O Escritório de Projetos como aliado

O escritório de projetos pode ser uma entidade com diversas funções que vão desde as mais essenciais, como as de um repositório central de informações sobre os projetos, mantendo registros atualizados de como andam os projetos (orçamento, prazo, problemas, etc.), passando pela criação de padrões, diretrizes, métricas, modelos e procedimentos, atuando como um depósito de melhores práticas ou até mesmo operando como um centro de treinamento e apoio na formação e desenvolvimento das competências dos colaboradores envolvidos em projetos.

Bem, quanto maior a quantidade e complexidade de seus projetos, o escritório passa a ser muito mais do que uma proposta para acrescentar valor, tornando-se essencial ao negócio.

A importância da definição do papel do Escritório de Projetos

Razões de insucesso

Empresas em desequilíbrio, onde projetos não atendem o mercado, conseqüentemente não atingem suas metas, podem ter um escritório de projetos fazendo um excelente trabalho mas não percebido desta forma.

Outra razão para o insucesso de um escritório de projetos está na escolha incorreta de onde ele se encontrará na estrutura organizacional da empresa. Algumas vezes o escritório de projetos é criado por áreas que geralmente estão ligadas a projetos voltados para atender capacidades internas da empresa, usando-o como um instrumento de defesa contra a pressão de outros grupos que os culpam sistematicamente pelos atrasos e a falta de qualidade prometida.

Gerentes nesta situação têm de lidar com questões políticas entre estes grupos, lutando em vão para satisfazer a ambos. Caso o escritório de projetos não seja patrocinado corretamente, com apoio e subordinação direta à alta direção, ele provavelmente sucumbirá.

Se o escritório de projetos não for capaz de ajudar os executivos na execução da estratégia ele não oferecerá valor suficiente para se auto-sustentar.

Iniciativas de mudança de cultura, sem o devido patrocínio político e a governança adequada, são freqüentemente abandonadas, desperdiçando recursos, desmotivado colaboradores e desacreditando a liderança da alta direção.

Implantando um escritório de Projetos – uma abordagem incremental

Uma das maiores dificuldades das empresas de baixa maturidade em gerenciamento de projetos está em determinar qual é seu atual desempenho, uma vez que geralmente não têm métricas e não registram as informações de projetos de forma que possam ser comparadas.

Por se tratar de processos é preciso que eles sejam planejados, executados, verificados e melhorados continuamente.

A falta de histórico adequado dificulta a identificação da melhoria e aumenta a pressão por resultados.

Assim fica claro que a necessidade da abordagem de implantação seja feita em ciclos reduzidos, com métricas definidas, objetivos claros, realistas e atingíveis. O sucesso de cada ciclo proporciona o avanço para o próximo, motivando as pessoas e mostrando resultados a empresa.

Em uma outra dimensão podemos ter uma implantação por estágios, baseada no tamanho, número e abrangência das áreas envolvidas. Por exemplo, pode-se iniciar com apenas um projeto ou uma série de projetos, passando para projetos que dependam de diversos departamentos até chegar a todos os projetos da empresa, ampliando gradativamente o papel do escritório de projetos.

Colocar um escritório de projetos a serviço da empresa exige método, disciplina e um planejamento minucioso.

Deve contemplar: um plano para atender as lacunas existentes entre o estado atual e o desejado em relação a maturidade em gerenciamento de projetos da empresa, o entendimento de sua cultura, que competências precisam ser desenvolvidas, como colaboradores reagem a iniciativas de mudança e quais barreiras ou facilitadores existem para sua aceitação.

Se a sua empresa está envolvida na implementação um escritório de projetos, é preciso tratá-lo como um projeto, com todas as suas etapas, aplicando as melhores práticas, mas fundamentalmente sem  esquecer o principal: conquistar os corações e mentes das pessoas que, de alguma forma, serão influenciadas pela sua existência.