(Este conteúdo suplementar faz parte da metodologia TenStep Processo de Gerenciamento de Projetos®)

Aprovações do Projeto (1.2.P6)

Uma vez que o projeto esteja definido, o gerente de projeto deve procurar a aprovação formal do patrocinador e dos grupos interessados de gerenciamento. Há muitas maneiras de obter a aprovação formal do projeto. Como a maioria das outras atividades no TenStep Processo de Gerenciamento de Projetos®, um pouquinho de planejamento, é a chave. Para projetos pequenos, uma assinatura do cliente principal ou do patrocinador do projeto provavelmente será suficiente para demonstrar a aprovação do trabalho a ser iniciado.  Esta aprovação poderá ser também através de confirmação por e-mail. Porém não deve ser verbal.

Para projetos maiores, pergunte ao seu gerente e ao patrocinador do projeto quem deve dar a aprovação explícita da definição do projeto, quem deve dar a aprovação implícita e quem necessita de uma cópia somente para finalidades informativas. Em geral, utilize a seguinte abordagem como seu ponto de partida.

• Patrocinador do projeto e stakeholders chave.  Obtenha uma aprovação explícita. Esta aprovação pode ser uma assinatura formal em uma cópia em papel da definição do projeto. Poderia ser também um e-mail que indique especificamente a aprovação. Você pode também ter algum tipo de aprovação formal do fluxo de trabalho. A chave é que a aprovação é explícita e que você guarde algum registro da mesma.

• Outros stakeholders de gerenciamento. Obtenha uma aprovação implícita. Implícita significa que você supõe que eles aprovam a definição do projeto, exceto se eles a devolverem para você. Primeiramente você enviaria uma cópia “soft” (eletrônico) ou “hard” (papel) da definição do projeto. Deixe-os saber que você gostaria que eles avaliassem o material e fornecessem o “feedback”, especialmente se eles tiverem perguntas ou algumas preocupações. Dê-lhes uma data para resposta, e deixe-os saber que se você não tiver retorno deles até esta data, você irá supor que estão concedendo sua aprovação. Se devolverem com preocupações, resolva-as ou leve-as ao patrocinador do projeto para uma resolução.

• Outras partes interessadas. Envie uma cópia da definição do projeto e deixe saber que é somente para informação. Você deve estar disponível para discutir qualquer conteúdo, de modo que possam melhor compreender o material, mas não para sua aprovação.