Mas mesmo assim, você vê que alguns dos participantes de sua reunião são somente representantes dos convocados.

Em alguns casos, esta situação não causa nenhum problema, mas em outras ocasiões isso causou grandes problemas. Quando os representantes são solicitados para fornecer uma informação ou assumir um compromisso, os mesmos respondem dizendo que não podem falar pelas pessoas que estão representando (normalmente seu chefe) ou não podem assumir nenhum compromisso em nome delas.

Sendo assim o que você faz? Você se dirige a pessoa certa após a reunião para obter a informação necessária ou um compromisso? Você envia um e-mail de reclamação a pessoa que não participou da reunião e explica o efeito que isso teve? Você vai para casa e comenta sua frustração com sua esposa(o)?

Agindo desta forma, você poderá obter o que você necessita e também poderá lhe ajudar a aliviar sua frustração, mas provavelmente não resolverá o problema a longo prazo.

Uma coisa que você pode fazer é não deixar o representante escapar!

Solicite uma data para uma data! Os representantes têm responsabilidades dentro da reunião e podem assumir compromissos. Eles podem se comprometer com uma data de quando poderão fornecer a data em que a pessoa representada poderá fornecer a informação solicitada. Eles também podem se comprometer com uma data de quando poderão fornecer a data em que a pessoa representada poderá tomar a decisão necessária.

Sendo assim, não se aborreça quando as pessoas enviarem representantes, sem nenhum poder de decisão, para participarem das reuniões. Dê-lhe as boas vindas e faça com que os mesmos se responsabilizem por no mínimo fornecer uma data para uma data!

As suas idéias e práticas sobre como nós podemos fazer nossas reuniões mais produtivas e menos dolorosas, são bem-vindas!

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