto, os clientes, o
patrocinador, etc.
As mudanças potenciais do escopo devem ser documentadas
por escrito
e enviada ao Gerente do Projeto através do
Formulário de Requisição de uma Mudança do Escopo
(opcional) ou por e-mail. |
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2 |
Gerente do
Projeto |
Validar se a mudança é de fato uma mudança do escopo
O gerente do projeto determina se a requisição é de fato uma mudança
do escopo. Caso seja, o restante deste processo será executado. |
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3 |
Gerente do
Projeto |
Registre a requisição no documento "Registro de
Requisições de Mudanças do Escopo"
Incorpore o item ao
Registro de Requisições de Mudanças do Escopo
para gerenciar e assegurar
que as mudanças serão resolvidas. |
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4 |
A pessoa que criou a requisição de mudança do escopo |
Identificar o valor
que a
mudança fornecerá caso a mesma seja aprovada
A pessoa
que iniciar a requisição de mudança do escopo deverá definir
o valor que a mudança fornecerá caso a mesma seja aprovada.
O patrocinador necessitará desta informação para tomar uma
decisão final.
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5 |
Gerente do
Projeto |
Atribuir a requisição de
mudança do escopo a um membro da equipe para investigação
Atribua a mudança do escopo a um membro da equipe do projeto para
que a mesma seja investigada. (O gerente do projeto poderá designar
a si mesmo). |
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6 |
Membro da
Equipe,
Gerente do
Projeto |
Determinar quanto tempo
a requisição de mudança do escopo
levará para ser investigada
O membro da equipe primeiramente determinará quanto tempo
levará para investigar a requisição de mudança do escopo. Se
o tempo estimado para executar a análise fará com que as
datas de entrega das entregas falhem, então a requisição
deverá ser encaminhada ao patrocinador do projeto para que o
mesmo determine se a requisição deverá ser investigada. Se o
patrocinador der a aprovação inicial para prosseguir, então
o cronograma e o orçamento poderão necessitar de
atualizações para refletir este trabalho de análise. Se o
patrocinador não concordar em investigar a requisição de
mudança, então a requisição deverá ser encerrada e
documentada como
“Não
Aprovada”
no
Registro de
Requisições de Mudanças do Escopo. |
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7 |
Gerente do
Projeto, Gerente do Cliente |
(Opcional) Executar as mudanças do escopo que não tem impacto
negativo no orçamento ou no cronograma
do projeto
Se o impacto no projeto em termos de custo, esforço e duração caírem
abaixo de um limiar (digamos abaixo de 20 horas),
e o projeto ainda puder
ser concluído dentro do custo, do esforço e da duração aprovada
originalmente, o gerente do projeto e o gerente do cliente poderão
aprovar a requisição de mudança do escopo. Mas, o patrocinador do
projeto deverá concordar
antecipadamente com este processo e delegar autoridade.
Normalmente
o patrocinador estabelece um nível ou um limite de autorização, em
termos de custo e de esforço que o gerente do projeto e o gerente do
cliente podem utilizar para autorizar e realizar as mudanças do escopo.
A finalidade desse processo de autorização é para evitar que sejam
submetidas ao patrocinador muitas mudanças pequenas para a aprovação. |
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8 |
Patrocinador |
Apresentar a requisição de mudança do escopo ao patrocinador
Se a requisição não foi aprovada como no passo 6 acima, os documentos de
análise, o impacto, as alternativas e o valor obtido do negócio devem
ser encaminhados ao patrocinador do projeto para resolução.
Se o Patrocinador não aprovar a requisição, a mesma deverá ser encerrada
e arquivada. |
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9 |
Gerente do Projeto |
Atualizar
o Registro de Requisições de Mudanças do Escopo
Documente a resolução ou o curso da ação no
Registro de Requisições de Mudanças do Escopo.
Se o patrocinador não concordar em investigar a requisição
de mudança,
então
esta
requisição
deverá ser encerrada e documentada como
“Não
Aprovada”
no Registro de
Requisições de Mudanças do Escopo e também no
Formulário de Requisição de uma Mudança do Escopo
(se for utilizado). |
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10 |
Gerente do Projeto |
Adicionar ao
cronograma do projeto as atividades associadas a mudança
Se a opção de resolução for concordada, as atividades
apropriadas deverão ser acrescentadas ao cronograma para
garantir que a mudança será executada. O orçamento do
projeto também deverá ser atualizado caso seja necessário. |
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11 |
Gerente do Projeto |
Atualizar
(se necessário) o documento "Definição do Projeto"
Se a mudança do escopo aprovada resultar em uma mudança
substancial do projeto, o documento do
Termo
de abertura do projeto
original deverá ser atualizado.
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12 |
Gerente do Projeto |
Comunicar a requisição de mudança do escopo através do
relatório de andamento do projeto
Comunique a situação atual
(Status) da mudança do escopo e a resolução da mesma aos
membros da equipe do projeto e as outras partes interessadas
através do processo de Gerenciamento da Comunicação,
incluindo o
Relatório de
Andamento (Status) do Projeto. |
Controle Integrado de Mudanças
(5.1.2.P2)
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Passo |
Papel e
Responsabilidade |
Processo |
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1 |
Gerente do
Projeto |
Registre a
requisição no documento "Registro de Controle Integrado de
Mudanças"
Às
vezes as
mudanças surgem como resultado de uma requisição
pré-definida. Em outros casos, as mudanças simplesmente
acontecem e necessitam ser gerenciadas de forma reativa.
Estes tipos de mudanças devem ser documentados no
Registro de Controle
Integrado de Mudanças. |
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2 |
Gerente do
Projeto |
Atribuir a requisição de
mudança do escopo a um membro da equipe para investigação
Atribua a mudança a um membro da equipe do projeto para que
a mesma seja
investigada. (O gerente do projeto poderá designar a si
mesmo). |
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3 |
Membro da
Equipe,
Gerente do
Projeto |
Determinar
quanto tempo levará para investigar a requisição de mudança
do escopo
O membro da equipe primeiramente determinará quanto tempo
levará para investigar a requisição de mudança do escopo. Se
o tempo estimado para executar a análise fará com que as
datas de entrega das entregas falhem, então a requisição
deverá ser encaminhada ao patrocinador do projeto para que o
mesmo determine se a requisição deverá ser investigada. Se o
patrocinador der a aprovação inicial para prosseguir, então
o cronograma e o orçamento poderão necessitar de
atualizações para refletir este trabalho de análise. Se o
patrocinador não concordar em investigar a requisição da
mudança, então a requisição deverá ser encerrada e
documentada como
“Não
Aprovada”
no
Registro de Controle Integrado de
Mudanças. |
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4 |
Gerente do
Projeto, Gerente do Cliente |
(Opcional) Executar as mudanças do escopo que não tem impacto
negativo no orçamento ou no cronograma
do projeto
Se o impacto no projeto em termos de custo, esforço e duração caírem
abaixo de um limiar (digamos abaixo de 20 horas),
e o projeto ainda puder
ser concluído dentro do custo, do esforço e da duração aprovada
originalmente, o gerente do projeto e o gerente do cliente poderão
aprovar a requisição de mudança do escopo. Mas, o patrocinador do
projeto deverá concordar
antecipadamente com este processo e delegar autoridade.
Normalmente
o patrocinador estabelece um nível ou um limite de autorização, em
termos de custo e de esforço que o gerente do projeto e o gerente do
cliente podem utilizar para autorizar e realizar as mudanças do escopo.
A finalidade do processo de autorização é para evitar que sejam
submetidas ao patrocinador muitas mudanças pequenas para a aprovação. |
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5 |
Patrocinador |
Apresentar a requisição de mudança do escopo ao patrocinador
Se a requisição não foi aprovada como no passo 4 acima, os documentos de
análise, o impacto, as alternativas e o valor obtido do negócio deverão
ser encaminhados ao patrocinador do projeto para uma resolução. |
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6 |
Gerente do Projeto |
Atualizar
o Registro de Controle Integrado de Mudanças
Documente a resolução ou o curso de ação no
Registro de Controle
Integrado de Mudanças.
Se o patrocinador não concordar em investigar a requisição
de mudança,
então
esta
requisição
deverá ser encerrada e documentada como
“Não Aprovada”
no
Registro de Controle
Integrado de Mudanças. |
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7 |
Gerente do Projeto |
Adicionar ao
cronograma do projeto todas as atividades associadas a
mudança
Se a opção de resolução for concordada, as atividades
apropriadas deverão ser acrescentadas ao cronograma para
garantir que a mudança será executada.
Como não se trata de uma
requisição de mudança do escopo, não há nenhuma garantia de
que você receberá o orçamento e tempo
incremental
para tratar esta mudança. |
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8 |
Gerente do Projeto |
Comunicar a
mudança através do relatório de andamento do projeto
Comunique a situação atual (Status) da mudança e a resolução
da mesma aos membros da equipe do projeto e as outras partes
interessadas através do
processo de Gerenciamento da Comunicação,
incluindo o
Relatório de Andamento
(Status) do Projeto. |
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