Introdução

Quando possuimos uma formação superior em ciências exatas, nos é ensinado que a metodologia adequada para o gerenciamento de um projeto é primeiramente a elaboração de um “Levantamento de Dados”, o mais completo possível, que será analisado e imediatamente transposto, tanto descritivamente quanto gráficamente, para um “Estudo Preliminar”, que, por sua vez, poderá ainda ser desenvolvido em etapas aperfeiçoadas subsequentes como o EP2, EP3, e assim sucessivamente, até que culmine em um “Ante-projeto”, este sim, já com especificações mais aprofundadas e delineadas com maior precisão e, finalmente, o concluímos com o “Projeto Final de Execução”, agora já minuciosamente detalhado, contendo todos os processos e metodologia a serem usados para a perfeita compreensão por parte daqueles que o irão executar.

O cenário atual nos impõe conhecer técnicas diferenciadas destas, já obsoletas, onde mecanismos de “Project Management” recomendam utilizar-se o tripé PPP: Pessoas, Processos e Produtos/Serviços, de forma que se alcance maior eficácia, eficiência e economia ante o sucesso a ser alcançado pelo projeto. Hoje é necessário que as empresas implementem efetivamente, práticas que garantam a absorção de novos negócios e mantenha os já estabelecidos. Isto significa que organizações que utilizam o gerenciamento de projetos como instrumento de gestão têm maior capacidade de responderem rapidamente a novos requisitos do mercado, fortalecendo seu posicionamento estratégico. Um projeto fracassado pode vir a significar o encerramento das atividades deste setor e até mesmo a “morte” desta organização.

Hoje, a metodologia aplicada é baseada nas orientações do PMI, Project Management Institute, uma das principais organizações do setor, que identifica e descreve as principais áreas de conhecimento e práticas que são geralmente aceitas para gerenciamento de projetos.

Para se gerenciar um projeto deve-se inicialmente ter a consciência de que este será um empreendimento temporário com o objetivo de se criar um produto ou serviço único. O projeto prepara o produto a ser processado em quantidade. O desenvolvimento de um nave interestelar é um projeto e a fabricação destas naves a serem lançadas sequencialmente de encontro às estrelas da via láctea, em um determinado período de tempo é um processo. O evento M de Moda é um projeto a ser realizado, mas a metodologia para se realizar eventos M de Moda em 10 estados brasileiros de acordo com calendário anual é um processo. Escrever este artigo único é um projeto mas, preparar este mesmo artigo para ser publicado em diversas e diferentes revistas especializadas é um processo. Estudar é um processo para se aprender a gerenciar projetos e se obter o conhecimento esperado?

Os objetivos do gerenciamento

Para se alcançar a qualidade, a economia, as metas e entre outras, o sucesso do projeto é necessário que se definam objetivos a serem alcançados. E para tal, estes objetivos devem poder ser mensurados para que sejam processadas avaliações temporais e espaciais das etapas do projeto. É essencial realizarem-se “Pit Stops” ao longo da corrida pois são nesses intervalos que avaliamos o estado atual do desenvolvimento do projeto, as condições do meio, do tempo, do ambiente, dos fatores econômicos, dos fatores humanos, enfim, relacionamos e  comparamos todos os dados coletados com os levantados na Linha de Base, ao início de todo o processo de desenvolvimento do Projeto. “Os dados do carro na linha de largada”.

De acordo com Maurício Aguiar em seu artigo Gerenciando Objetivamente, o estabelecimento da Linha de Base é o retrato da situação inicial para possibilitar um comparativo e avaliações posteriores, que serão mensuradas através da implantação de processos de medição com sistemática de coleta e análise de dados ao longo de etapas determinadas ou mesmo indeterminadas, administrando ações corretivas e alterando o plano estratégico ao longo do projeto.

Todos os envolvidos no projeto, os chamados “Stakeholders”, devem ter suas espectativas e necessidades formuladas, anotadas, entendidas e atendidas quando dos resultados do projeto. Caso já, desde a formulação dos objetivos, tenha-se vislumbrado a possibilidade das mesmas não serem atendidas em todo ou em parte, deve-se colocar logo a questão à mesa pois os “Stakeholders” devem estar cientes do que se pode ou não esperar do projeto.

Os objetivos a serem formulados devem ser observados perante os seguintes aspectos:

• Específicos: Deve-se evitar objetivos genéricos criando aqueles que possam ser qualificados quantitativamente

• Sua ação: A ação e os controles devem estar totalmente nas mãos do Gerente do Projeto

• Positivo: Utilizar uma linguagem que gere motivação evitando frases e termos de imagem negativa

• Evidência: Deve-se definir medidas e valores almejados para o sucesso e saber com isso se o objetivo foi alcançado

• Recursos: Deve-se determinar e relacionar os recursos necessários para o alcance do objetivo do projeto

• Tamanho: Deve-se subdividir o objetivo em partes menores para facilitar a especificação e a motivação através de resultados parciais atingidos pela equipe

• Ambiente: Deve-se pensar em como o objetivo alcançado será benéfico para o ambiente como um todo a fim de evitar-se resistências de grupos com outros interesses

• Visão: Deve-se tentar imaginar o projeto concluído e retroceder, mentalmente, etapa por etapa, sua execução de forma a antever qualquer possibilidade de risco que possa impactar o sucesso do projeto

• Excelência: Deve-se adotar um modelo que priorize a excelência em gerenciamento de projetos pois gera-se com isso motivação a todos os “Stakeholders”

A implantação do Modelo de Excelência tem como vantagens[1]:

• Melhoria da qualidade de serviço – suporte mais confiável para os negócios

• Maior disponibilidade e estabilidade dos serviços em TIC (tecnologia de informação e comunicação)

• Visão clara da capacidade das áreas vinculadas a prestação de serviços em TIC

• Melhoria da informação sobre os serviços atuais

• Aumento da flexibilidade e adaptabilidade dos serviços

• Diminuição dos custos operacionais

• Aumento da eficiência

• Maior satisfação do Cliente

• Melhorias na segurança, precisão, velocidade e disponibilidade dos serviços comercializados.

Os riscos e precauções preventivas

Principalmente quando executamos simultaneamente vários projetos, devemos dar maior atenção às possíveis ocorrências que venham a ser causas diretas de fracassos. São elas:

• Metas, objetivos e produtos finais mal definidos ou não compreendidos

• Cronograma de Atividades mal dimensionado

• Requisitos pouco detalhados

• Estimado à “sentimento”, de forma intuitiva, sem se valer de dados concretos

• Sem tempo suficiente para um planejamento adequado

• Necessidade de treinamento da equipe

• Falta de metodologia: padrões de trabalho / negligenciamento

• Expectativas desalinhadas com a realidade do projeto

• Não considerar os eventos do meio impactando o escopo (riscos)

• Não considerar questões políticas e culturais que possam prejudicar o projeto. (riscos)

A qualidade de um projeto

Assim como um construtor necessita de uma planta para construir uma casa, a gerência de projetos requer também uma “planta” para chegar ao sucesso que é na verdade o alcance dos objetivos a que foi proposto.

Este é um conceito importante sobre a qualidade. As vezes, temos a tendência de pensar que a “qualidade” significa os melhores e mais modernos equipamentos e materiais, e também com zero % de defeitos. Entretanto, em muitos casos não é isso que o cliente espera e também o mesmo não tem recursos para chegar a uma solução perfeita. Se ao longo do projeto houver altos e baixos, ou se os “deliverables” tiverem uma quantidade pequena de defeitos, o cliente ainda poderá dizer que o projeto foi entregue com um alto nível de qualidade. Por outro lado, uma solução livre de defeitos que não satisfaz as necessidades do cliente não é considerada de alta qualidade. A finalidade do gerenciamento é primeiramente compreender as expectativas do cliente em termos de qualidade, e então desenvolver um plano pró-ativo para atender essas expectativas.

O velho ditado “a qualidade está nos olhos de quem vê”, é verdadeiro. Apesar dos testes de qualidade serem feitos pela equipe do projeto, a qualidade sempre acaba sendo medida pelo cliente. O objetivo de um gerente de projetos é entender os requerimentos e as expectativas do cliente - e então, atendê-los.

Para se alcançar a excelência no gerenciamento de projetos é necessário que todos os aspectos adiante descritos sejam satisfeitos:

• Desenvolvimento de projetos de forma mais acelerada com base em processos e modelos (templates) de formulários padronizados

• Garantir que as expectativas dos projetos sejam atendidas ao final

• Os gerentes de projetos terem todas as habilidades e as competências necessárias para garantir que os projetos serão bem sucedidos

• Um repositório que registre todas as lições aprendidas e as melhores práticas

• A existência de um treinamento comum para os gerentes de projeto e os demais integrantes das equipes de projeto

• Melhor precisão na definição das estimativas do volume de trabalho exigido, do valor estimado dos custos e dos prazos dos projetos

• Conceber uma solução melhor e mais eficaz logo na primeira vez através de um planejamento mais eficiente

• Identificar e resolver os problemas mais rapidamente

• Tratar os riscos antes que apareçam. Antecipar-se e mitigar os riscos

• Comunicar problemas e gerenciar as expectativas com o cliente, a equipe do projeto, e os “stakeholders” de maneira eficaz

• Transmitir uma boa imagem da sua organização para os clientes e o mercado

• Uma gestão de recursos humano mais eficiente e um ambiente de trabalho melhor

• Redução do prazo para o lançamento dos novos produtos e serviços da empresa no mercado

As habilidades de um gerente

Como definir uma nova liderança em busca da excelência? Os nossos amigos japoneses contam que nos invejam pelas oportunidades que têm nossos executivos de estarem sendo testados, constantemente, em um ambiente "imprevisível". E, desta forma, serem treinados a tomar decisões, analisar problemas, enfrentar mudanças, buscar soluções criativas, utilizar o lógico e o intuitivo e desenvolver a capacidade de visão de conjunto, entre outras habilidades. Por ironia, as empresas da segunda economia do mundo necessitam lançar mão de situações de laboratório de ensino para criarem simulações de crise para avaliar e treinar seus líderes empresariais. O que para nós tem o significado de crise para eles representa oportunidade de aprender e crescer. As diferenças entre o mundo oriental e acidental já começam por aí.

A capacidade desenvolvida pelas organizações para alcançar a excelência empresarial - entendida como a qualidade de processar respostas eficazes às diferentes demandas internas e externas é decorrência direta da performance do seu quadro diretivo. Por esta razão, ao iniciar-se um processo de melhoria de qualidade e produtividade, além de repensar-se as convicções empresariais predominantes na organização, deve-se dirigir as primeiras ações práticas da intervenção para a avaliação do perfil gerencial existente. Nesse sentido, essas ações iniciais buscam a identificação dos elementos fundamentais que servirão de base à consolidação do projeto de implementação do modelo de gestão.

Em um momento como este, de transformações rápidas, algumas exigências deverão ser atendidas por aqueles que pretendem ser exímios gerentes de projetos. A primeira qualidade que deverão possuir refere-se à capacidade de leitura do meio ambiente. Agora, atuando como um sensor crítico e perspicaz às alterações ocorridas na sociedade, cada vez mais, em uma velocidade constantemente acelerada pelo impulso do desenvolvimento tecnológico. Aquele que lidera pessoas é obrigado a ser um agente ativo aos efeitos sociais da evolução, que transformam a maneira de ver, julgar e de raciocinar, dos indivíduos.

Outra característica própria do líder constitui-se na competência e habilidade para administrar recursos, processos e pessoas, através de cargos fortalecidos com mais autonomia e poder para decisões. As "caixinhas" do organograma da administração tradicional, finalmente, estão desaparecendo. Nesse caso, o exercício do poder passa a caracterizar-se pela capacidade de ser, agir e pensar no lugar do outro, como se de fato o fosse. É a busca da empatia, obtida através da identificação holística ou seja, o ser humano entendido e aceito em sua totalidade.

Até algum tempo atrás, o que valia era o poder organizacional do gerente. Hoje, pelo contrário, está se tornando comum, por exemplo, executivos de algumas multinacionais, européias, norte-americanas e de algumas empresas brasileiras, serem treinados no uso de técnicas orientais para desenvolver a intuição e a meditação como forma de maior entendimento de si e dos outros.

Tal tendência parece estar se acelerando bastante. A prática empresarial tem demonstrado que a eficácia do poder pessoal transcende, e muito, o poder organizacional. O primeiro depende das habilidades e capacidades humanas inerentes à pessoa do líder. Enquanto que o segundo, independente do ocupante da função gerencial, é determinado pela estrutura hierárquica da empresa. Eventualmente, qualquer pessoa que vá ocupá-lo já encontra definida a abrangência da sua atuação e a extensão do seu poder de mando. Talvez, essa seja a principal diferença entre ser líder e ser chefe. Chefe, em princípio, qualquer um poderá ser. Enquanto líder... A história é outra.

A mudança desse paradigma vem transformando a estrutura de algumas empresas em um verdadeiro círculo, em que o comando central alterna-se conforme as particularidades de cada projeto empresarial. E, até certo ponto, a equipe terá autonomia para aceitar, ou não, o poder outorgado ao líder. Como se vê, a lei do "capataz" não tem mais espaço na organização moderna. Em vez disso, a liderança somente será reconhecida e valorizada, na medida em que possibilitar aos demais colaboradores oportunidades propícias à realização de uma ampla variedade de crenças e valores, muitas vezes ambíguas. E, talvez ainda mais importante, compatibilizá-las com a finalidade econômica e social da organização do trabalho.

O talento e a qualificação tornam-se, assim, os principais meios para o desenvolvimento de uma carreira profissional promissora. Para ser capaz de competir nas diferentes situações de mercado, exigi-se dos líderes dedicação exclusiva à qualidade, à produtividade e à contínua flexibilidade para o atendimento das necessidades dos clientes, internos e externos à organização.

O conceito clássico sobre gerência predominante nas cinco últimas décadas considerou a obtenção de resultados através das pessoas, como o propósito mais relevante. Porém, na concepção da "nova empresa", altera-se o papel do gerente. Baseia-se, primeiro e acima de tudo, na premissa de que o exercício de uma liderança eficaz deve permitir às pessoas a obtenção de resultados satisfatórios, com um custo mínimo, em relação a padrões de qualidade de processos, produtos e serviços direcionados à satisfação contínua do cliente. Portanto, o gerente passou a ser meio e não mais um fim em si mesmo.

Na realidade, as muitas teorias existentes, até então, e que têm sido transmitidas aos gerentes, não refletem o mundo do trabalho. Algumas dão um tratamento simplista à complexidade que envolve, no dia-a-dia, o relacionamento com equipes de subordinados, as necessidades de mudanças e as suas resistências conservadoras. Outras são abstratas e parecem que foram elaboradas somente para a compreensão dos acadêmicos. E, na verdade, a maioria delas não tem aplicabilidade prática, porquanto não contribuem para o fortalecimento do tipo de liderança que possa conduzir, com eficácia, a gestão do negócio às atuais condições de mercado "do salve-se quem puder"[2].

Listo abaixo as principais habilidades necessárias a um bom gerente de projetos:

• Liderança: Estabelecer direção, alinhar diretrizes, motivar equipe, inspirar colaboradores

• Comunicação: Garantir o fluxo contínuo das informações aos “stakeholders”

• Negociação: Discutir com outros para se chegar a um acordo ou termo comum diretamente ou com a assistência de uma arbitragem ou mediador e ainda, observar questões envolvidas nas negociações tais como: objetivo e/ou mudanças do escopo, custo e programação, termos e condições contratuais, designações e recursos

• Resolução de problemas: Primeiramente deve-se analisar o problema e para tal necessita-se identificar causa(s) e, em segundo lugar, “tomar a decisão”, ou decisões, através da identificação de soluções, avaliação, escolha e implementação da(s) mesma(s)

• Influência na organização: Basicamente é, de maneira clara e coloquial: “conseguir que as coisas sejam feitas”. É entender os mecanismos de poder e política, influenciar comportamentos, mudar o curso dos eventos, sobrepujar resistências e conseguir que as pessoas façam o que não faziam normalmente

O empresário-gerente ou gerente-empresário

Perante uma realidade que se situa além dos conceitos, no cenário atual, o modelo de liderança desenvolvido para a busca da excelência considera os gerentes como empresários, de tal forma que assumam as suas unidades de trabalho como se fossem o seu próprio negócio. Além do mais, essa mentalidade empreendedora delega ao gerente a prerrogativa de fazer prevalecer os seus valores pessoais sobre como a organização possa ser administrada.

Hoje mais de que nunca, a existência do gerente ou de qualquer outro profissional na organização, bem como a sua remuneração, encontram-se na estreita dependência do quanto possam contribuir para o desenvolvimento do negócio. Em outras palavras: "Existo porque sou necessário, e sou pago pelo que contribuo". A avaliação do desempenho gerencial e profissional, torna-se menos problemática. Para tanto, há necessidade de criar-se mecanismos de gestão mais adequados à medição do quanto de fato cada um contribuiu para os resultados da respectiva unidade de negócio.

Esta não é uma visão futurista para o novo milênio. As "novas" habilidades gerenciais estão sendo exigidas para desenvolver um espírito empreendedor nas organizações, públicas ou privadas, onde todos sintam-se responsáveis em construir um ambiente de trabalho no qual acreditem. É a síndrome da pequena empresa como ideal de administração de empresas. As grandes que se cuidem![3]

A importância do gerenciamento

Para alcançarmos a evidência e o sucesso quanto ao objetivo do projeto, devemos responder algumas perguntas:

• Como uma organização pode atualmente, melhor se capacitar e obter as melhorias desejadas na área de gestão organizacional dos projetos?

Em primeiro lugar, a organização necessita saber quais práticas específicas - conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas - para a gestão organizacional dos projetos, são comprovadamente úteis para a organização;

Em segundo lugar, a organização necessita avaliar o seu estado atual na gestão organizacional de projetos de acordo com estas práticas desejadas;

Por fim, se a organização desejar, de fato, seguir o caminho para a melhoria, ela deve empreender os esforços necessários para aumentar as capacidades específicas que forem identificadas como requisitos dessa melhoria.

Mais perguntas a serem respondidas:

• Qual é o problema?

• Sabemos que projetos são importantes e críticos na empresa. Será que temos respostas as seguintes perguntas sobre os nossos projetos?

• Quantos projetos estão sendo realizados?

• Quantos foram concluídos no último mês, ano?

• Quantos e quais projetos devem ser iniciados?

• Qual a duração dos projetos?

• Qual o custo dos projetos?

• Qual o nível de qualidade esperado?

• Quais os recursos necessários para realizar os projetos?

• Quais os riscos dos projetos?

• Como os projetos estão sendo gerenciados? Existe metodologia?

• Qual o retorno esperado do investimento?

• Qual o desempenho da organização em realizar os projetos?

• Qual o nível de satisfação dos clientes com os projetos?

• Quais são os projetos mais importantes?

• Quais são os benefícios esperados?

Dada a importância que os projetos representam no atendimento das necessidades e soluções aos clientes, os benefícios de melhorias que podem ser obtidos na gestão de projetos podem ser classificados em:

• Financeiros - através da redução de custos com projetos em atraso.

• Processos Internos - com o aumento da produtividade no desenvolvimento dos projetos; melhoria na alocação de recursos críticos aos projetos; e redução do retrabalho.

• Inovação e Melhoria Contínua - obtendo-se a unificação da gestão de projetos com os processos de comercialização, desenvolvimento e operação.

• Clientes - atendendo aos requisitos definidos para o projeto; e com o alinhamento dos projetos com as estratégias da organização.

• Pessoas - com a busca da maturidade no processo de gestão como garantia de que as pessoas possam desenvolver suas capacidades e terem uma melhor satisfação no trabalho realizado.

As empresas que alcançaram a excelência em gestão de projetos também percebem que a excelência é um processo contínuo. A complacência abre as portas para a concorrência ou a perda dos clientes. Não é mais considerado um modismo, a gestão de projetos tem sido aplicada em todos os tipos de organizações e, existem várias pesquisas que demonstram os resultados que as empresas têm obtido na implementação de melhorias nas suas práticas de gestão de projetos.

Pesquisa realizada em 2002 pelo Center for Business Practices aponta que 94% das empresas consideram que a implementação da gestão de projetos representa significativos ganhos para as suas organizações. Estas empresas relacionam melhorias em resultados financeiros, satisfação dos clientes, desempenho dos projetos e processos e medidas de crescimento e aprendizagem organizacional.

Que tipos de melhorias uma empresa poderia esperar com a Gestão de Projetos? As respostas da pesquisa indicam:

• 50% de melhorias na execução dos projetos e programas;

• 88% nos retorno dos investimentos;

• 33% na satisfação dos clientes; e

• 36% na satisfação dos empregados

As iniciativas destas organizações incluem a implementação de escritórios de projetos, metodologias de gerenciamento de projetos, software e ferramentas, a integração da gestão de projetos com os demais processos da organização, treinamento em métodos e técnicas e o desenvolvimento de programas de capacitação de gerentes de projetos.

Mais de 70% das organizações estão implementando três ou mais destas iniciativas nos últimos 3 anos. A obtenção da maturidade na gestão de projetos pode levar alguns anos ou algumas décadas. A excelência não será alcançada sem mudanças, e a rapidez das mudanças é um fator fundamental. Além disto, o processo deve iniciar pelos gerentes e executivos. Por que um funcionário iria apoiar uma mudança que não é sustentada pela cúpula da organização?

Os executivos precisam estar comprometidos com a mudança para a gestão de projetos e reconhecer o valor que ela acrescenta à empresa para que a mudança tenha sucesso. Por fim, é necessário entender que a mudança para a gestão de projetos irá beneficiar a todos os que se interessam pelo destino da organização.

Tente identificar uma empresa, apenas uma, que tenha desistido de utilizar a gestão de projetos depois de tê-la implantado. Provavelmente não conseguirá. Todas as empresas que adotaram a gestão de projetos ainda a utilizam. Por quê? Simplesmente porque dá bons resultados. [4]

Conclusão

Acredito que, se fosse possível comparar os resultados dos projetos planejados e executados por mim, de forma quase que totalmente intuitiva, ao longo de meus 25 anos de trabalho como arquiteto, gerente e empreendedor, com os resultados destes mesmos projetos, se agora, gerenciados por profissionais pós-graduados em gerenciamento de projetos, especialistas certificados pelo PMI, capazes de utilizar os processos e ferramentas disponíveis no PMBoK, com fins de atingir os mesmos objetivos propostos, teríamos consideravelmente superadas as expectativas anteriores.