Visão
Geral
(3.0.P1)
Se você seguiu os passos
1.0 e
2.0,
você
Definiu as Tarefas
e construiu o
Plano de Trabalho do projeto (Workplan) e o
Orçamento. No entanto, agora você precisa
gerenciar o Plano de Trabalho (Workplan) e o Orçamento e assegurar-se de
que ele representa a situação (status) atual do projeto. Tão importante
quanto isso, o plano de trabalho (Workplan) e o Orçamento deve sempre
fornecer uma boa representação dos trabalhos e do orçamento
remanescente.
É
difícil ter êxito como gerente de projetos sem ter a mentalidade de
sempre deixar o plano de trabalho (Workplan) do projeto atualizado.
Devemos lembrar que o plano de trabalho (Workplan) é apenas um
deliverable. Ele descreve o trabalho que precisa ser realizado, a
seqüência dos trabalhos, quanto de esforço será necessário, quem será
responsável, etc. Entretanto, todos estes trabalhos representam somente
a sua maneira de pensar (grau de intuição) e como serão completados os
trabalhos restantes em um ponto particular do projeto.
|
 |
Quanto mais complexo o projeto for, mais mudanças irão
ocorrer no plano de trabalho (workplan) ao logo do tempo.
Por isso, gerenciar o plano de trabalho (Workplan) é uma
habilidade muito importante no gerenciamento de Projetos. O
gerente de projetos deve reavaliar o plano de trabalho (Workplan)
constantemente (digamos semanalmente) e determinar o
situação (Status) atual do projeto. Baseados então no
situação (Status) atual do projeto, e no seu entendimento
atual dos trabalhos remanescentes, você necessita ajustar ou
re-planejar o plano de trabalho (Workplan) de modo que
permita que o trabalho seja completado dentro do prazo e do
orçamento original. |
Em
quase todos os projetos, o plano de trabalho (Workplan) necessita ser
revisado semanalmente. Durante a revisão, o gerente do projeto atualiza
o plano de trabalho (Workplan) com o situação (Status) atual dos
trabalhos que foram completados e os que estão em progresso. O trabalho
remanescente, deve ser avaliado para se certificar que o projeto será
completado dentro dos custos, esforço, e do prazo previamente estimado.
Se tudo isto acontecer como o acordado, você estará uma boa posição. Se
não, você deverá implementar um plano de ações corretivas.
Entre
todas as habilidades requeridas para gerenciar projetos, o gerenciamento
do plano de trabalho (Workplan) é o mais fundamental. Dependendo das
dinâmicas do seu projeto, o gerente do projeto, vai se encontrar
constantemente em posições de utilizar a sua experiência e criatividade
para que o projeto seja completado dentro das expectativas. Em uma
semana, o seu projeto pode estar na trilha, porém, na próxima semana
você pode ter tarefas atrasadas e incidências problemáticas que brotaram
ao longo do caminho. Se uma atividade do caminho crítico está uma semana
atrasada, o gerente de projetos não pode simplesmente fazer corpo mole e
deixar com que o projeto atrase uma semana. Sendo assim, os gerentes de
projetos precisam reavaliar os recursos e as opções disponíveis para
colocar o projeto de volta a trilha. Se você for bom nisso, gerenciar o
plano de trabalho (Workplan) pode ser um dos aspectos mais desafiadores
e recompensadores da disciplina de gerenciamento de projetos. Se o
detalhamento dos trabalhos requeridos não lhe agrada, é bem provável que
você terá dificuldade para obter êxito em seus projetos.
Integração dos
processos do projeto e de gerenciamento de projetos
(3.0.P2)
No passo 1 -
Definir Tarefas,
você não somente define as características do projeto, você também
define os seus procedimentos de gerenciamento de projetos para gerenciar
o projeto. Isto inclui os processos para o gerenciamento do escopo,
gerenciamento dos riscos, gerenciamento da comunicação, gerenciamento da
qualidade, etc. Uma vez que o projeto está andamento, todos os processos
de gerenciamento de projetos são integrados nesta etapa. A integração
ocorre aqui devido a uma filosofia do processo de gerenciamento de
projetos TenStep - "O que está no plano de trabalho (workplan) será
realizado!". Ou seja, todo o trabalho do projeto deve estar no plano
de trabalho (workplan) , e se uma atividade não estiver no plano de
trabalho (workplan) , a mesma ela não deverá ser trabalhada.
O plano de trabalho
(workplan) é o ponto focal para gerenciar o projeto, e todos os
processos de gerenciamento de projetos são integrados ao plano de
trabalho (workplan). Você deve incluir no seu plano de trabalho
(workplan) todas as atividades e o tempo associado com as atividades
da comunicação, do gerenciamento do escopo, com as atualizações das
atividades do plano de trabalho (workplan) e todas as outras
atividades relacionadas ao gerenciamento de projetos. O trabalho da
integração ocorre quando os processos do ciclo de vida do projeto e
os processos de gerenciamento de projetos se conectam. Considere os
seguintes exemplos:
-
Uma requisição
grande de mudança do escopo foi aprovada para ser incluída no
projeto e resultará em custos e esforços adicionais. Esta é
uma integração típica de gerenciamento de projetos e do trabalho
do ciclo de vida do projeto. O impacto será refletido na
atualização do plano de trabalho (workplan) e do orçamento.
-
Você identifica
os riscos e cria um plano de gerenciamento dos riscos para
gerenciar os riscos. Você comunica o plano resultante de
gerenciamento dos riscos para todas as partes interessadas (Stakeholders)
para obter um feedback. Esta é uma integração do gerenciamento
dos riscos e do gerenciamento da comunicação. Assim como todos
estes trabalhos necessitam de tempo e esforço, as atividades
associadas a estes tipos trabalhos deverão estar incluídas no
plano de trabalho (workplan), que foi criado no posso 2.0. A
integração ocorre neste passo (3.0 Gerenciando o Plano de
Trabalho (Workplan)).
-
Você tem um
problema com a qualidade inadequada. O processo do
gerenciamento de incidências problemáticas é invocado e todas as
atividades apropriadas são adicionadas ao plano de trabalho (workplan).
Para resolver o problema, você decide-se a coletar métricas
adicionais e as atividades associadas a coleta das métricas são
adicionadas ao plano de trabalho (workplan). A análise das
métricas resulta nas mudanças de seus processos do trabalho e em
atividades adicionais sobre o controle de qualidade. Você
necessitará comunicar-se com todas as partes interessadas (Stakeholders)
para gerenciar as expectativas. Todo este trabalho será
refletido em seu plano de trabalho (workplan) e o orçamento.
Todo o trabalho do
projeto deve ser refletido no plano de trabalho (workplan) e no
orçamento. Conseqüentemente, este passo é o lugar onde o projeto é
controlado e gerenciado, e é o lugar onde todas as atividades do
ciclo de vida do projeto e do gerenciamento de projetos são
planejados, executados, mantidos e integrados.
Inicio Formal e Encerramento do Projeto
(3.0.P3)
O plano de trabalho (Workplan)
do projeto é
o ponto central da coordenação para gerenciar e controlar o projeto.
Depois que o projeto foi definido e planejado, a execução do
projeto poderá começar e os deliverables do mesmo poderão ser criados.
Este trabalho é chamado também de "ciclo de vida do projeto". O ciclo
de vida do projeto é cercado por dois eventos - uma reunião formal
para iniciar o projeto oficialmente e um grupo de atividades de
encerramento para terminar
oficialmente o projeto. Para maiores detalhes, veja as seções
3.1.1 Inicio Formal do Projeto
e
3.1.2 Encerramento do Projeto.
