O gestor de projeto e equipa são responsáveis por determinar o impacto das alterações no projeto. Vejamos então cada uma das áreas mais importantes que o gestor de projeto deverá considerar nessa avaliação do impacto.

Fatores que são afetados por alterações do âmbito

• Esforço. O primeiro aspeto a analisar é se a alteração vai necessitar de mais trabalho do que aquele que está planeado. A maior parte das alterações ao âmbito requerem trabalho adicional, a não ser que resultem numa redução do âmbito (redução de funcionalidades, p.ex.).

• Custo. A alteração do âmbito pode implicar custos adicionais ao projeto. Em muitas organizações, o trabalho dos seus empregados não é um custo diretamente imputável aos projetos, pelo que o trabalho adicional não tem custos (do ponto de vista contabilistico) a não ser que seja realizado por recursos contratados. Também pode haver custos adicionais não laborais, como por exemplo, a aquisição de novos materiais ou equipamento.

• Duração. É uma generalização incorreta dizer que todas as alterações do âmbito resultam num aumento da duração total do projeto. A questão que deve ser colocada é se o trabalho adicional está no caminho crítico. Se está, então o projeto poderá levar de fato mais tempo. Se não está no caminho crítico, apesar de resultar em mais trabalho, não irá afetar necessariamente a duração total do projeto.

• Foco/moral. Algumas alterações do âmbito podem ter como consequência algo mais do que trabalho, custo e duração adicionais. Podem também afetar o foco ou moral da equipa. Isto é especialmente verdade se as alterações acontecem tarde no projeto ou se são em grande número indicando uma falta de direção do projeto.

Não esqueça um outro fator: benefícios diferidos

O seu projeto resulta num benefício para a organização. Normalmente o benefício começa a ser usufruido logo após (ou pouco tempo depois) a solução estar implementada e começar a ser usada. Se uma alteração do âmbito resultar num atraso da data final do projeto, então a análise do impacto dessa alteração também deverá incluir o custo do benefício adiado.

Considere o seguinte exemplo: O resultado do seu projeto irá trazer para a organização um benefício de 5.000€ por mês em aumento de receitas. Durante o projeto, o cliente pede uma alteração do âmbito que irá custar 5.000€ de trabalho adicional e irá aumentar em um mês a duração total do projeto. Com esta alteração foi estimado que irá obter-se um benefício de 500€ por mês de receitas adicionais.
Poderá apresentar ao patrocinador o pedido de alteração indicando um benefício de 5.000€ por mês e um impacto no projeto de 5.000€ adicionais e um mês de atraso. Considerando o respetivo custo e benefício, o patrocinador poderá então determinar que essa alteração estará paga em 10 meses. No entanto, a parte que está faltando é o custo do benefício diferido associado com o atraso de um mês na implementação. Neste caso, um atraso de um mês no planeado também irá custar à organização 5.000€ de receitas não realizadas, o que faz com que o custo total da alteração seja 10.000€ e requerer 20 meses para recuperar esse valor. O patrocinador pode mesmo assim aprovar a alteração. No entanto, considerar o benefício diferido associado a um atraso no projeto deverá fazer parte do cálculo da estimativa do impacto da alteração do âmbito.