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“Uma imagem vale mais do
que mil palavras....”
Nada como uma foto para
descrever o que desejamos. Cores, proporções, formas, etc., tudo
apresentado de forma indiscutível, clara e objetiva.
Como fazer uma foto de um
projeto? Planejar é, de certa forma, fazer um modelo em escala da
realidade que pretendemos construir com nosso projeto. Assim, ao
planejarmos descrevemos tanto o que desejamos construir, quanto os
passos necessários para realizá-lo.
Você já examinou um
carrinho de brinquedo em escala? Será que você seria capaz de fazer uma
cópia do original utilizando o modelo em escala como referência? Peças,
acessórios, motor, etc.?
Agora tente descrever o
carro, anotando em papel cada detalhe do mesmo. Será que alguém
conseguirá reproduzir uma cópia do carro original a partir da descrição
escrita em toneladas de papel? |
A Management
Framework
for Project, Program and
Portfolio Integration
Autor
Max Wideman
Clique aqui para maiores detalhes |
Das duas tentativas acima, qual
você acha que melhor se aproxima do modelo original?
Por definição, em um projeto,
temos uma única oportunidade para fazer algo que nunca fizemos antes (ao
menos exatamente como deve ser realizado nessa oportunidade).
Muito bem, se temos apenas uma
oportunidade para fazer o que desejamos, exatamente como pretendíamos, será
que ficaremos satisfeitos com uma versão de nosso ideal?
Outra característica comum aos
projetos é a restrição de tempo e de outros recursos as quais estão
sujeitos. Quanto tempo leva para descrever o nosso “produto”? Quanto tempo
leva para ler toda a descrição de nosso “produto”? Quanto tempo leva para
acertar a documentação no caso de necessitarmos introduzir alguma mudança?
Quantos recursos são utilizados para isso? Temos esse tempo e recursos?
Se ainda não foi o bastante,
lembre-se que, normalmente, um projeto envolve a disseminação da
documentação, estratificada, detalhada, a cada segmento ou subsistema do
projeto. Imagine agora o dispêndio de recursos e tempo, se temos a
necessidade de dividir o projeto, compartilhando as atividades com outras
pessoas, quanta documentação será gerada e quanto controle será necessário,
apenas sobre esta documentação?
Gerenciar significa dar direção
e fazer com que os objetivos sejam alcançados. Até agora só falamos do
direcionamento, e o controle?
Como dizer a diversas pessoas,
que o que pretendíamos que cada um fizesse, está ou não de acordo com o que
estão realizando, em tempo para que a atividade possa ser corrigida, sem
impactar no volume de recursos necessário apenas para gerenciar o projeto.
Técnicas utilizando recursos
visuais, ou gráficos vêm sendo adotadas há muito tempo, tanto para planejar,
quanto para comunicar como também para controlar os empreendimentos. Têm
maior precisão, apresentam melhores resultados, são simples para criar e
interpretar, são mais rápidas e eficazes.
Desde o inicio dos anos 1950,
durante a corrida espacial, a eficácia dessas técnicas vem sendo comprovada
e aprimorada, novas técnicas desenvolvidas e agregadas à suíte de recursos
disponíveis para planejar e controlar projetos. Sua eficácia é maior se
diferentes técnicas são conjugadas, proporcionando uma visão mais clara e
objetiva do que deve ser feito e como.
Técnicas como: PERT/CPM, WBS,
RUP, DFD, GANTT, ABC, Curva S, entre quase infinitas outras; foram criadas e
são continuamente aprimoradas a cada dia. E, com o uso freqüente, passamos a
compreender o verdadeiro potencial dessas ferramentas, obtermos o melhor
delas e compreender suas fraquezas, podendo então encontrar as ferramentas
que complementem essas fraquezas, criando uma suite que amplie nosso
potencial.
Em geral, podemos utilizar o
WBS para planejamento e documentação, PERT/CPM para planejamento (aprimorar)
e controle, GANTT para controle, isso para exemplificar uma das inúmeras
formas possíveis de utilizar o conjunto dessas ferramentas.
A forma de usar integradamente
essas ferramentas pode ser considerada pessoal, mas, deve ser feita de forma
regulamentada, seja pela organização, seja pela gestão do projeto. Assim, os
objetivos de uso de cada ferramenta estarão alinhados dentro da equipe do
projeto e o seu potencial terá a maior eficácia, provendo os melhores
resultados para o projeto, sem sobrecarregar a sua equipe.
Copyright© 2009 John Dale
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