Abaixo, como desenvolvimento do artigo, descreve-se cada uma das partes
componentes do Relatório Técnico gerado após a análise.
Sumário Executivo
Histórico da Organização
Neste capítulo deve se descrever brevemente o histórico de atuação da
organização diante do seu mercado, citando suas mais importantes operações e
o reconhecimento obtido no mercado nas áreas em que atua.
Citar, se possível e desde que permitido, seus clientes e caso necessário em
função dos objetivos da análise em questão, os concorrentes e as forças de
mercado que atuam sobre o ambiente em que a organização opera., encontram-se
alguns dos mais importantes grupos privados e fundos de pensão do Brasil.
Missão
Obter a missão da Companhia objeto de estudo. Isto pode ser feito
diretamente na etapa de levantamento de dados, como resultado de entrevistas
e reuniões, ou caso disponibilizado publicamente, no site da empresa, ou
comunicados disponíveis como jornais murais internos e similares.
O objetivo de conhecer a Missão da Companhia é claro: Estabelecida a missão,
sabe-se o que a organização deve fazer para sobreviver em seu mercado. Esta
informação servirá como guia para a análise estratégica da viabilidade dos
Projetos demandados para análise. Bem como, estabelecer ou reconhecer uma
linha de Governança corporativa, caso não haja uma claramente definida.
Áreas de Atuação
Levantar áreas em que a empresa atua, e que possa estar planejando atuar no
período de tempo indicado como escopo do estudo.
Tentar levantar se a empresa é alvo ou promotora de: fusões e aquisições,
reorganizações societárias, abertura de capital. Se a mesma está buscando
novos mercados ou desenvolvendo novos produtos e serviços.
Objetivo
Definida a fotografia da empresa, deve-se expor claramente o objetivo do
Relatório Técnico de Análise.
Uma sugestão de proposição de objetivo que pode ser padrão, é:
Tomando como base atender
as expectativas da Alta Administração, este trabalho deve ser formulado
sob os seguintes pontos, a destacar:
-
Verificar se a empresa
possui soluções em TI alinhadas com o negócio e compatíveis às dos
seus concorrentes;
-
Verificar se a área de
TI é uma ferramenta chave para a excelência operacional;
-
Verificar como está o
gerenciamento das soluções de comunicação interna e externa e de
colaboração do negócio.
Visão e Escopo
Do ponto de vista do
levantamento e análise do ambiente, definir claramente o escopo do trabalho,
como por exemplo: Faz parte do escopo deste trabalho:
-
Compilar as informações
levantadas e analisadas em um relatório/apresentação, que demonstre de
forma clara e objetiva a situação atual e a proposta de melhorias.
-
Citar o processo de garantia da qualidade da informação gerada.
-
Informar a estratégia de abordagem das partes interessadas;
-
Apontar aços futuras que suportem o crescimento e alavancagem de
oportunidades de negócio;
-
Identificar a metodologia de definição dos procedimentos;
-
Classificar os procedimentos pela criticidade e urgência, informando
quais necessitam ações imediatas e ao final propor ações futuras como
resultado concreto do trabalho.
Como sugestão de ações futuras o próximo passo, neste tipo de trabalho
seria:
-
Elaborar e executar um Plano Diretor de Informática, no qual
identificada a estratégia da corporação como um todo: Missão, Objetivos,
Unidades de Negócios, Organograma Funcional, infra-estrutura de TI,
dentre outros e apresentará as seguintes fases para ação:
-
Planejamento do levantamento;
-
Levantamento dos dados;
-
Análise dos dados;
-
Aferição das informações:
-
Compilação das informações:
-
Preparação do Relatório de Resultados (Ambiente Atual X Visão):
-
Análise de necessidades (Objetivo);
-
Preparação do plano de diretrizes estratégicas;
-
Preparação do relatório final e apresentação
Panorama Atual
No levantamento dos
dados, devem ser realizadas, para dar base ao trabalho, reuniões com as
pessoas responsáveis por gerir a Tecnologia da Informação e com equipes
técnicas responsáveis diretamente pela administração do ambiente e pelos
sistemas informatizados.
O objetivo do levantamento de
Panorama atual é identificar:
A preocupação deste levantamento é entender os recursos existentes atualmente,
relacionando-os de forma resumida e objetiva:
-
Infra-estrutura Física – Compreendem os principais
elementos que compõem a rede local e estações de trabalho.
-
Infra-estrutura Lógica – Análise dos principais servidores e serviços
atualmente implantados.
-
Diretivas de Segurança e outros serviços de apoio.
-
Existência e consistência de Planos de continuidade da operação em casos
de incidentes.
Usuários Foco de Estudo
Identificar o número de usuários de TI atual e a previsão de aumento das
equipes, classificando não só por cargos e divisões como também pelas
possíveis prioridades e categorizações declaradas em ferramentas de "Service
Desk" ou Declarações de Acordos de Nível de Serviço existentes, como por
exemplo: Usuários VIP, usuários "gold", e classificações
assemelhadas, por localização, e se possível Centros de Custo Contábeis.
Infra-estrutura Física
Indicar como está baseada a estrutura de rede física, de acordo com as
localidades cobertas. Que "links" de dados a empresa possui, com que
velocidades de tráfego e largura de banda, indicando os provedores de
serviço, topologias e dados básicos de configuração e tecnologia utilizada
(por exemplo: Redes Gigabit Ethernet baseadas em Cabeamento UTP categoria
5).
Ativos de Rede Física
Descrever um resumo do inventário dos dispositivos de rede utilizados no
ambiente de rede local para a comunicação entre as estações de trabalho e
servidores.
Rede Local
A partir do levantamento realizado e pesquisas sobre a topologia de rede
física, elaborar um desenho exibindo a configuração atual do ambiente de
rede da empresa (Topologia), de forma que fique fácil visualizar: Rotas de
entrada e saída de dados, fluxo interno e externo, Zona Desmilitarizada,
"Firewall", conexão à Internet, estrutura da Extranet (WAN se aplicável)
e seus links.
Topologia Wan
Desenho semelhante ao apresentado no passo anterior, para a infra-estrutura
WAN, caso a empresa possua mais de uma localidade.
Infra-estrutura de Rede Lógica
Descrever neste item todas as características do ambiente de rede e seus
recursos operacionais utilizados pelos usuários, abordando:
-
Plataforma dos servidores, funções, características dos equipamentos,
nome interno dos servidores e seus respectivos endereços IP;
-
Informações sobre os desktops, informações de (memórias, disco rígido (HD),
processador, modelo) e seus respectivos usuários divididos em dois
sites.
Estações de Trabalho
Demonstrar de modo geral como estão dispostos os recursos e equipamentos
destinados aos usuários da empresa. As informações fornecidas devem estar
atualizadas com as configurações do ambiente atual.
Uma boa prática é tentar discriminar percentualmente a participação dos
fornecedores na composição do parque, como por exemplo:
-
O parque de equipamentos de ambos os sites são Dell, com apenas 2
estações de trabalho IBM e 1 Mac. A maioria da estações (98%) está
utilizando o sistema operacional Windows XP Professional com SP3, 1%
utiliza Mac com ambiente XP virtualizado e outro 1% utiliza Windows
Vista Ultimate com SP1.
A versão do Office utilizada é na proporção de 90% Office 2003 e 10% Office
2007.
Abordar a questão das atualizações de segurança e correções (Service Pack,
patches e hotfix) dos sistemas operacionais e softwares antivírus.
Aqui, pode ser incluído um resumo gráfico do último inventário de hardware e
software ou o relatório da ferramenta de gestão de ativos de informática.
Servidores pro Sistemas Operacionais (Windows, Linux, outros)
Relacionar os servidores de acordo com o papel desempenhado por cada um, bem
como características específicas de cada equipamento envolvido.
O levantamento do ambiente de servidores tem por objetivo esclarecer de
forma objetiva e direta o parque atual além de propor um plano de melhorias
para este ambiente nos casos que se faça necessário. Neste levantamento,
busca-se identificar:
Sistema de Antivírus
Qual a solução adotada, de que fabricante e como se dá a gerência e
administração das estações de trabalho remotas.
Serviços de Impressão
Onde os servidores de impressão estão localizados.
Qual o software gerencia os sistemas de impressão e qual o fornecedor.
Sistema de Acesso Remoto
Existe e está permito o serviço?
Onde e como se encontra configurado e para que finalidade.
Política de Backup
Qual o software é utilizado para a realização do backup dos dados
corporativos?
Qual o esquema de backup adotado. È documentado e corretamente divulgado?
Licenciamento de Softwares
Analisar e como é composto o parque de Software:
-
Sistema Operacional;
-
Aplicações Office
Demais aplicativos em uso: como foram adquiridos e se atendem a demanda e
necessidades atuais dos usuários.
Plano de Ações
Após estes
levantamentos, a fase a seguir é a de descrever propostas de ações e
melhorias a serem implantadas no ambiente atual, como garantia de
continuidade e crescimento do negócio, com conseqüente adequação do ambiente
informatizado, além de possíveis necessidades de atualização de software e
hardware.
Pontos a Considerar:
-
Os prazos estimados para
execução neste momento não devem ser considerados como cronograma e sim
como avaliações possíveis.
-
Os custos orçados são
entregues por fornecedores na fase de análise. Os mesmos poderão sofrer
alterações para mais ou menos, devendo ser consultados novamente os
fornecedores das soluções, quando da aprovação da execução do Plano de
Ação referente.
-
Os Planos devem ser
classificados de acordo com as necessidades e impacto das ações no
andamento e sucesso dos negócios.
As ações devem ser descritas
com uma breve descrição, prazos de execução, valores previstos em contratos,
orçamentos e riscos da não execução daquele item do plano.
Ações Emergenciais
Estas ações são ações que se
não forem tomadas de imediato podem causar impactos na operação atual e
corrente dos negócios, devem ser assim descritas:
Revisão Estratégica de TI
Plano Estratégico de TI
Realizada a avaliação da
situação atual da TI na empresa, o próximo passo é uma revisão com
comentários e recomendações para o planejamento de investimentos alinhados
aos objetivos estratégicos da empresa, para os próximos ciclos de negócio (5
anos, 10 anos, etc., de acordo com o Plano Estratégico da Organização),
visando sua continuidade e preparo para concorrência e liderança em seu
segmento.
Neste sentido, torna-se mister
a elaboração de um Plano de Ação de Revisão Estratégica da TI, que pode ter
a seguinte descrição, como exemplo:
DIRETRIZ DO PLANO DE AÇÃO:
ALTA URGÊNCIA
Estimativa de Execução:
Custo:
Proposta Técnica do Fornecedor em Anexo.
Responsável pela Execução:
Atividades:
-
Diretoria aprovar orçamento da Consultoria
-
Área técnica informar a aprovação
-
Consultoria negocia cronograma com Alta Direção
-
Consultoria realiza estudos e levantamentos no ambiente
-
Plano Estratégico Definido
-
Apresentação do Plano Estratégico
-
Validação do Cronograma de execução Plano Estratégico
-
Execução do Plano Estratégico
Atividades Futuras
São as atividades que se tornam pendentes ou que são originadas em função do
Plano Estratégico de TI.
As melhorias e ações propostas dependem para sua execução, dos comentários e
sugestões apresentados pelo Plano Estratégico de Investimentos em TI.
As mesmas poderão ser adotadas como pensadas nos moldes atuais, ou
modificadas para os cenários de melhores práticas definidos no Plano, de
acordo com a realidade do momento de execução, conforme as seguintes
avaliações:
-
Análise de Custo X benefício das Soluções apresentadas;
-
Plano de Continuidade de Negócios, contemplando contingenciamento das
soluções e “Disaster Recovery Plan” que assegure as metas e rumos de
crescimento traçados pelo Plano estratégico.
2.1. Avaliar adequação do plano
2.2. Avaliação de Solução Tecnológica
2.3. Garantia do retorno financeiro assegurado pela execução do plano X
Risco financeiro de não possuir a estratégia de continuidade e o Plano
de recuperação de desastres.
-
Definir Política de segurança da informação conforme requisitos de
negócio e compatíveis a requisitos e restrições legais.
Conclusão
O produto final deste trabalho,
dada a padronização buscada para o processo, é um “template” factível de uso
por consultorias e profissionais desafiados para este tipo de projeto. Basta
seguir a própria estrutura apresentada no documento e adaptar o texto às
realidades encontradas no decorrer do levantamento.
Por outro lado, o Relatório
Técnico gerado poderá orientar a execução de projetos similares em empresas
do mesmo porte, dos mais diversos segmentos.
O documento final descrito pelo
presente artigo, deverá apresentar uma estrutura analítica tal como a que
segue:
1 Sumário Executivo
1.1 Histórico da Organização
1.2 Missão
1.3 Áreas de Atuação
2 Objetivo
3 Visão e Escopo
4 Panorama Atual
4.1 Usuários Foco de Estudo
4.2 Infra-Estrutura Física
4.3 Infra-Estrutura de Rede Lógica
5 Plano De Ações
5.1 Ações Emergenciais
6. Revisão Estratégica de TI
6.1 Plano Estratégico de TI
6.2 Atividades Futuras
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Edivan
de Oliveira Fulgencio
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