• Algumas despesas podem estar incluídas no orçamento e programadas para mais tarde no projeto. Se você efetuar um pagamento referente a uma compra significante que foi programada para ser paga somente no mês seguinte, então, você não deve se surpreender ao ver que tecnicamente o projeto estourou o orçamento. Este tipo de situação será nivelado no futuro.

• O projeto aparenta estar acima do orçamento, mas poderá não estar se ele também estiver adiantado no cronograma. Se o seu projeto estiver dentro do cronograma, mas acima do orçamento, poderá haver problema. Entretanto, poderá não haver problema se o seu projeto estiver acima do orçamento e ao mesmo tempo adiantado no cronograma. Por exemplo, você poderá ter efetuado alguns pagamentos referentes a horas extras com o objetivo de adiantar-se no cronograma. Neste caso, o orçamento estimado para a conclusão do projeto deverá mostrar que o projeto terminará dentro do orçamento estabelecido originalmente.

Os cenários seguintes ilustram algumas situações relacionadas ao estouro de orçamento onde um projeto realmente está em risco. Se o seu projeto estiver tendendo a estourar o orçamento devido a alguma destas situações, ações corretivas deverão ser requeridas.

• O projeto poderá estar com tendência a estourar o orçamento, porque algumas das atividades consumiram mais esforço de que o estimado. Isto poderá acontecer devido a horas extras investidas em trabalhos que não foram programados ou devido à atribuição de recursos adicionais que não foram incluídos na estimativa original. Neste caso, se a tendência continuar, o orçamento do projeto poderá estar em risco. Esta situação deve ser classificada como um risco, e um plano de mitigação de risco deverá ser desenvolvido.

• As estimativas podem estar erradas, porque você subestimou os custos relacionados à mão-de-obra. Se você tiver uma reserva para contingência, você poderá utilizá-la para compensar os erros de estimativas. Se você não tiver uma reserva para contingência, você necessitará executar  pro-ativamente ações corretivas.

• As atividades ou as despesas imperativas do projeto foram esquecidas quando as estimativas originais foram formuladas. Se um trabalho ou uma despesa for requerida, mas o mesmo não foi incluído no processo de estimação, você não poderá invocar o processo de gerenciamento de mudança do escopo. Neste caso, o problema deverá ser classificado e gerenciado como um risco, a menos que haja fatores que poderão permitir a recuperação da despesa adicional através de economias em alguma outra área.

• Algumas atividades que estão fora do documento “Termo de abertura do projeto” aprovado ou que estão fora do documento “Requisitos do Negócio” poderão ter sido executadas. Em muitos casos, a equipe do projeto, excuta trabalhos solicitados pelos futuros usuários das entregas do projeto. Mas, os trabalhos não foram aprovados através do processo de gerenciamento de mudança do escopo. Neste caso, os novos trabalhos devem ser suspensos até que o processo de gerenciamento de mudança do escopo possa ser invocado. Mesmo se a situação de estourar o orçamento puder ser recuperada através da realização de economias em outras áreas, as solicitações para fazer mudanças do escopo não devem ser executadas sem uma aprovação. Junto com esta aprovação, deve ser ajustado e aprovado o cronograma e o orçamento para refletir os custos e as horas adicionais.