Às Vezes Você Necessita Tomar Decisões em Meio de Alternativas Ruins (4.2.P4)

Depois das revisões dos processos e das técnicas para gerenciar as incidências problemáticas, você poderá pensar, que deverá resolver todas as incidências problemáticas com sucesso. Mas o fato é que você poderá encontrar algumas incidências problemáticas que não tenham soluções boas e claras. Com isso em alguns casos, poderá ser difícil de determinar uma boa opção para a resolução. Em alguns casos, surgem incidências problemáticas que são difíceis para serem resolvidas não por falta de opções, mas pela dificuldade na obtenção de aprovação e a decisão entre uma série de alternativas. Em outros casos, não há alternativas boas, e a decisão final poderá ser a que se mostrar menos prejudicial ao projeto.

Um exemplo deste dilema é uma incidência problemática que envolve política interna. Normalmente quando um problema começa a se misturar com as políticas internas, você descobrirá que a resolução é muito difícil, porque os processos de tomada de decisões são muito complicados e não são simples como examinar os fatos. Quando um problema torna-se político, uma resolução poderá ser aprovada, mas não será a resolução ideal para a equipe do projeto. Entretanto, uma decisão para a resolução é muito importante.

Nessas situações, tente fazer os aprovadores entender que normalmente uma demora na decisão não torna o resultado mais aceitável. O gerente do projeto deverá esforçar-se para obter uma resolução o mais rápido possível, para que o projeto possa seguir em frente. Se uma Incidência problemática torna-se política, o gerente do projeto normalmente necessita do apoio do patrocinador e das partes interessadas para ajudar na resolução.

Identificar as Soluções Juntamente com as Incidências Problemáticas (4.2.P7)

As Incidências problemáticas podem ser levantadas pelos membros da equipe, pelos clientes ou por quaisquer partes interessadas do projeto. É uma boa prática encorajar as pessoas a ajudar na identificação das soluções juntamente com as incidências problemáticas. Assim, quando um membro da equipe identificar uma incidência problemática em potencial, peça a ele que traga também uma ou mais soluções possíveis. Esse processo ajudará a estabelecer responsabilidade entre os membros da equipe, mas também ajudará a determinar possíveis cursos de ação. Na verdade, se uma ou mais soluções for viável, o problema poderá ser resolvido com a ajuda do gerente do projeto e nunca chegar ao nível de uma incidência problemática.

Envolva Cedo o Cliente no Processo de Gerenciamento das Incidências Problemáticas (4.2.P8)

O gerenciamento das incidências problemáticas tende a fluir melhor quando toda a equipe do projeto é envolvida no processo desde o início, isso faz com que a equipe se sinta mais a vontade. Se as incidências problemáticas surgirem cedo no projeto, certifique-se de seguir o processo de gerenciamento das incidências problemáticas e conseguir o envolvimento do cliente na solução. As incidências problemáticas tornam-se mais urgentes na medida em que se aproxima o prazo final do projeto. Não deixe que essas sejam as primeiras incidências problemáticas em que o cliente se envolva. Envolver o cliente cedo no gerenciamento das incidências problemáticas, fará com que ele veja as incidências problemáticas somente como obstáculos temporários que devem ser superados. Se você não envolver os clientes desde cedo no processo de gerenciamento das incidências problemáticas, quando você realmente precisar deles, eles poderão mais atrapalhar que ajudar, porque eles não estarão familiarizados com os processos de gerenciamento das incidências problemáticas.

Fracione as Incidências Problemáticas Grandes, em Sub-Incidências (4.2.P9)

Se uma incidência problemática grande parecer difícil demais para ser resolvida de forma tempestiva, fracione-a em sub-incidências lógicas. Em muitos casos, a solução de uma sub-incidência irá direcionar a solução do restante da incidência problemática. Se isso não acontecer, ao menos fará com que as pessoas entendam os componentes da incidência problemática de forma que possam ser enfrentadas e resolvidas individualmente.

Investigue as causas comuns das Incidências Problemáticas múltiplas que surgem em curto prazo (4.2.P10)

Em muitos casos, as incidências problemáticas surgem de duas em duas ou aparecem várias em um curto período de tempo. Primeiro verifique se elas são relacionadas. Se for o caso, tente resolver a incidência problemática que mais se parecer com a causa da raiz. A resolução desta poderá substancialmente resolver as outras. Se as incidências problemáticas forem independentes, tente resolver primeiro a que tiver maior impacto negativo no projeto.

Certifique-se de que a sua Equipe Cumprirá com os seus Prazos Fixos– Mesmo Quando o Cliente Não Cumprir com os Dele (4.2.P11)

Muitos gerentes de projeto enfrentam as situações onde são solicitados para cumprir com os prazos fixos, com pouca ou nenhuma, margem para o deslizamento. Gerenciar dentro desta situação é muito difícil, mas é mais difícil ainda quando os clientes não cumprem com seus compromissos. Por exemplo, eles poderão não estar disponíveis quando você os necessitar ou poderão não aprovar as entregas importantes nas datas concordadas. Isso poderá conduzir o projeto a atrasos adicionais.

Em uma perspectiva de gerenciamento de projetos, há uma boa solução para este problema, mas isso não significa que você não terá que se esforçar para realizar esta solução. A chave para melhorar as suas vantagens é utilizar pró-ativamente o gerenciamento de riscos, incidências problemáticas, escopo, e uma comunicação pró-ativa.

• Gerenciar os prazos do cliente como um risco. Identificar a responsividade do cliente como um risco, permite que você comunique o problema e mantenha o foco neste risco durante todo o projeto. Permite também que você identifique as atividades adicionais que lhe ajudarão a gerenciar este risco.

• Gerenciar a comunicação e as expectativas. A comunicação pró-ativa lhe ajudará a assegurar de que seus clientes compreendem o que deles se espera e as conseqüências na falta do cumprimento com seus prazos.

• Gerenciar os prazos não obtidos como uma Incidência Problemática. Se o cliente não cumprir com as suas datas apesar de seus planos de gerenciamento de riscos, a seguir você terá uma incidência problemática que necessitará ser resolvida. O gerenciamento das incidências problemáticas (identificação e resolução do problema) necessitará ser executado. Você não tem autoridade direta sobre os clientes. Obtenha as responsabilidades finais de sua gerência e dos gerentes para lhe ajudar a resolver os problemas.

Embora isso aparenta que você está sendo o responsável final pelo comportamento do cliente que não está dentro de seu controle, você tem o controle sobre os processos que você está usando para gerenciar o projeto. Gerencie pró-ativamente os riscos, as incidências problemáticas, e o escopo e utilize o seu gerente e o seu patrocinador para tentar obter que todas as pessoas estejam focalizadas em satisfazer os prazos finais.