Se surgir um problema que o gerente do projeto e a sua equipe possam resolver, então isso é apenas uma, de muitas chamas que irão aparecer e serão resolvidas durante uma semana normal de trabalho. Entretanto, uma “Incidência Problemática” surge se o problema impedirá o progresso do projeto e se for necessário ajuda externa para resolve-lo. Este tipo de problema necessita ter um processo estabelecido no início do projeto para assegurar que as pessoas apropriadas sejam informadas, e que o problema possa ser resolvido de maneira mais rápido possível. (É muito difícil tentar estabelecer este processo somente após o surgimento do problema!)

O gerenciamento das Incidências Problemáticas é um dos processos mais fundamentais no gerenciamento de projetos, e também é uma das habilidades que todos os gerentes de projetos deveriam ser mestres. Na maioria dos projetos, de qualquer tamanho, sempre existe incidências problemáticas para gerenciar. Estas não podem ser ignoradas ou transferidas para mais tarde. As incidências problemáticas necessitam ser resolvidas de forma rápida e efetiva.