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TenStep PGP®
(V7.0) |
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Planejamento |
Gerenciamento |
1.1.2
Definir
o Projeto / Processo / Projetos Médios
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Visão Geral (1.1.2.P1)
Considerando a diferença de opinião sobre como classificar
pequenos projetos, não deverá haver contraversão em trabalhos de
esforço médio – o trabalho deverá ser definitivamente definido e
gerenciado como um projeto. Você deverá tentar manter a
filosofia básica da escalabilidade (scalability) do processo.
Portanto, embora o trabalho seja definido como um projeto, a
definição do processo não é tão abrangente como nos projetos
grandes.
É necessário que o projeto seja definido claramente, mas a
entrega resultante não precisa ser tão longa e/ou detalhada como
uma definição formal de projeto (Termo
de abertura do projeto).
Para um projeto de tamanho médio, utilize o documento de
Termo
de abertura
abreviada
do projeto. |
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Passo |
Papel e
Responsabilidade |
Processo |
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1 |
Gerente do
Projeto |
Busque toda a informação que poderá ser aplicada para este
projeto
Busque toda a informação que poderá ser aplicada para este
projeto. Isso inclui qualquer entrega
prévia do projeto, tal como: memorandos, e-mails, etc. Em
muitos casos, antes de começar o projeto, o cliente deve
realizar uma análise (de alto -
nível) do custo / beneficio ou estabelecer uma proposta sobre o
valor do projeto, embora isso possa não ser obrigatório para os
projetos médios. Toda esta informação deve ser coletada como
ponto de partida para compreender e entender o trabalho que será
feito. |
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2 |
Gerente e
Patrocinador
do Projeto |
Determine o processo de aprovação
Trabalhe com seu
Gerente e com o Patrocinador do Projeto para saber qual será o
processo de aprovação mais adequado. Por exemplo, o Patrocinador
do Projeto deverá aprovar o
Termo de abertura
abreviada
do projeto
antes dos outros
envolvidos? , ou melhor, ele terá a
última palavra na aprovação final? Determine quem realmente
deverá aprovar o documento, assim como quem
deverá receber somente uma cópia final. |
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3 |
Gerente do
Projeto e
Partes interessadas chaves |
-
Reúna-se
com as partes interessadas chaves para definir o trabalho do
projeto
Reúna-se
com os envolvidos e responsáveis apropriados (Gerentes,
clientes, membros da equipe, partes interessadas) e tente
entender suas opiniões sobre o trabalho do projeto
solicitado. Certifique-se de que você
está familiarizado com a informação requerida para
elaborar um
Termo de abertura
abreviada
do projeto,
de modo que você possa obter uma compreensão profunda do
máximo de informações possíveis.
-
Visão Geral do Projeto. Descrever o histórico e
o contexto do projeto a ser realizado.
-
Escopo do Projeto. Definir claramente as
fronteiras lógicas de seu projeto, ou seja, definir o
que está dentro das fronteiras do projeto e o que está
fora. Para maiores detalhes veja
1.1.2.1 Definir o Escopo.
O escopo pode ser definido de várias maneiras, mas o
foco para projetos os médios deve estar nas entregas.
-
Estimativas do Projeto - Esforço.
Estimar o
esforço requerido. Fornecer informações de como a estimativa foi
preparada, as Premissas feitas, etc. Para maiores informações,
veja 2.1.1 Construir o
Cronograma /
Processo / Estimativa
 .
-
Estimativas do Projeto - Duração. Uma vez que você
já sabe a data de início e as horas de esforço, você poderá
estimar o período de duração para completar o projeto. A
partir do momento que você já sabe a data inicial, você
poderá estimar e definir a data final. Para maiores informações,
veja
2.1.1 Construir o Cronograma /
Processo / Estimativa
.
-
Estimativas
do Projeto - Custos. Estimar o custo do trabalho
baseado nas horas de esforço. Adicione qualquer despesa que
não seja de mão-de-obra, como hardware, software,
treinamento, viagem, etc. Para maiores informações, veja
2.1.1 Construir o Cronograma /
Processo / Estimativa
.
-
Premissas. Premissas
são eventos externos que deverão ocorrer para que o projeto
tenha sucesso. Se parecer mais que provável que alguns
eventos irão ocorrer, então eles devem ser listados como
Premissas. As premissas podem ser identificadas através da
experiência, do conhecimento dos tipos de atividades ou dos
eventos que provavelmente ocorrerão na sua organização como,
sessões de chuva de idéias com os clientes, partes
interessadas e membros da equipe, e analisando itens que
serão identificados como de baixo risco no processo de
gerenciamento dos riscos. Para maiores informações, veja a
seção
7.1.3 Gerenciando os Riscos / Premissas e Riscos
.
-
Riscos.
Riscos são eventos externos futuros que poderão causar
problemas para o projeto se os mesmos ocorrerem. Se existir
uma boa probabilidade de que algum desses eventos venha a
ocorrer, eles poderão ser identificados como riscos.
Para maiores informações,
veja 7.1 Gerenciando os Riscos / Processo.
Template:
Termo de
abertura abreviada do projeto |
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4 |
Gerente do
Projeto |
Elabore seu
primeiro rascunho
Elabore seu
primeiro rascunho do
Termo de abertura abreviada do
projeto. Documente todas as
informações alavancadas até o momento.
Escreva o conteúdo
considerando o leitor e não o gerente do projeto. Em outras
palavras, escreva em termos compreensivos para o cliente e não
para os especialistas.
Crie um rascunho do
Cronograma inicial utilizando toda informação disponível
no momento. A informação descrita no cronograma inicial é
utilizada como entrada no Termo de abertura abreviada do
projeto, e a informação contida nesta definição é utilizada
para ajudar a construir o cronograma real do projeto. Para
maiores informações sobre como criar um cronograma e orçamento,
veja a seção
2.0 Construir o Cronograma e o
Orçamento. |
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5 |
Gerente do
Projeto |
Documente o
Plano de Gerenciamento do Projeto para este projeto
O plano de
Gerenciamento do Projeto é o documento que consolida todos os
planos e procedimentos usados pelo gerente do projeto. Em um
projeto de tamanho médio você provavelmente não irá criar todos
os planos auxiliares, tais como; o Plano de Gerenciamento de
Aquisições, o Plano de Gerenciamento da comunicação, etc. Você
provavelmente irá apenas definir os procedimentos táticos de
gerenciamento do projeto.
É importante
documentá-los no início e obter o
compromisso da gerência, clientes e de outros envolvidos e
responsáveis. Por exemplo, é muito mais fácil resolver um pedido
de troca de escopo mediante um procedimento previamente aprovado
que “inventar” o procedimento e resolver a troca de escopo ao
mesmo tempo. Estes
procedimentos não necessitam ser muito elaborados. Se você tiver
um plano de gerenciamento do projeto que foi criado
anteriormente em um projeto similar, ou se sua a organização já
tiver um grupo de procedimentos definidos e padronizados,
use-os. |
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6 |
Gerente do
Projeto |
(Opcional)
Circule o rascunho do Termo de abertura abreviada do projeto e
do Plano de Gerenciamento do Projeto
Circule o rascunho
do Termo de abertura abreviada do projeto e do Plano
de Gerenciamento do Projeto, a fim de arrecadar o feedback e
começar a criar o consenso para sua posterior aprovação. O
rascunho pode ser enviado a um grupo reduzido de pessoas
interessadas. O Cronograma normalmente não necessita ser
circulado, a menos que alguém o solicite em forma particular. |
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7 |
Gerente do
Projeto |
(Opcional)
Atualize os
documentos para incorporar as informações obtidas através do
feedback
Atualize os
documentos para incorporar as informações obtidas através do
feedback. Nem todas as informações serão validas. O gerente e o
patrocinador do projeto deverão determinar quais informações são
validas, apropriadas e adicionar mais clarificação para os
leitores. |
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8 |
Gerente do
Projeto |
Enviar os documentos para aprovação
Inicie o processo
de aprovação segundo o que foi definido nos
pontos
anteriores. (Veja a
Seção de Técnicas
para obter informações sobre como circular o documento e as opções para
obter aprovação) |
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9 |
Gerente do
Projeto |
Circule cópias
dos documentos aprovados
Ao terminar o
processo de aprovação, circule cópias dos documentos aprovados
como o Termo de abertura abreviada do projeto e
do Plano de Gerenciamento do Projeto a todas as
pessoas interessadas,
incluindo os membros da equipe do projeto. |
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10 |
Todos |
Executar e
Gerenciar o
Trabalho
O Projeto agora
está pronto para começar oficialmente.
Deverá seguir um típico ciclo de vida baseado nas características do
projeto.
Para
maiores
informações sobre os processos associados ao Ciclo
de Vida
de um Projeto, veja a
metodologia
LifecycleStep™.
Para
maiores
informações sobre os processos associados ao gerenciamento do
trabalho, veja a
seção 3.1.2 Gerenciando o Cronograma
e o Orçamento / Processo / Projetos Médios. |
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