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TenStep PGP®
(V7.0) |
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Planejamento |
Gerenciamento |
1.1.1 Definir
o Projeto
/ Processo / Projetos Pequenos
Visão Geral
(1.1.1.P1)
A fase de definição
de projetos pequenos cobre muitos tipos de trabalhos. Em muitas
empresas, os projetos pequenos não são vistos ou gerenciados como
projetos. Muitas empresas chamam estes trabalhos de “melhoramentos” ou
de requisições de trabalhos extras. Na metodologia
TenStep Processo
de Gerenciamento de Projetos®,
estes trabalhos são considerados projetos, porque estes se enquadram nos
critérios de definição de um projeto. Este trabalho é único, têm datas
de começo, datas de término, resultados esperados (entregas), e etc. Uma
questão importante para os projetos pequenos é que os trabalhos a serem
realizados também são pequenos.
Em muitas empresas, este
tipo de esforço
pequeno
do trabalho é
executado nos departamentos de suporte ou de operação.
Além
disso, muitos destes esforços pequenos do trabalho são atribuídos ao
grupo de suporte, porque esse tipo de esforço pequeno do trabalho se
origina através de algum tipo de problema ou de alguma atualização de um
processo de produção. Às vezes esse tipo de trabalho é crítico e deve
ser executado imediatamente. Outras vezes o trabalho pode ser para
resolver uma pequena falha que pode ser resolvida mais tarde ou a
solicitação para executar uma atualização de uma funcionalidade de um
sistema.
É difícil decidir se um
trabalho pequeno deverá ser gerenciado como suporte de uma requisição de
serviço ou como um projeto pequeno. A distinção usada pela metodologia
TenStep é para quando existe uma certa descrição de quando o trabalho
será completado. Se surgir um problema que requer uma solução rápida,
então isso é uma função de suporte da empresa. O trabalho é considerado
de suporte porque este problema é reativo e relacionado diretamente a um
problema de produção. Entretanto, se surgir um problema e o mesmo puder
ser priorizado e realizado no futuro, então este já é considerado um
projeto pequeno.
Em geral, os projetos
pequenos podem ser classificados pelas seguintes características:
-
Horas exatas de empenho
que significam claramente um projeto, mas tem curta duração e um
número pequenos de horas de empenho.
-
Melhoramentos em
processos de produção e sistemas já existentes.
-
Os Bugs e erros que são
problemáticos nos processos de produção , mas podem ser agendados
para serem solucionados no futuro.
-
Pequenos melhoramentos
de processos.
-
Trabalhos
de descobrimento ou investigação que eventualmente irão virar
Requisições de Serviço ou até mesmo projetos.
-
Mudanças em processos
de produção que são o resultado de requerimentos legais, de
impostos, ou de requerimentos de auditoria. Estes requerimentos
podem não ser considerados melhoramentos, pois estes não fornecessem
nenhum valor adicional ao negócio, mas ainda são considerados
projetos pequenos.
Se o trabalho for
classificado como um projeto pequeno e discreto, isso não retira seu
aspecto crítico, ou o valor do requerimento. Isso apenas quer dizer que
existe uma descrição de quando este trabalho deverá ser completado. Por
exemplo, se um requerimento de serviço for importante o suficiente,
então o mesmo terá prioridade para começar o mais cedo possível.
Entretanto, uma requisição atrasada e urgente poderá colocar outras
requisições na espera para serem começadas o quanto antes. A natureza
dos trabalhos discretos é que eles podem sofrer decisões de priorização
de trabalhos e de suas datas de começo. Isso fica em contraste com os
trabalhos de suporte. Se um processo de produção for interrompido, ou se
o mesmo estiver produzindo produtos defeituosos, então este problema
precisa ser resolvidos na hora, e não poderá ser interrompido pelo
requerimento de um projeto discreto e pequeno.
Em geral, todo o trabalho
discreto pode ser documentado, avaliado e priorizado através de um
processo de requisição de serviço. (projetos pequenos).
Processo de Requisição de Serviço
(1.1.1.P2)
Geralmente, em um projeto
pequeno, o esforço associado formalmente para definir o trabalho e as
tarefas, é mínimo. O resultado dessa curta definição é um documento
formal chamado de "Requisição de Serviço". Normalmente esse documento
ocupa apenas uma ou duas páginas.
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O processo de definição do trabalho para projetos
pequenos é bem curto e diferente do processo de
definição para projetos médios e grandes. Também, o
processo para designar os trabalhos é diferente. Quando
a definição do trabalho para um projeto grande é
completada, os trabalhos estão prontos para serem
iniciados. Entretanto, para pequenos trabalhos poderá
haver muito mais Requisições de Serviços do que você
possa executar. O ideal é que um processo seja
estabelecido de modo que as Requisições de Serviços
sejam coletadas e designadas aos membros da sua equipe,
baseando-se nas prioridades do cliente. Se você já sabe
que haverá muitas Requisições de Serviços, é importante
nessa hora, criar um mecanismo para gerenciá-las e
certificar-se que as Requisições de Serviços com
prioridade alta serão trabalhadas primeiro. |
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O
seguinte processo poderá ser utilizado para gerenciar as Requisições
de Serviço.
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Passo |
Papel e
Responsabilidade |
Processo |
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1 |
Cliente |
Submete a
Requisição
O cliente, com
a ajuda do Gerente do Projeto (se necessário), completa o
documento de Requisição de Serviço. Mesmo que o trabalho
seja pequeno, a Requisição de Serviço serve como um
documento formal, que descreve o trabalho a ser feito e
contém a aprovação apropriada do cliente. Uma Requisição de
Serviço normalmente contém o trabalho requerido, a
prioridade do mesmo e o valor desta atividade para o negócio
do cliente.
Template
(formulário):
Requisições do
Serviço |
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2 |
Gerente do
Projeto |
Revisa e
Esclarece
O Gerente do
Projeto (ou talvez o gerente ou o supervisor de suporte)
revisa a Requisição de Serviço para garantir que o trabalho
em questão foi entendido. O Gerente do Projeto faz perguntas
ao cliente, se necessário, com a intenção de clarificar o
que está sendo requerido. O Gerente do Projeto também
precisa entender a importância da Requisição e se há algum
trabalho pré-requisitado que precisa ser completado
primeiro. |
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3 |
Gerente do
Projeto |
Preparar uma estimativa
em um nível elevado
-
Se o
Gerente do Projeto entende o trabalho a ser feito e
possui o nível técnico apropriado, o mesmo fornece uma
estimativa em um nível elevado em termos de horas de
esforço e de duração para atender a Requisição. Esta
informação deve constar na Requisição de Serviço. É
possível que quando o cliente ver estas estimativas,
mude de idéia em relação à prioridade da requisição. Por
exemplo, se o esforço estimado for muito maior do que
ele imaginou, então a prioridade poderá ser diminuída.
Se a estimativa for muito menor do que o cliente
imaginou, ele poderá aumentar a prioridade com a
finalidade de realizar o trabalho mais cedo.
-
Se o
Gerente de Projeto não puder estimar o esforço
necessário para realizar o trabalho associado a
requisição, o mesmo designa esta tarefa a um membro da
equipe. Se nenhum membro da equipe tiver tempo ou
habilidade para criar as estimativas, então o processo
de estimação deverá ser posto na Lista de Espera (Inglês
- Backlog) (Para melhores detalhes sobre uma Lista de
Espera, veja o passo 4). O cliente deve decidir se o
esforço requerido para coletar a informação necessária
para fornece uma estimativa é mais importante do que as
requisições que estão sendo executadas. Caso sim, o
Gerente do Projeto e o cliente devem decidir qual das
requisições em andamento deve ser interrompida e
colocada na lista de Espera. Então, um membro da equipe
fica liberado e se dedica inteiramente em fornecer esta
estimativa.
Obs.
Essa estimativa
em um nível elevado
é somente para priorização. Quando o trabalho
for programado e
designado, uma estimativa mais precisa poderá ser
preparada, se necessário. |
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4 |
Gerente do
Projeto |
A
Requisição de Serviço é designada ou colocada na Lista de
Espera
O Gerente do
Projeto, juntamente com o cliente, avalia a Requisição de
Serviço versos os trabalhos que já foram designados e os que
se encontram na Lista de Espera. Avaliam também a capacidade
e as habilidades disponíveis na equipe para determinar se o
trabalho relacionado a Requisição poderá ser iniciado
imediatamente. Se os recursos necessários não estiverem
disponíveis, ou se o trabalho for de prioridade baixa em
relação às outras Requisições, então esta nova Requisição é
arquivada na Lista de Espera. A Lista de Espera contém todas
as Requisições de Serviços que ainda não foram programados
ou designados.
O cliente
deverá decidir se o esforço requerido para executar a nova
requisição é mais importante do que as requisições que estão
sendo executadas. Caso sim, o Gerente do Projeto e o cliente
deverão decidir qual das requisições em andamento deverá ser
interrompida e colocada na lista de Espera. Então o membro
da equipe que for liberado se dedica inteiramente para
trabalhar na nova Requisição. |
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5 |
Gerente do
Projeto e o Cliente |
Revisam
Periodicamente o Trabalho Associado a Lista de Espera
O Gerente do
Projeto e o cliente devem revisar periodicamente a Lista de
Espera (semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente).
Durante esta revisão, as Requisições da Lista de Espera
devem ser re-priorizadas baseadas nas novas Requisições de
Serviços, nas Requisições de Serviços concluídos e na
situação atual. Quando os recursos forem disponibilizados,
as Requisições de Serviços com prioridade alta poderão ser
iniciadas. Se uma Requisição de Serviço da Lista de Espera
for mais urgente do que o trabalho associado a uma outra
Requisição em progresso, então o trabalho previamente
designado volta a Lista de Espera, ou é usado como filtro
enquanto a nova Requisição é iniciada. |
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6 |
Membro da
equipe |
Revalidar a
informação inicial
Quando a
Requisição for designada, o membro da equipe responsável
pelo trabalho deverá validar se a informação e a estimativa
da Requisição de Serviço está correta. Se a informação ou a
estimativa não estiver correta, a nova informação ou
estimativa deverá ser documentada e discutida imediatamente
com o Gerente e com o cliente do
projeto
para ver se as
mesmas terão um impacto na prioridade. Por exemplo, o
cliente poderá desejar continuar se a nova estimativa for de
quarenta horas, entretanto, se a nova estimativa for de
aproximadamente oitenta horas, o cliente poderá decidir não
realizar esta requisição no momento. Poderá existir outras
Requisições que são mais importantes e requerem menos tempo
para serem completadas.
Para
maiores
informações sobre o processo de construção de um cronograma e o
orçamento veja a
seção
2.1
Construir o Cronograma e o Orçamento / Processo / Projetos Pequenos.
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7 |
Todos |
Executam e Gerenciam o
Trabalho
Quando a
Requisição de Serviço for reavaliada pelo membro da equipe e
aprovada pelo cliente para prosseguir, o membro da equipe
inicia o trabalho baseando-se nos processos estabelecidos
para este tipo de trabalho.
Para maiores
informações sobre os processos associados ao Ciclo de Vida
de um Projeto,
veja a
metodologia
LifecycleStep™.
Para
maiores
informações sobre os processos associados ao gerenciamento do
trabalho, veja a
seção 3.1.1 Gerenciando o Cronograma
e o Orçamento / Processo / Projetos Pequenos. |
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