(Este conteúdo suplementar faz parte da metodologia TenStep Processo de
Gerenciamento de Projetos®)
Visão Geral
(1.2.4.P1)
A maneira
como uma equipe de projeto é organizada, está relacionada
diretamente com a maneira que uma organização é estruturada. Há
três estruturas principais de organização para manejar o
trabalho e as pessoas.
Organização Funcional
(1.2.4.P2)
Em uma organização funcional, uma equipe
de projeto é composta por pessoas do mesmo departamento. Todos
os recursos necessários para a equipe do projeto vêm da
organização funcional. Por exemplo, se o projeto for relacionado
à função de finanças, os recursos do projeto virão do
departamento financeiro. Se você necessitar de recursos de TI,
financeiros e jurídicos, todos estarão disponíveis dentro do
departamento Financeiro.
Uma
segunda maneira para obter os recursos para um projeto dentro de
uma organização funcional é executar o projeto em parcelas, e
cada parcela ser executada em seu próprio departamento. Por
exemplo, supomos que um projeto grande necessite de recursos do
departamento financeiro, do departamento de compras, do
departamento de TI e
do departamento de manufatura. Em uma organização funcional, o projeto seria
dividido por departamento e cada departamento faria a sua
própria parte em relação as atividades do projeto, relativamente
independente. No final, todas as partes independentes seriam
integradas em uma solução final.
Uma das
grandes vantagens dos projetos executados nas organizações
baseadas na funcionalidade é que geralmente há autoridade clara,
pois os gerentes de projetos também tendem a ser os gerentes
funcionais. Eles não necessitam negociar com outras organizações
em relação aos recursos, pois todos os recursos necessários se
reportaram na mesma organização funcional. Outras
vantagens desta organização é que os membros da equipe tendem a
ser familiarizado entre si, pois todos trabalham na mesma área e
também tendem a trazer conhecimentos de
negócios aplicáveis ao projeto.
Uma das
principais desvantagens da organização funcional é que as áreas
funcionais podem não ter todos os especialistas necessários para
trabalhar em um projeto. Por exemplo, um projeto do departamento
financeiro, com um componente de TI, pode ter
dificuldades na aquisição de recursos especializados, tal como
Administradores de Base de Dados, pois as únicas pessoas
qualificadas para
este tipo de trabalho, podem estar trabalhando em seu próprio departamento
funcional. Uma outra desvantagem é que os membros da equipe
poderão ter
outras responsabilidades fora do projeto. Eles podem trabalhar em outros
projetos, mas tipicamente eles têm a responsabilidade de dar
suporte aos seus próprios departamentos, o que poderia impactar
as suas capacidades de atender os prazos do projeto.
Organização por Projeto
(1.2.4.P3)
Em um projeto grande, é possível formar departamentos
funcionais em torno da equipe do projeto. Isto é especialmente
prático quando um programa grande possui dúzias ou centenas de
pessoas designadas por um longo período de tempo. As vantagens
incluem uma clara autoridade, pois o gerente do projeto é também
o gerente funcional, e um foco claro, pois todos os integrantes
da equipe possuem somente o projeto como responsabilidade
principal.
As
desvantagens incluem a duplicação de recursos, pois os
recursos escassos devem ser duplicados para os projetos diferentes.
Por exemplo, um projeto grande pode ter sua própria área de
Recursos Humanos. Também poderá haver alguma
preocupação sobre como re-alocar as pessoas e os recursos,
quando os projetos forem encerrados. Em uma organização
funcional, as pessoas ainda possuem trabalho dentro do
departamento funcional. Em uma organização por projeto,
não fica tão claro para onde cada um deve ser designado quando o
projeto for concluído.
Organização Matricial
(1.2.4.P4)
As organizações matriciais permitem que os departamentos
funcionais tenham seu foco nas competências específicas dos
negócios, e permitem que os projetos sejam integrados por
especialistas de toda a organização. Por exemplo,
Administradores de Base de Dados podem se reportar a um
departamento funcional, mas seriam alocados para trabalhar em
vários projetos em outros departamentos. Um recurso jurídico
pode se reportar ao departamento jurídico, e ser designado a um
projeto em outro departamento que necessite deste tipo de especialista.
Na organização funcional é
comum que as pessoas que trabalham para um ou mais gerentes de
projetos de departamentos diferentes, se reportem
a uma só pessoa. A vantagem principal da organização matricial é
a alocação com eficiência de todos os recursos, especialmente as
qualificações raras que não são necessárias a tempo integral no projeto. Por exemplo, os especialistas em
modelagem de dados poderão não ser utilizados em tempo integral em
um único projeto, mas poderão ser inteiramente alavancados, trabalhando
em projetos múltiplos. A organização matricial também é mais
flexível quando trata das mudanças das necessidades e das
prioridades do negócio.
A desvantagem
principal é que as relações de subordinação são complexas.
Algumas pessoas podem se reportar ao gerente funcional para quem
pouco trabalho é executado, ao mesmo tempo em que trabalham para
um ou mais gerentes de projetos. Torna-se mais importante para os
funcionários desenvolver habilidades de gerenciamento do tempo,
para garantir que as expectativas de trabalho de múltiplos
gerentes sejam atendidas. Esta organização também requer uma boa
comunicação e a cooperação entre os diversos gerentes funcionais
e gerentes de projetos que necessitam utilizar os mesmos
recursos.
