"Tens idéia do que poderá ser a causa?", perguntei-lhe. "Poderá ser que os novos elementos da equipa estejam a ter alguma dificuldade em alcançar o ritmo de trabalho pretendido?".

"Essa é a parte que me faz confusão." respondeu Joana, "Estou a atribuir-lhes trabalho e um prazo para as atividades. Na maioria dos casos, estão a concluir o trabalho dentro do previsto. Mas não está a ter o impacto que esperava na data de conclusão do projeto. Será que é um bug no software de gestão de projetos?"

"Essa é sempre uma possibilidade," disse-lhe. "Mas talvez haja um outro problema. Podes produzir-me um relatório que mostre o caminho crítico? Vamos lá ver como as atividades estão planeadas."

A Joana olhou-me com uma expressão perplexa. "O caminho quê?" perguntou. Foi então que percebi que poderia ter encontrado o problema.

 

Conselho TenStep

O caminho crítico é uma expressão que a maioria dos gestores de projeto reconhecem, mas que não compreendem inteiramente. O caminho crítico é a seqüência de atividades que deve começar e terminar de acordo com o previsto para que o projeto termine na data prevista. As atividades que não pertencem ao caminho crítico, podem começar mais cedo ou terminar mais tarde sem pôr em causa a data final do projeto. No entanto, as atividades no caminho crítico devem começar e terminar tal como planeado. Se uma atividade no caminho crítico sofre um atraso de um dia, o projeto irá terminar um dia depois (a não ser que outra atividade no caminho crítico possa ser concluída um dia mais cedo do que o previsto). Cada projeto, qualquer que seja a sua complexidade, tem um caminho crítico.

Muitos gestores de projeto utilizam ferramentas de planejamento mas não sabem porque é importante identificar o caminho crítico. O caso da Joana é um exemplo disso. Se ela pretende reduzir o prazo do projeto, então tem que acelerar as atividades que estão no caminho crítico. As atividades não-críticas podem ser aceleradas, mas não terão impacto na data final do projeto. Com base nesta conversa inicial, tudo indica que a Joana está a utilizar os novos recursos em atividades que não estão no caminho crítico. Esse é o motivo pelo qual a data de conclusão do projeto não muda, apesar de ela estar a aplicar recursos extra a fazer trabalho que é completado mais cedo do que inicialmente planeado.

 

Solução proposta

Ultrapassar o dilema da Joana passa por utilizar a ferramenta de planejamento para identificar o caminho crítico. Depois deverá atribuir os recursos adicionais a atividades que pertencem ao caminho crítico. Esta é a única maneira de garantir que o projeto termine mais cedo. No entanto, uma palavra de cautela. A Joana, ao reduzir as atividades do caminho crítico, pode descobrir que o caminho crítico muda. Por isso, deve seguir o processo repetitivo de recalcular o caminho crítico sempre que atribuir recursos a atividades. Deste modo, irá assegurar que está a aplicar as técnicas de redução de duração nas atividades relevantes que terão impacto na data final do projeto.