As dificuldades e resistências nas mudanças

“O mundo odeia mudanças. No entanto, é a única coisa que tem trazido progresso.”

Charles Franklin Kettering (1876-1958) – Inventor americano e co-fundador da Delco Eletronics.

Partiremos do princípio, que  já se tem um Projeto de Vida e se sabe qual são as metas (marcos) deste projeto, como também, já se tem um Plano de Ação para alcançá-las.

Como as ferramentas de gerenciamento de projetos poderão ajudar a planejar, executar, controlar e, finalmente efetivar uma ou mais mudanças neste “Projeto de Vida”?

Quantos, diante da tentativa de transformar qualquer aspecto, não sentem grande dificuldade em mover-se na direção da mudança pretendida? Por que da dificuldade em romper com a inércia e assim, partir para o movimento? Mudar significa ocupar outro espaço, deslocar-se de uma situação para outra, de um estado atual para um estado desejado.

Este movimento exige liberdade de trânsito e, em oposição a isso, a grande dificuldade nestes momentos, é proporcional ao medo da perda, o medo de “deixar para trás”.

Embora o desejo de mudança seja forte, as circunstâncias onde mais facilmente se pode detectar o medo de perdas, são aquelas que envolvem perda material, perda de apoio afetivo, perda de segurança social e outros tipos de perdas.

Aprisionadas pelo medo de tantas possibilidades de perdas, a maioria das pessoas prefere se manter inerte, ao invés de “correr riscos” para transformar em ganhos, as questões que geram a necessidade de mudar. Um indivíduo para gerar mudança precisa agir, e, esta ação advém de um comportamento, das capacidades pessoais para lidar com as situações. É também baseada em crenças e valores que formam sua identidade e o norteam neste mundo; além disso, o conecta com a consciência do “algo maior”.

O que vivemos hoje é fruto de escolhas que fizemos no passado e, por isso, para mudarmos, temos que assumir que erramos ou, ao menos, que a opção que fizemos não nos interessa mais. Na maioria dos casos, é preciso transformar primeiro a si próprio para conseguir efetivar uma mudança desejada.

Uma mudança realmente não é simples e fácil de se fazer. Vale lembrar: “Não é possível fazer omeletes sem antes quebrar os ovos!”.

As necessidades de mudança

“Preciso ‘fazer algo’ resolverá mais problemas do que ‘algo precisa ser feito’.”

Glenn Van Ekeren

Você está conseguindo o que quer na vida?

Muitas pessoas desejam atingir os mesmos objetivos como, por exemplo, amar e ser amado, ter mais satisfação no trabalho, aproveitar melhor o tempo de lazer, aprimorar-se intelectualmente, parar de fumar, etc... Mas, poucas pessoas conseguem! Por que?

Descobri uma razão simples: a maioria de nós resiste ativamente à idéia de uma mudança, pois seria necessário sair da “zona de conforto”, seria necessário esforço adicional. Além disso, seria essencial romper a inércia e, principalmente, superar o medo de fracassar.

As pessoas com medo do fracasso lutam contra as mudanças porque não confiam em si mesmas para administrar o desconhecido, sem certezas e garantias. Para mim, é importante considerar o fracasso como um prelúdio para o êxito, mudando a forma de pensar (crença) e, utilizando as ferramentas gerenciais disponíveis no PMBoK[1] - uma das mais proeminentes entidades e líder mundial em gerenciamento de projetos - para, com elas, vislumbrar, por exemplo, cenários possíveis, analisando-os prospectivamente e tentando evitar riscos de fracasso nas mudanças pretendidas.

Você quer ou não quer atingir suas metas? Riscos? Sim! São inerentes ao estado de viver porém podem ser controlados. Segundo o PMBoK 2004*, risco é “um evento ou condição incerta que, se ocorrer, provocará um efeito positivo ou negativo nos objetivos de um projeto”.

Todo o projeto está exposto ao risco. O grau de exposição a riscos de um projetos é determinado pela sua natureza, tamanho, complexidade e o ambiente no qual está inserido. Todos os aspectos que constituem um projeto, ou seja, tecnologia, recursos humanos e materiais, aspectos legais, políticos, ambientais, financeiros e outros pertinentes ou não ao seu “projeto de vida”, podem ser fontes de riscos.

O impacto da ocorrência dos eventos de risco sobre seu projeto pode ser positivo, negativo e, muitas vezes pode significar o seu sucesso ou fracasso. Estes riscos devem ser efetivamente gerenciados, de modo a garantir que os objetivos sejam atendidos através da minimização dos impactos negativos (AMEAÇAS) – “azar” e da maximização dos positivos (OPORTUNIDADES) – “sorte”.

A Matriz SWOT de Análise de Riscos

Para montar uma Análise SWOT de Riscos (Identificação de pontos fortes, pontos fracos, ameaças e oportunidades), normalmente usamos uma simples planilha dividida em quatro grande áreas:

• (S) Strengths (Pontos Fortes, de origem interna)

• (W) Weaknesses (Pontos Fracos, de origem interna)

• (O) Opportunities (Oportunidades externas)

• (T) Threats (Ameaças externas)

A análise SWOT pode servir para se avaliar uma empresa, um projeto, uma parte do projeto, um produto, uma equipe, etc. Para cada um destes itens, fazemos perguntas similares a:

Pontos Fortes:

• O que você (empresa/equipe/pessoa) faz bem?

• Que recursos especiais você possui e pode aproveitar?

• O que outros (empresas/equipes/pessoas) acham que você faz bem?

Pontos Fracos:

• No que você pode melhorar?

• Onde você tem menos recursos que os outros?

• O que outros acham que são suas fraquezas?

Ameaças:

• Que ameaças (leis, regulamentos, concorrentes) podem lhe prejudicar?

• O que seu concorrente anda fazendo?

Oportunidades:

• Quais são as oportunidades externas que você pode identificar?

• Que tendências e "modas" você pode aproveitar em seu favor?

RESULTADOS POSSÍVEIS:

Ambiente interno                  Ambiente externo                             Resultado

PONTOS FORTES           +      FATORES FAVORÁVEIS        =            OPORTUNIDADES

PONTOS A MELHORAR    +      FATORES DESFAVORÁV.      =            AMEAÇAS

O planejamento

Podemos prever o futuro?

Ao contrário do que muitos pensam, é sim muito fácil prever o futuro em nossas vidas, pois ele geralmente é o resultado de uma equação exata de suas decisões e movimentos no presente. As pessoas acham que é difícil planejar o futuro porque não sabem exatamente o que querem, ou não conseguem se decidir. Ficam pendendo entre uma oportunidade aqui, outra ali, e estas oportunidades são geralmente vistas como “os eventos improváveis” que a maioria das pessoas fica esperando, e que muitas vezes se tornam razão para não planejar.

Você já viu um atleta se preparar para um desafio? Parece que não há mais nada no mundo, somente ele e a meta, não?! Ele sabe que há obstáculos no caminho, mas ele se prepara para enfrentá-los. Ele percebe que corre o risco de sofrer acidentes, mas não tem medo. Ele entende que seus competidores podem ser mais fortes que ele, mas só se concentra no seu trabalho e dá o melhor de si.

É assim que pessoas e empresas bem sucedidas articulam. Elas escolhem uma meta e seguem uma linha reta até alcancá-la. Elas não ficam olhando em volta para ver se estão perdendo uma oportunidade que pareça mais interessante. Fazer isto seria, na verdade, um grande problema! Pessoas que não estão bem certas do que querem não conseguem se concentrar em seu caminho, pois vivem na constante agonia de que podem estar perdendo “algo melhor”, enquanto estão ocupadas tentando “vislumbrar outras portas”.

Planejar não é a solução, entretanto. Um planejamento é como um mapa. Se você não mapear seu caminho corretamente, você não chegará onde quer!

Nem sempre se tem acesso aos dados reais, não se pode exatamente prever o futuro e saber o que vai acontecer em seu caminho até a sua meta. Às vezes, não se consegue sequer analisar a situação presente com clareza. Com base neste fato, algumas pessoas simplesmente desistem de planejar. Acham que, por a vida ser mesmo imprevisível, as coisas não vão sair como planejado de qualquer forma.

Se você é um indivíduo comum que não vive num ambiente turbulento de constantes mudanças, sua vida é previsível. De fato, a vida da maioria das pessoas é altamente previsível. Acidentes e eventos inesperados são raros. Para a grande maioria das pessoas, nada de diferente acontece, a vida é sempre a mesma. Algumas pessoas acreditam que algum evento imprevisível acontecerá, mudando suas vidas “da água pro vinho” inesperadamente. Para a maioria, os “eventos improváveis e inesperados” jamais acontecem e o futuro é uma equação exata de escolhas e movimentos do passado.

Empresas não deixam de planejar pela possibilidade de estourar uma 3º guerra mundial, ou de ocorrer outro ataque terrorista de grandes proporções. Elas simplesmente planejam com os dados que possuem no momento, usando imaginação estratégica, estatística e matemática para prever cenários futuros. Quase sempre elas estão certas. Se nada inimaginável e inesperado acontecer, o futuro acaba sendo o resultado exato das previsões realizadas.

Na vida da maioria das pessoas isso é a mais provável realidade. Elas ficam esperando “romanticamente” que a vida lhes traga por sorte, sucesso, riqueza e felicidade. Elas aguardam passivamente que a vida se encarregue de lhes trazer o futuro que desejam, enquanto isso sua falta de ação lentamente cria seu futuro real – aquele que elas não desejam!

Isso nos leva a uma simples verdade: alguns eventos improváveis podem eventualmente ocorrer em sua vida, mas seu futuro provavelmente será uma consequência do que você está fazendo agora. Prever o futuro é na verdade muito fácil: se continuar tendo as mesmas atitudes, fazendo do mesmo jeito, continuará obtendo os mesmos resultados. Se você não gosta dos resultados, mude o que está fazendo!

O Modelo T.O.T.S.

 “É melhor arrepender-se por ter feito alguma coisa do que por não ter feito nada”

Giovanni Boccaccio (1313-1375), escritor italiano

Você gostaria de tirar a palavra “fracasso” de seu vocabulário? Livrar-se desse medo auto destruidor?

Primeiro, aprenda a trabalhar científicamente através de modelos e sistemas parametrizados e que possam ser confrontados e comprovados. A gerência de projetos é uma ciência que, junto a outras, poderá ajudá-lo a alcançar resultados esperados. Passe a ver, a partir de agora, seus esforços de mudanças como experiências. Sempre é preciso testar para saber se algo vai dar certo.

Citando Thomas Edison que, por exemplo, experimentou milhares de filamentos para descobrir qual deles funcionaria para gerar a luz elétrica. Na visão de Edison, ele nunca cometeu um erro, mas sim, caminhou, passo a passo até a descoberta do filamento certo. Ele persistiu no seu objetivo e mudou seus conceitos milhares de vezes antes de alcançá-lo. Inclusive, por várias vezes foi criticado e desacreditado, mas não permitiu que tais “fracassos” se transformassem em limitações, pelo contrário, transformava-os em aprendizados, que o incentivaram e o fizeram acreditar que alcançaria o sucesso em seu projeto.

Caso você esteja utilizando alguma fonte de luz elétrica agora, lendo este artigo, aproveite para imaginar se ele tivesse desistido.

O processo experimental é como aprender a ler. Você começa no seu nível de presteza e cresce em competência, à medida que abre possibilidades. Lembre-se: “O erro é parte inseparável da vida, porém, em um mundo capitalista corporativo, exigente e pressionável, saber como evitá-lo é algo de muito valor.O Modelo T.O.T.S. significa “Teste – Operação – Teste – Sair” e, dita o padrão básico da estratégia em se verificar o alcance de sua meta. “Teste, Aja, Teste, ok?, pode ir em frente”.

Todo o trabalho científico necessita ser testado. Na indústria, podemos obter vários exemplos de produtos que obrigatoriamente precisam ser exaustivamente testados antes de serem aprovados à linha de produção e consequentemente ao público cosumidor. Quantos aparelhos eletrodomésticos, ferramentas, alimentos genéticamente modificados, produtos para crianças, etc, são testados sob modelos diversos? Sem “Testar-Operar-Testar(novamente)-Operar(novamente)-Testar-Sair” (e quantas vezes mais forem necessários testes e operações), não pode-se dizer que o trabalho, produto, ação... está em total acordo com as operacionalidades necessárias às funções a que se destinam.

O T.O.T.S. começa com um resultado – o que você está tentando alcançar? Veja o modelo exemplificado abaixo:

Gerenciando riscos

“Não somos capazes de ajustar os ventos, mas podemos ajustar as nossas velas.”

Familia Schurmann

É certo! Para evitarmos fracassos temos que manter os riscos controlados.

Projeto significa investir algum esforço para mudar uma situação existente, com o ojetivo de obter uma recompensa no futuro.

Pequeno problema: E se o futuro não se concretizar?

Tenho como concepção de vida ser responsável pelo futuro através do que planejo e realizo no presente, independente do meu projeto chegar ou não à “fase de encerramento”. Mesmo que este futuro não chegue ao presente, o terei planejado para, se chegar, ocorrer conforme minhas expectativas e desejos.

Existem 5 fases processuais em gerenciamento de projetos, segundo o PMBoK. São elas:

• Iniciação

• Planejamento

• Execução

• Controle

• Encerramento

Tratando-se aqui de gerenciamento de riscos e mudanças, temos que identificar, analisar e responder aos possíveis impactos no projeto.

De acordo com um estudo de “Benchmarking”, realizado pelo PMI – Project Management Institute, em 2006, os métodos de tratamento de riscos nas organizações encontram-se na seguinte subdivisão percentual:

a)      42% são realizados com metodologia formal

b)     50% são realizados “informalmente”

c)      8% não tratam riscos (“deixam rolar...”)

O objetivo maior é transformar o que pode ser uma “vaga incerteza” em “riscos identificados” e, se possível, “quantificados” de forma a nos permitir gerar ao final do processo, um Plano de Gerenciamento de Riscos.

Como disse o Dr. David Hilson em seu site www.risckdoctor.com, “Risco é uma incerteza com conseqüências”.

A célebre frase: “quem não arrisca, não petisca” é de certa forma um grande risco! Não devemos arriscar perder, somente em função do prazer de ganhar. Isso gera ansiedade e um foco errado na direção do resultado que se deve tentar alcançar. O sucesso em um projeto não se estabelece simplesmente através do ganho em prazer, mas sim, do ganho real, mensurável e analógicamente comparável com ganhos similares.

Nós estamos preparados para tomadas de decisão quanto a mudanças necessárias e riscos a serem corridos em nossos Projetos de Vida? Abaixo apresento um Mapa Mental (Mind Map) exemplificando a itemização de fatores quantitativos e qualitativos necessários à tomada de decisão:

É melhor que você aja e passe a sentir alguma coisa, em vez de ficar parado esperando sentir algo para então agir”

Jerome Bruner

Processo de Planejamento do Gerenciamento de Riscos – PMBoK 2004

Fatores Ambientais relacionados a seu projeto de vida:

Quais são suas atitudes e tolerâncias em relação aos riscos de seu projeto?

Ativos de Processos Organizacionais pertinentes:

Qual sua experiência em relação aos estudos sobre Riscos? Você conhece algum tipo de abordagem que já tenha sido definida em alguma ocasião, e que possa ser utilizada agora por você neste Plano Gerencial?

Declaração de Escopo de seu Projeto:

O que mais pode faltar em seu projeto? Quais são os “deliverables” mais importantes de seu escopo? Verifique o escopo de seu projeto e determine se ainda não precisa alterá-lo para alinhá-lo melhor a seus objetivos e resultados esperados?

Plano de Gerenciamento do Projeto:

O Plano de Gerenciamento do Projeto é a consolidação de todos os princípios necessários para se gerenciar adequadamente o projeto. São eles: Registro de Alterações, Definição da Equipe do Projeto, Escopo, Estrutura Analítica do Projeto (EAP) e seu Dicionário, Cronograma, Orçamento, Plano de Gerenciamento das Comunicações, Lista de Verificação da Qualidade e o Plano de Gerenciamento de Pessoal. Seu “Projeto de Vida” teria um Plano de Gerenciamento de Projeto similar?

Como elaborar um Plano de Gerenciamento de Riscos?

Identificação

• Precisamos identificar os riscos pois estes sempre existem e são inerentes a qualquer projeto. Projetos pioneiros ou com metas desafiadoras trabalham com maior grau de risco. Pelo fato de não se ter certeza absoluta do futuro, todo o processo de planejamento de respostas aos riscos, trabalha com um certo nível de subjetividade. Identificar os riscos e descrever suas características:

Modelo de Planilha para Identificação de Riscos

Quadro de Categorização de Riscos

As categorias de riscos apresentadas acima podem e devem ser alteradas, substituídas ou acrescentadas de acordo com as particularidades dos projetos de cada um.

Grade de Metas

Podemos ainda, utililizar a Matriz SWOT, como modelo, para elaborar uma Grade de Metas que irá apresentar dados e permitir uma análise de quais metas do projeto, devemos,  PRESERVAR, ELIMINAR, CONSEGUIR ou EVITAR.

Critérios

• Estabeleça os critérios de aceitação ou aversão de riscos que serão utilizados.

• Estabeleça priorização entre os riscos em função da possibilidade de ocorrência e impacto.

• Transforme possibilidades (conceito) em probabilidade (números).

Reflexão no Plano d Ação

Liste todas as metas expostas em sua Grade e analise as mudanças que precisa e pretende fazer. Coloque-as sob as seguintes perguntas que geram seu Plano de Ação:

1-     O que...?

2-     Para que...?

3-     Como...?

4-     Quando...?

5-     Onde...?

6-     Quem...?

7-     Quanto (custa)...?

Análise qualitativa de riscos

A análise qualitativa de riscos visa priorizar os riscos mais importantes segundo seus prováveis efeitos no processo de mudança e baseia-se na avaliação da possiblidade e do impacto da ocorrência de acordo com o gráfico abaixo:

Análise quantitativa de riscos

A análise quantitativa de riscos visa avaliar numéricamente a probabilidade de um risco ocorrer e sua consequência, bem como, determina em termos matemáticos a possibilidade do projeto atingir seus objetivos. Produz um cronograma e um orçamento “factível”para o projeto.

Técnicas:

• Representação e coleta de dados

  • Entrevistas (“Estimativas de 3 Pontos” ou “Cenários Otimista, Mais provável e Pessimista”)

  • Distribuição Beta e Distribuição Triangular de Probabilidade

  • Opinião Especializada (avaliando a metodologia)

• Modelagem

  • Análise de Sensibilidade

  • Análise do Valor Monetário Esperado (VME) ou Árvore da Decisão

  • Modelagem e Simulação (Técnica de Montecarlo)

Obs: Neste artigo, exemplificaremos apenas algumas das técnicas acima

ÁRVORE DA DESCISÃO

TÉCNICA DE MONTECARLO

Planejamento de Respostas a Riscos

É o fechamento do processo de planejamento uma vez que os riscos foram identificados e analisados sob a perspectiva qualitativa e quantitativa. Agora serão vistas as ações que serão desenvolvidas para cada ítem

Estratégias para riscos negativos ou ameaças:

• Prevenir – Significa mudar!

• Transferir – Colocar uma 3ª parte na condição de risco

• Mitigar – Riscos “inevitáveis”- reduzir impacto

Estratégias para riscos positivos ou oportunidades

• Explorar – Tentar aumentar a probabilidade de ocorrência

• Compartilhar – Formar parcerias para capturar a oportunidade

• Melhorar – Tentar maximizar os impactos e efeitos.

Estratégias para ameaças ou oportunidades

• Aceitação

  • Ativa: Estabelecer um Plano de Contingência

  • Passiva: “deixar acontecer...”

Estratégias para respostas contingenciadas

• Plano de Contingência – Estratégia associada ao plano.

ESCALA DE IMPACTO

ESCALA DE PROBABILIDADE

MAPA DE RESPOSTAS AOS RISCOS

Controle

Responder as seguintes perguntas:

• Os riscos previstos estão se confirmando?

• As respostas se revelaram eficientes?

• Surgiram novos riscos?

• Surgiram respostas inesperadas?

• É necessário mudar alguma coisa em relação ao que foi planejado?

Conclusão

A máxima do empreendedor consciente deve ser o que disse George Edward Woodberry: “A derrota não é o maior fracasso. O verdadeiro fracasso está em não tentar”.

Isto descreve você?

Considera-se corajoso para enfrentar riscos?

Considera agora que pode, aprendendo a utilizar um Plano de Gerenciamento de Riscos, controlar as mudanças em seu projeto?

Mesmo sendo este projeto, o seu “Projeto de Vida”?

Está apto para fazer mudanças que forem necessárias para você alcançar o objetivo de seu projeto?

“O fracasso é uma interpretação, não é um fato!”

Se você sempre quis escrever, então escreva alguma coisa, um artigo curto, um poema e, envie para uma editora ou jornal.

Se você é um fotógrafo amador, reúna suas melhores fotografias e inscreva-se em um concurso. Aja! Saia do “lugar comum”.

Escreva uma meta, trace um plano para alcançar seu objetivo e não tenha mais medo de mudar pois agora você já sabe que pode controlar possíveis riscos, bem como e, principalmente você aqui, aprendeu que, mesmo que não ganhe em primeiro lugar, terá aprendido com a experiência de simplesmente, tentar.

O maior fracasso é... não tentar. Gerencie suas mudanças e boa sorte.

[1] Guia editado pelo PMI Project Management Institute – USA